RESOLUCION No. 246 DEL 10 DE MAYO DE 2010, REGLAMENTO DE VOLUNTARIOS Y ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
REGLAMENTO DE VOLUNTARIOS Y ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
RESOLUCIÓN NÚMERO 246 - 10 MAYO DE 2010
PARTE I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. OBJETO. El presente Reglamento tiene por objeto establecer normas que regulan las actividades de las personas que libremente han decidido ser Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana y de las Organizaciones se constituyen con el fin de propender por el bienestar de la comunidad a través de la gestión del riesgo en desastres, la acción social y la gestión ambiental.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DESTINATARIOS. El presente Reglamento se aplica en todo el territorio Colombiano a todos los Aspirantes y Voluntarios, a quienes tienen la calidad de Voluntarios de Defensa Civil legalmente reconocidos cualquiera que sea su denominación y a los Funcionarios de la Defensa Civil Colombiana que en razón de sus funciones deban aplicarla.
ARTÍCULO 3. INTEGRACIÓN NORMATIVA. Todas las disposiciones emanadas de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, relacionadas con políticas Institucionales tales como misión, visión, principios, valores, Objetivos Estratégicos, y otras que tengan relación con el voluntariado y con las Organizaciones de Defensa Civil, deben entenderse integradas el presente Reglamento. Su incumplimiento será causal de las investigaciones y sanciones a que hubiere lugar en los términos aquí previstos.
ARTÍCULO 4. DEFINICIONES. Para efectos del presente Reglamento se entiende por:
Defensa Civil Colombiana: Es una entidad sin ánimo de lucro, única entidad de socorro del Estado Colombiano adscrita al Ministerio de Defensa Nacional, con tres campos de acción: gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental. Conformada por una parte pública que son los funcionarios y una privada que son las Organizaciones de Defensa Civil junto con sus Voluntarios.
Funcionario: Es una persona que desempeña funciones dentro de la estructura de la Defensa Civil Colombiana, con relación laboral directa, que se encuentran en la Dirección General, Dirección Seccional y Oficinas Operativas. Son servidores públicos que deben cumplir con las normas internas de la Institución y demás que exige la Ley como servidores públicos.
Aspirante a Voluntario: Es la persona que se encuentra en proceso ante la Defensa Civil Colombiana, para su admisión como Voluntario.
Voluntario: Es toda persona natural, nacional o extranjera residente en Colombia, capacitada y entrenada, que libre y responsablemente sin recibir remuneración de carácter laboral, ofrece tiempo, trabajo y talento en cumplimiento de la misión institucional de la Defensa Civil Colombiana.
Voluntario Civilito: Niño ó niña de 7 a 14 años de edad, que sin ser Voluntarios Operativos, participan de la capacitación en principios, valores, disciplina y solidaridad dentro de la filosofía de la acción social y la gestión ambiental de la Institución.
Voluntario Juvenil: Jóven entre los 15 y 18 años, que es parte activa de una Organización de Defensa Civil. No participa en actividades operativas de gestión de riesgos en desastres, su competencia está dirigida a la acción social y gestión ambiental.
Voluntario Operativo: Es la persona mayor de 18 años, debidamente carnetizado como Voluntario de Defensa Civil, con capacidad psicofísica para adelantar actividades operacionales en gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental.
El Voluntario Operativo en caso de muerte ó accidente en cumplimiento de sus funciones operacionales en la Defensa Civil, tiene derecho a un seguro por muerte ó accidente.
El Voluntario Operativo no pierde su calidad por la edad, salvo por retiro de la Institución. Para ingreso a Voluntario Operativo la edad máxima es de 45 años.
Voluntario Asesor: Es el Voluntario no operativo de edad ilimitada, con sentido altruista y excelentes antecedentes éticos y morales; cooperan en el cumplimiento de la misión Institucional desempeñando labores de asesoría, apoyo y consultoría en forma particular o como miembro de una Organización de Defensa Civil.
Las Organizaciones de la Defensa Civil estarán conformadas por:
Junta de Defensa Civil: Organización de naturaleza privada, sin ánimo de lucro, con Personería Jurídica y Representación Legal otorgada por la Dirección General, conformada por Voluntarios Civilitos, Juveniles, Operativos y Asesores, que cumplen funciones de gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental, bajo la coordinación, supervisión y control de las Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas, apoyando el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución.
Club de Defensa Civil: Organización compuesta de Voluntarios Asesores con recursos financieros y materiales propios, para apoyar el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución.
Dama Voluntaria: Dama con espíritu de servicio, quien por su condición de civismo y compromiso social y humanitario, apoya el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución.
Las anteriores Organizaciones de Defensa Civil poseen la siguiente estructura a su interior:
Comité: Es la estructura mínima para operar, básica para la Organización de un Grupo de la Defensa Civil Colombiana, conformado por 2 equipos de cinco voluntarios incluyendo su respectivo líder. El total del Comité es de un líder u sublíder y 8 Voluntarios, para cumplir el Planeamiento Estratégico de la Institución.
Grupo: Es la unidad orgánica de Defensa Civil compuesto por un líder de grupo, cuatro líderes de comités y 35 Voluntarios, para cumplir el Planeamiento Estratégico de la Institución.
Agrupación: Es una Organización constituida por un líder de Agrupación, 4 líderes de grupos, 16 líderes de Comités y 139 Voluntarios, para cumplir el Planeamiento Estratégico de la Institución.
Destacamento: Es la Unidad compuesta por un líder de destacamento, 63 líderes de apoyo (3 agrupaciones, 12 grupos y 48 comités) y 416 Voluntarios, para cumplir el Planeamiento Estratégico de la Institución.
Líder: Es la persona que inicia y da continuidad a una Organización, que inspira a los demás a cumplir la meta, es el que enseña con su ejemplo, es el que respeta y sabe darse a respetar, es el que sabe conquistar el corazón de todos, no es el que vence sino el que convence, no impone sus ideas sino que hace suyas las ideas de los demás, no es el que dice “voy” sino “síganme”, es el que escucha a los demás, es el que nunca se detiene, siembra esperanza en los demás, dignidad e interés a las personas. Ser líder es la persona que necesita la Institución para lograr la visión, para conducir a otros al cumplimiento de la misión y lograr los Objetivos Estratégicos.
Los líderes serán escogidos con base en la disciplina, formación, instrucción y capacidades por la Mesa Directiva y avalados por la Dirección Seccional ó Jefe de la Oficina Operativa.
Dignatario: Es un Voluntario líder que puede ocupar los cargos de Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero, Coordinador Operativo, Jefe de Talento, Jefe de Capacitación y Entrenamiento, Jefe de Comunicación-Prensa y Relaciones Públicas, Jefe de Disciplina y el Fiscal. La condición indispensable es que disponga de tiempo.
Asesor Honorario: Es un Voluntario Asesor que desempeña un papel importante en la comunidad y por tal motivo, está en la capacidad de apoyar, asesorar, apadrinar, aconsejar a la Junta Directiva de la Organización de Defensa Civil.
Su distintivo estará representada en la palabra ASESOR HONORARIO en la parte inferior del triangulo del logo.
Voluntario AD-HOC: Es el Voluntario que se designa temporalmente para un fin determinado, que por lo general es administrativo. Ej. Secretario AD-HOC de la Asamblea (ejerce solo las funciones de Secretario en la Asamblea específica); Presidente AD-HOC (ejerce las funciones de Presidente sólo para la Asamblea en que se lo nombra).
Organización: Es un conjunto de personas conformadas por Voluntarios Civilitos, Voluntarios Juveniles, Voluntarios Operativos y Voluntarios Asesores, regulados por las normas dispuestas en el presente Reglamento, para apoyar el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución, adoptando la estructura de Comité, Grupo, Agrupación o Destacamento según el número de Voluntarios.
Inimputable: Dicho de una persona: Eximida de responsabilidad disciplinaria por no poder comprender que su conducta es contraria al Reglamento.
Valores: Son creencias individuales o de grupo y determinan o fomentan ciertos comportamientos o formas de pensamiento. Los valores evolucionan con el paso del tiempo y de las generaciones; son relativos en su aplicación y pueden arrojar resultados positivos si se basan en los principios correctos, asimismo pueden arrojar resultados negativos si se aplican sobre principios incorrectos.
Principios: Son verdades profundas y universales, similares a las leyes de la física. No cambian con el tiempo, han existido y existirán siempre, son válidos para cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier situación.
Voluntario PAR: Los Voluntarios deben mantener contacto con otro Voluntario que se llamará “MI PAR”. El Par, debe conocer de las actividades, familia, aspiraciones y demás aspectos que se relacionan con una verdadera amistad. Preocuparse el uno por el otro, por su bienestar y rendimiento en la Defensa Civil Colombiana, si uno se ausenta, se enferma, etc., debe el otro saberlo para informarle al Líder ó dignatario de la novedad ocurrida.
PARTE II
REGLAMENTO DEL VOLUNTARIO
TÍTULO I
CONDICIONES GENERALES DEL VOLUNTARIO
ARTÍCULO 5. VALORES. El comportamiento de los Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana estará orientado por los siguientes valores:
a. Sentido de pertenencia, es darle importancia a todo lo que se hace en nombre de la Institución, hacer valer y respetar la imagen, uniforme, sedes, vehículos y personal en cualquier momento y lugar.
b. Respeto, es respetar a sus funcionarios, voluntarios y otras organizaciones, tratando a las personas como seres humanos con derechos.
c. Creatividad, a partir de la experiencia y conocimientos es aplicar conceptos e ideas innovadoras que conduzcan hacia el mejoramiento y crecimiento de la Organización y de la Institución.
d. Responsabilidad, es dar cuentas de los actos así mismo y a los demás, por lo tanto es cumplir con los deberes asumidos con la Organización y con la Institución.
e. Lealtad, es defender la Institución, confiar en el buen comportamiento de sus funcionarios y voluntarios, siendo leales a la causa.
f. Compromiso, es asumir obligaciones y responder por ellas, con sus funcionarios, voluntarios y otras organizaciones, para capacitar y entrenar a la comunidad en la prevención y atención de emergencias.
g. Honradez, es hacer el bien, sin emplear prácticas inapropiadas o ilegales, que dañen la imagen personal e institucional.
h. Compañerismo, es apoyarse mutuamente, cada funcionario desempeña unas funciones que son parte de un proceso y brindar el acompañamiento que requieren los voluntarios y otras organizaciones.
i. Solidaridad, es una característica de la sociabilidad que inclina al hombre a sentirse unido a sus semejantes y a la cooperación con ellos, prestar ayuda desinteresada a los demás miembros de la Institución y ciudadanos, en aquellas situaciones que demanden nuestra participación.
j. Piedad, es tratar de evitar el dolor ajeno sintiéndolo como propio, buscando la ayuda que sea necesaria y dándole un trato adecuado al que sufre y a que llora, para hacer feliz a los colombianos en situación vulnerable.
k. Humildad, es una Institución con gente sencilla y humilde, consciente de la importancia de su labor pero sin ánimo de protagonismo.
l. Innovación, es buscar siempre una nueva forma de hacer las cosas, planeando y actuando con creatividad, para ser el mejor organismo de socorro a nivel nacional.
m. Integridad, es actuar de acuerdo con las normas y reglamentos que están establecidos, manteniendo una conducta que caracteriza su comportamiento en todo momento.
n. Sacrificio, es trabajar con recursos escasos, en tiempo, personal y elementos, valorando y apreciando lo que posee para desarrollar sus funciones.
o. Trabajo en equipo, es conformar equipos de trabajo y generar sinergias, direccionando las virtudes de los demás para lograr un objetivo común.
ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Todas las actuaciones de la Defensa Civil Colombiana están regidas por los siguientes principios:
a. Igualdad: Es un principio de la Defensa Civil Colombiana tratar a todas las personas con igualdad, sin distingo de género, raza, edad, religión, afinidad política, nivel académico, estrato socio-económico.
b. Moralidad: Es un principio de la Defensa Civil Colombiana realizar todos los actos regidos por la moralidad, sin incurrir en prácticas inadecuadas o ilegales que afecten la buena imagen personal e institucional.
c. Imparcialidad: Es un principio de la Defensa Civil Colombiana tomar decisiones con imparcialidad, conociendo las versiones de las partes implicadas y sustentado en las pruebas.
d. Eficiencia: Es un principio de la Defensa Civil Colombiana trabajar por lograr la eficiencia, para alcanzar las metas propuestas optimizando el uso de los recursos requeridos para tal fin.
e. Participación: Es un principio de la Defensa Civil Colombiana darle participación a todos en cualquier situación, promoviendo la generación de ideas escuchando todos los aportes y sugerencias que surjan.
f. Responsabilidad: Es un principio de la Defensa Civil Colombiana que cada quien sea responsable por lo que hace, demostrando un alto grado de madurez en el pensamiento, palabras y obras.
g. Transparencia: Es un principio de la Defensa Civil Colombiana actuar con transparencia sin esconder nada, todo puede ser evaluado y verificado por quien lo requiera, con el fin de evidenciar el buen desempeño con una rendición de cuentas.
h. Legitimidad: Es un principio de la Defensa Civil Colombiana actuar con legitimidad, siguiendo los parámetros definidos en la legislación nacional, los decretos y reglamentos que rigen el comportamiento de la Institución.
i. Solidaridad: Es un principio de la Defensa Civil Colombiana actuar con solidaridad, buscando el bien común, la felicidad de todos aquellos que sufren y lloran por los daños causados por la naturaleza o por el hombre.
j. Buena Fe: Es un principio de la Defensa Civil Colombiana confiar en que toda persona actúa de buena fe, con derechos, que merece respeto y no es culpable hasta que se le demuestre lo contrario.
ARTÍCULO 7. FORMA DE ORGANIZACIÓN DE LOS VOLUNTARIOS. Los Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana están organizados en Juntas de Defensa Civil, Damas Voluntarias, Clubes de Defensa Civil y Civilitos.
ARTÍCULO 8. CLASIFICACIÓN DE LOS VOLUNTARIOS. Los Voluntarios se clasifican en cuatro (4) categorías:
1. Voluntario Civilito
2. Voluntario Juvenil
3. Voluntario Operativo
4. Voluntario Asesor
ARTÍCULO 9. REQUISITOS PARA SER VOLUNTARIO. Para ser Voluntario se requiere cumplir los siguientes requisitos según la categoría: Voluntario Civilito, Voluntario Juvenil, Voluntario Operativo y Voluntario Asesor de las Organizaciones de Defensa Civil:
9.1 Voluntario Civilito:
a. Ser colombiano de nacimiento, por adopción ó extranjero residente en Colombia.
b. Tener entre 7 y 14 años de edad.
c. Tener autorización por escrito de los padres o quien ejerza la patria potestad, donde se manifieste la disposición de tiempo.
d. Diligenciar formato hoja de vida dispuesta por la Dirección General de las Defensa Civil Colombiana ante la Organización a la que pertenezca, la Dirección Seccional o la Oficina Operativa.
e. Estar afiliado al sistema de seguridad social en salud. En caso de ser extranjero, tener póliza de seguro médico.
f. Práctica de visita domiciliaria, que compruebe aspectos personales, familiares y sociales.
g. Realizar y aprobar el cursillo y participar en un campamento para adquirir el Certificado Civilito emitido por una de las Escuelas de Capacitación de la Defensa Civil Colombiana.
9.2 Voluntario Juvenil:
a. Ser colombiano de nacimiento, por adopción ó extranjero residente en Colombia.
b. Tener entre 15 y 18 años de edad.
c. No pertenecer a otra entidad de socorro.
d. No tener antecedentes penales.
e. Haber diligenciado el formulario de solicitud de inscripción como aspirante a Voluntario expedido por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, ante la Organización a la que pertenezca.
f. Tener una recomendación escrita de un Funcionario o Voluntario de la Defensa Civil Colombiana sobre antecedentes personales y familiares.
g. Estar afiliado al sistema de seguridad social en salud. En caso de ser extranjero, tener póliza de seguro médico.
h. Tener una constancia médica que certifique su aptitud sicofísica.
i. No haber sido retirado o expulsado de otra Organización y no tener informes reservados y negativos sobre su conducta.
j. Haber aprobado el Curso Básico de Defensa Civil Colombiana FASE I.
k. Tener autorización por escrito de los padres o quien ejerza la patria potestad, donde se manifieste la disposición de tiempo para cumplir con el cronograma de aprendizaje y actividades.
l. Práctica de visita domiciliaria, que compruebe aspectos personales, familiares y sociales.
9.3 Voluntario Operativo:
a. Ser colombiano de nacimiento, por adopción o extranjero residente en Colombia.
b. Tener más de 18 años y menos de 45 años para solicitar su ingreso a la respectiva Organización.
c. No pertenecer a otra entidad de socorro.
d. No tener antecedentes disciplinarios, penales o estar en la lista de deudores fiscales de la Contraloría General de la República, lo cual deberán declararse bajo
la gravedad de juramento en el formato de hoja de vida. Los antecedentes mencionados, deberán ser verificados por el Director Seccional o Jefe de la Oficina Operativa, siempre y cuando se encuentren implementados el software de libre acceso en las páginas web oficiales para el efecto.
e. Haber diligenciado el formato de hoja de vida dispuesto por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, ante la Organización a la que pertenezca, la Dirección Seccional o la Oficina Operativa.
f. Tener una recomendación escrita de un Funcionario o Voluntario de la Defensa Civil Colombiana sobre antecedentes personales y familiares.
g. Estar afiliado al sistema de seguridad social en salud. En caso de ser extranjero, tener póliza de seguro médico.
h. Tener una constancia médica que certifique su aptitud sicofísica.
i. No haber sido retirado o expulsado de otra Organización y no tener informes reservados y negativos sobre su conducta.
j. Práctica de visita domiciliaria, que compruebe aspectos personales, familiares y sociales.
k. Haber aprobado el Curso Básico de Defensa Civil Colombiana FASE I y II.
9.4 Voluntario Asesor:
a. Ser colombiano de nacimiento, por adopción o extranjero residente en Colombia.
b. No tener antecedentes disciplinarios, penales, o estar en la lista de deudores fiscales de la Contraloría General de la República, lo cual deberán declararse bajo la gravedad de juramento en el formato de hoja de vida. Los antecedentes mencionados, deberán ser verificados por el Director Seccional o Jefe de la Oficina Operativa, siempre y cuando se encuentren implementados el software de libre acceso en las páginas web oficiales para el efecto.
c. Ser admitido por una Organización de Defensa Civil, Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa o por el Director General.
d. Conocer la Organización y el Planeamiento Estratégico de la Defensa Civil Colombiana.
e. Conocer el Curso Básico de Defensa Civil Colombiana FASE I.
f. Práctica de visita domiciliaria que compruebe aspectos personales, familiares y sociales.
g. Recibir información sobre el Curso Básico de Defensa Civil Colombiana FASE II.
PARÁGRAFO. Todo Voluntario mayor de 65 años, podrá participar únicamente en actividades relacionadas con la acción social, la gestión ambiental y en actividades de capacitación. Además, debe realizar actividades de asesoría con base a la experiencia y conocimientos alcanzados.
ARTÍCULO 10. ACREDITACIÓN COMO VOLUNTARIO. La acreditación como Voluntario de Defensa Civil Colombiana en cualquiera de sus modalidades se adquiere en el momento en que la Dirección General a través del Grupo Talento Humano, o en quien se delegue tal función, lo inscriba en el registro respectivo y expida el carnet que lo identifique como tal, a solicitud del Director Seccional o Jefe de la Oficina Operativa de la jurisdicción que corresponda al domicilio del Voluntario; donde se deberá indicar la Organización de Defensa Civil, Comité o Grupo al que pertenece.
Los carnets serán entregados a los Voluntarios directamente por un Funcionario de la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
PARÁGRAFO. Un Aspirante a Voluntario de Defensa Civil, no le otorga derechos ni le genera las obligaciones de Voluntario de Defensa Civil, en consecuencia, hasta tanto no esté acreditado en los términos del presente Reglamento no se considera como parte de la Institución.
ARTÍCULO 11. GRADOS, DISTINTIVOS DE LOS VOLUNTARIOS Y REQUISITOS PARA ACCEDER A ELLOS. Los Voluntarios de Defensa Civil tienen los siguientes grados y distintivos que se adquieren con el cumplimiento de estos requisitos.
11.1 Para Civilitos. Sus distintivos representan nacionalismo y amor por el país y la patria.
11.2 Para Voluntarios Juveniles y Activos.
PARÁGRAFO 1. A los Voluntarios Asesores por su especial condición, no tienen grados y su distintivo estará representada en la palabra ASESOR en la parte inferior del triangulo en el logo.
PARÁGRAFO 2. Los cursos a que se refiere el presente artículo deben ser realizados, aprobados y certificados bajo la metodología de la Escuela Internacional de Capacitación “Carlos Lleras Restrepo”. Cursos especiales con otras instituciones nacionales o extranjeras deben ser avalados por la Dirección General.
ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA APROBAR LOS GRADOS Y ASCENSOS. Los Voluntarios Juveniles y Operativos, deberán cumplir con el siguiente procedimiento para optar por uno de los grados descritos en el artículo anterior.
a. El Voluntario pasará solicitud al Presidente de la Organización respectiva, anexando las certificaciones de los cursos aprobados.
b. El Presidente de la Organización certificará los años de servicio y solicitará a la Dirección Seccional u Oficina Operativa la clasificación.
c. La Dirección Seccional u Oficina Operativa enviará la documentación para el respectivo trámite y aprobación por parte de la Dirección General quien a su vez autorizará por medio de resolución el ascenso y el uso de las insignias respectivas.
PARÁGRAFO 1. Los Voluntarios que posean un título académico en carrera Técnica, con base en el tiempo de estudio, podrán solicitar la acumulación del tiempo para el ascenso en el grado y grupo inmediatamente siguiente. El Voluntario que obtenga título académico en carrera Profesional, asciende en forma inmediata al grado y grupo inmediatamente siguiente. El Aspirante que ingresa siendo Profesional, se clasifica en el grado de Voluntario Cuarto con distintivo del Grupo de los Córceles.
PARAGRAFO 2. Los ascensos de Grado y Grupo, será cada cinco años, siempre y cuando los voluntarios hayan prestado un mínimo de 20 horas mensuales de servicio en actividades propias de la Misión institucional, las cuales se acreditan con planillas llevadas por los Presidentes de Junta controladas y avaladas por el Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa de acuerdo a los estándares del sistema de gestión de calidad.
ARTÍCULO 13. USO DE UNIFORMES. El uso de los uniformes de la Defensa Civil Colombiana, es de uso exclusivo para quien acredite la calidad de Voluntario debidamente reconocido por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
Su uso debe estar acorde con el Reglamento de Uniformes contenido en la Resolución No. 457 del 29 de Agosto de 2008. El uniforme de dos piezas, lo utilizará preferiblemente los Voluntarios Operativos; las demás clases de Voluntarios utilizarán jeans azul, camiseta y gorra.
En consecuencia, la Defensa Civil Colombiana no se hace responsable por el uso indebido que de él hagan personas que no ostenten la calidad de Voluntario.
PARÁGRAFO: En caso de expulsión o retiro voluntario, deberá entregar los uniformes y demás documentos que lo acreditan como miembro de la Defensa Civil Colombiana. Los uniformes adquiridos con recursos propios por el Voluntario, pueden ser recibidos por la Organización, de no ser así, en todo caso, queda totalmente prohibido su uso el cual estará controlado por las autoridades correspondientes quienes recibirán las denuncias por el porte ilegal de una prenda oficial que identifica a una Institución del Estado.
ARTÍCULO 14. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS DEL VOLUNTARIO. Los Voluntarios de Defensa Civil pueden estar en una de las siguientes situaciones administrativas.
a. Servicio: Cuando desarrolla las funciones de gestión de riesgo en desastre, acción social y gestión ambiental, en la categoría de Voluntario que se encuentre bien sea en Colombia o en el exterior.
b. Licencia: Cuando por razones de enfermedad, maternidad, servicio militar o por situaciones personales que superen los 5 días y no sobrepasen un año.
Para estos casos, el Voluntario deberá presentar a la Junta Directiva de la Organización, su respectiva solicitud de licencia con los documentos que la soporten.
La licencia por situaciones personales, interrumpe el período de antigüedad en la Organización.
Superado el año, se podrá prorrogar por otro más, a solicitud del Voluntario, de lo contrario se pierde la calidad de Voluntario.
Una vez terminada la situación que motivó la licencia, el Voluntario deberá presentarse ante la Junta Directiva de la Organización a la cual pertenezca para que se proceda al proceso de reincorporación. De no ser así, se deberá iniciar el proceso disciplinario respectivo para la pérdida de calidad de Voluntario.
c. Servicio Militar: Cuando el Voluntario sea llamado a prestar el servicio militar obligatorio y resulte escogido como apto para ello, el tiempo de la prestación del servicio militar no hace perder la antigüedad del Voluntario, sumando el tiempo para la reclasificación en grado y distintivo.
d. Permiso: Cuando el Voluntario tenga que ausentarse de la prestación de un servicio o actividad de capacitación, por razones personales, el permiso se concederá por el tiempo que estime necesario el Voluntario, siempre y cuando no sobrepase los quince (15) días, previa solicitud formal al Líder que se encuentre en el evento o Presidente de la Junta Directiva.
e. Comisión: Cuando por necesidad del servicio esté agregado a otra Organización de Defensa Civil o un organismo nacional o internacional.
La comisión la otorga la Junta Directiva previo concepto de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana y no podrá ser superior a treinta (30) días y es prorrogable por otros treinta (30) días más.
f. Suspensión: Cuando por medio de una decisión disciplinaria se decide suspender a Voluntario.
g. Evaluación de desempeño anual: Para determinar las debilidades y fortalezas del voluntario Operativo y Asesor, se le llevará un folio de vida por parte de los Presidentes de Junta, que permitirá evaluar el desempeño, con el cual se pueden suministrar premios y distinciones a los voluntarios que sobresalgan por la actividad operacional. Las anotaciones se deben hacer mensualmente.
ARTÍCULO 15. PÉRDIDA DE LA CALIDAD DE VOLUNTARIO. La calidad de Voluntario se pierde por las siguientes razones:
a. Retiro voluntario: Cuando por disposición autónoma del Voluntario debidamente manifestada a la Junta Directiva de su Organización desea desvincularse de la Institución.
Para que se proceda a la aceptación de retiro del voluntario, éste deberá estar a paz y salvo con la Organización por todo concepto. Ella emitirá el respectivo documento que lo acredite como Voluntario retirado de la Defensa Civil Colombiana.
Hasta tanto no se expida el paz y salvo de la respectiva Organización, el Voluntario deberá continuar con la prestación de los servicios en gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental. En caso de que el Voluntario, no cuente con el paz y salvo y no se presente a un determinado servicio o acto de la Institución, será objeto de las sanciones disciplinarias a que haya lugar.
b. Expulsión: Resultado de un fallo disciplinario que culmina con decisión de expulsar al Voluntario de Defensa Civil por incurrir en violación al Reglamento de Voluntarios u Organizaciones u otras causales.
PARÁGRAFO 1. El paz y salvo al que se refiere el presente artículo deberá ser expedido por la respectiva Organización en un período no mayor a los ocho (8) días hábiles de la solicitud de retiro y se constituye como el documento que certifica que el Voluntario ha devuelto el carnet, uniformes y demás bienes institucionales asignados a su cargo.
El Voluntario que no devuelva los elementos y bienes institucionales o de la Junta, será objeto de denuncia a las autoridades correspondientes, para que se adelanten las acciones civiles y penales a que haya lugar.
PARÁGRAFO 2. En caso de que un Voluntario se haya retirado por voluntad propia, podrá ser admitido nuevamente, previo análisis de la solicitud por parte de la Junta Directiva y la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
TÍTULO II
DERECHOS Y DEBERES DEL VOLUNTARIO
ARTÍCULO 16. DERECHOS DEL VOLUNTARIO. Los Voluntarios de Defensa Civil tienen derecho a:
1. Participar en las actividades operativas en gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental de conformidad a sus conocimientos, capacidades y bajo la orientación de su Líder o de un Funcionario de la Defensa Civil Colombiana.
2. Participar en los cursos de capacitación ofrecidos por las Escuelas de Capacitación de la Defensa Civil Colombiana y Centros de Entrenamiento, siempre y cuando el Voluntario cumpla con los requisitos exigidos en la convocatoria y los cupos asignados a la Direccional Seccional u Oficina Operativa correspondiente.
3. Elegir y ser elegidos para desempeñar cargos dentro de la Organización, siempre y cuando cumpla los requisitos y no se encuentre inmerso dentro de alguna inhabilidad.
4. Velar por el cumplimiento de la gestión de la Organización, examinar los libros o documentos y solicitar informes al Representante Legal y a cualquier Dignatario.
5. Asistir a las reuniones de Junta Directiva. En caso de no ser Dignatario tendrá voz, pero no voto respetando y acatando las reglas que para ello imponga el Presidente de la Junta Directiva.
6. Impugnar las decisiones de la Junta Directiva y la Defensa Civil Colombiana si son sujetos de uno de sus actos administrativos
7. Obtener el seguro de vida que otorga el Gobierno Nacional a quienes ostenten la calidad de Voluntarios Operativos debidamente reconocidos por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
8. Gozar de los demás beneficios que la Institución pueda otorgar de acuerdo a las normas.
9. Ser incluido en las planillas de servicio y que se le contabilicen las horas.
10. Las demás que determinen las normas, estatutos y Reglamentos.
PARÁGRAFO. La extralimitación de los derechos descritos en el presente Artículo, los señalados en sus propios Reglamentos y los que le corresponden a cualquier ciudadano establecidos en la Constitución Política de Colombia da lugar a Investigación Disciplinaria por falta leve o grave de conformidad con lo estipulado en el presente Reglamento.
ARTÍCULO 17. DEBERES DEL VOLUNTARIO. Son deberes de los Voluntarios los siguientes:
1. Conocer y cumplir los estatutos, Reglamentos, resoluciones y circulares emanadas de la Institución y su Organización, así como protocolos nacionales y extranjeros, y demás disposiciones legales.
2. Apoyar el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución.
3. Acatar los principios y valores de la Institución. Ser leal y comportarse con compañerismo con los Voluntarios. En este caso, la lealtad es hacia la Organización y no a las personas.
4. Cumplir con las normas disciplinarias de la Institución.
5. Obedecer, respetar y acatar las órdenes de la Dirección General, Direcciones Seccionales, Oficinas Operativas, Juntas y líderes respectivamente.
6. Asistir a las reuniones de Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias que se citen por parte de la Organización a la cual pertenecen.
7. Asistir a todas las actividades operacionales e Institucionales en que tome parte oficialmente la Defensa Civil Colombiana.
8. Asistir a los eventos programados por la Dirección General, Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas, cuando sea convocado. En caso de no asistir deberá informar por escrito el motivo de la inasistencia, si no es justificada, podrá dar lugar a Investigación Disciplinaria por falta leve, en caso de ser repetitiva por falta grave ó gravísima.
9. Velar por la adecuada utilización, cuidado y mantenimiento de los bienes puestos a su servicio, así como de los recursos que se adquieran para las Organizaciones de Defensa Civil.
10. Formular denuncia ante autoridad competente, respetando el conducto regular si hay lugar a ello, cuando se detecten desviaciones y malos manejos de bienes y recursos por parte de cualquier Voluntario.
11. Demostrar interés permanente por el servicio y capacitarse en actividades inherentes a la visión, misión y Objetivos Estratégicos para ascender de acuerdo al escalafón de grados, y transmitir los conocimientos a sus compañeros.
12. Transmitir a otros Voluntarios los conocimientos adquiridos en las capacitaciones brindadas por las Escuelas de Capacitación de la Defensa Civil Colombiana, así como los Seminarios y Talleres realizados por la Dirección General.
13. Usar correctamente el uniforme, documentos, distintivos, símbolos y condecoraciones de la Institución, de acuerdo al Reglamento de uniformes emitido por la Dirección General.
14. Trabajar por la causa y la cruzada institucional; incorporar en forma permanente nuevos aspirantes a Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana.
15. Firmar el libro de registro al iniciar y terminar un servicio.
16. Atender el conducto regular en relación con sus actuaciones (Voluntario-Presidente, Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa y Director General).
17. Rendir los informes que la Organización o la Institución le soliciten.
18. Los Voluntarios con distintivo de Líder, tienen el deber de cumplir con las funciones y responsabilidades incluidas en el presente Reglamento, responder a lo aprendido en el respectivo curso, so pena de que se revoque el acto por medio del cual se le reconoció tal distinción.
19. Apoyar y colaborar con “SU PAR” en el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución.
PARÁGRAFO. El incumplimiento a cualquiera de los deberes descritos en el presente artículo, en el Reglamento Interno, los que se derivan de la Constitución Política de Colombia y las demás normas que sean aplicables, da lugar a Investigación Disciplinaria por falta leve o grave de conformidad con lo estipulado en el presente Reglamento.
TÍTULO III
DISCIPLINA DEL VOLUNTARIO
CAPÍTULO I
PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES GENERALES DISCIPLINARIAS
ARTÍCULO 18. OBJETO. El Régimen Disciplinario tiene por objeto asegurar la eficiente prestación de los servicios, así como la moralidad, la responsabilidad y la conducta de cada uno de los Voluntarios.
ARTÍCULO 19. NATURALEZA. La Acción Disciplinaria es pública, se iniciará de oficio, por información o queja presentada por cualquier persona.
ARTÍCULO 20. PRINCIPIOS. Son Principios del presente Régimen Disciplinario:
a. CELERIDAD: El Comité de Disciplina y los funcionarios que tengan facultad disciplinaria tendrán la obligación de dar impulso oficioso a los procedimientos, suprimirán los trámites innecesarios.
El retardo injustificado en la diligencia del proceso disciplinario es causal de sanción disciplinaria, que se puede imponer de oficio o por solicitud de parte.
b. EFICACIA: Se tendrá en cuenta que los procedimientos deben lograr su finalidad, la cual es adelantar investigaciones disciplinarias por las conductas irregulares de los Voluntarios.
c. IMPARCIALIDAD: El Comité de Disciplina y los funcionarios deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad consiste en asegurar y garantizar los derechos de los voluntarios sin ningún tipo de discriminación; por consiguiente, deberán darles igualdad de tratamiento, respetando el orden en que actúen ante ellos.
d. PUBLICIDAD: El Comité de Disciplina y los funcionarios darán a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordenan este Reglamento.
e. CONTRADICCIÓN: Los interesados tendrán oportunidad de conocer y de controvertir esas decisiones.
f. DEBIDO PROCESO: El Voluntario en toda investigación tendrá derecho:
1. A conocer el informe y las pruebas que se alleguen a la investigación.
2. A que se le respete el debido proceso y el derecho a la defensa.
3. A ser oído en declaración, a contradecir la evaluación de la investigación, a que se practiquen las pruebas que solicite, siempre que sean conducentes, pertinentes, útiles y conlleven al esclarecimiento de los hechos.
4. Reconocimiento de la dignidad humana dentro de la investigación.
5. Reconocimiento de la presunción de inocencia.
g. DOBLE INSTANCIA: Se garantiza la Organización jerárquica, como regla general para que el proceso tenga una segunda instancia a la cual se llega mediante la interposición de recurso de apelación.
ARTÍCULO 21. FALTA DISCIPLINARIA. Constituye falta disciplinaria y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la violación de la Constitución Política de Colombia, de las leyes de nuestro país, de las normas expedidas por la Dirección General, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos, funciones como Voluntario o Dignatario y violación al régimen de inhabilidades, sin estar amparado en cualquier causal de exclusión de responsabilidad contemplada en el Artículo 30 del presente Reglamento.
PARÁGRAFO. FALTAS DISCIPLINARIAS DE CIVILITOS Y VOLUNTARIOS JUVENILES. Las faltas disciplinarias cometidas por los Civilitos y los Voluntarios Juveniles, serán investigadas en los mismos términos del presente Reglamento.
No obstante, el Civilito o el Voluntario Juvenil estará en todo caso, representado por sus padres o quien ejerza la patria potestad o quien estos deleguen con poder debidamente protocolizado en Notaría, con quienes se adelantarán las notificaciones a que haya lugar y quienes tendrán todas las garantías del debido proceso aquí consagradas tales como presentación de recursos, contestación a la evaluación, etc.
ARTÍCULO 22. PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN Y DE LA SANCIÓN. La acción Disciplinaria prescribe en cinco (5) años, contados a partir del último acto constitutivo de la falta.
La imposición de sanciones prescribe al cabo de tres (3) años, contados a partir de la ejecutoria del fallo definitivo.
ARTÍCULO 23. RECURSOS. Contra toda decisión disciplinaria según su naturaleza, procede el recurso de reposición ante el investigador que la tomó y el de apelación ante su superior jerárquico.
El de reposición y el de apelación proceden contra el auto que niega la práctica de pruebas y el que decide nulidades.
La apelación procede en contra del fallo de primera instancia.
Los recursos deberán interponerse dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación de la decisión.
Contra la decisión de preliminares, de Investigación Disciplinaria y la evaluación de la investigación, no procede recurso alguno por ser actuaciones de trámite.
ARTÍCULO 24. NOTIFICACIONES. Las actuaciones disciplinarias de las Organizaciones de Defensa Civil se notificarán de la siguiente forma:
1. Notificación personal, para la decisión de apertura de indagación preliminar, Investigación Disciplinaria, evaluación de la investigación, fallos de primera y segunda instancia.
La notificación personal se hará previa citación del investigado donde se le informe que cuenta con cinco (5) días para presentarse a notificarse contados a partir del recibo de la comunicación. Una vez se presente el investigado se le entregará copia íntegra de la decisión, la cual deberá contener los recursos que proceden y en el caso de la evaluación de la investigación el término para contestarla.
Si no comparece dentro del término antes señalado se notificará por cartelera siguiendo el procedimiento establecido en el numeral siguiente.
2. Notificación en cartelera, para la decisión de práctica de pruebas y demás decisiones que no se encuentren enlistadas en el presente Artículo.
Para efectos de la notificación en cartelera, el Comité de Disciplina o el Funcionario investigador deberán publicar por el término de tres (3) días en una cartelera de la sede de la Organización o de la Dirección Seccional u Oficina Operativa la decisión respectiva.
Una vez vencido este período se entenderá notificada la decisión.
ARTÍCULO 25. COMPETENCIA PARA ADELANTAR LA INVESTIGACIÓN. Serán competentes para adelantar la Investigación Disciplinaria por faltas cometidas por los Voluntarios de la Institución:
1. El Comité de Disciplina de la Organización, para las faltas a los deberes y la extralimitación de los derechos y funciones de los voluntarios.
2. El Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa, adelantará la Investigación en caso de incurrir en faltas gravísimas y en los casos que el Comité de Disciplina no ejerza la función disciplinaria por incapacidad, parcialidad, negligencia u otra causa.
3. La Dirección General iniciará Investigación Disciplinaria a los Voluntarios de la Institución, cuando se trate de faltas que atenten contra el buen nombre de la Institución y produzcan efectos negativos a la comunidad.
PARÁGRAFO. Para efectos de adelantar la Investigación, el Director General mediante Resolución motivada designará el Funcionario Investigador, así como el Fallador de Primera Instancia, calidades que podrán recaer en Funcionarios de la Dirección General, Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas con los conocimientos y criterios para cumplir la función designada.
ARTÍCULO 26. PRUEBAS. Los fallos disciplinarios deben estar soportados en pruebas legalmente allegadas a la investigación.
En la práctica de pruebas puede participar el investigado para ejercer su derecho de contradicción.
En la Investigación Disciplinaria serán admisibles todos los medios de pruebas legalmente conocidos, tales como: testimonios, documentos, inspecciones oculares, peritazgos, etc.
Las prácticas de pruebas solicitadas por cualquiera de los sujetos procesales, deben ser aceptadas o rechazadas por medio de decisión debidamente motivada. Sólo se pueden rechazar las pruebas inconducentes, impertinentes o ineficaces para el proceso. La carga de la prueba corresponde al Comité de Disciplina o Funcionario Investigador.
ARTÍCULO 27. INVESTIGACIÓN DE FALTAS A VOLUNTARIOS RETIRADOS. El retiro del Voluntario investigado disciplinariamente de la Institución, no genera la culminación del proceso, se continuará con el trámite normal y conforme a las pruebas recaudadas se tomará la decisión la cual será informada a las autoridades locales.
CAPÍTULO II
FALTAS GRAVÍSIMAS Y PROCEDIMIENTO
PARA SU INVESTIGACIÓN
ARTÍCULO 28. FALTAS GRAVÍSIMAS. Son faltas gravísimas, las siguientes:
1. La apropiación, retención, daño, uso indebido de bienes, fondos, uniformes, documentos, sellos o libros y demás elementos fiscales o de la Organización así como el préstamo o auto-préstamo de dineros de la Organización.
2. Usar el nombre de la Organización para campañas políticas partidistas o de índole religioso.
3. Faltar a la moralidad y buenas costumbres, desconocer los principios y valores de los Voluntarios, disociar, desprestigiar, difamar, injuriar, calumniar, irrespetar públicamente a otros Voluntarios, Funcionarios y obstaculizar el buen desempeño de la Organización, de la Institución o de alguno de sus Funcionarios o Voluntarios.
4. Obstruir o impedir actividades de asistencia o salvamento con ocasión de gestión del riesgo en desastres, acción social o gestión ambiental.
5. Omitir o extralimitarse en el ejercicio de sus funciones.
6. Omisión de la prestación del servicio en gestión del riesgo en desastres.
7. Comprometer la Personería Jurídica así como el buen nombre de la Institución en procedimientos, contratos u otras obligaciones en beneficio propio o de terceros, sin tener facultades para ello o excediéndose en las mismas.
8. Causar o provocar escándalos que alteren el orden y tranquilidad dentro de la Organización o de la comunidad.
9. Negarse a entregar elementos, bienes o recursos propios destinados para las actividades propias del servicio de la Defensa Civil Colombiana.
10. Figurar en listas o tarjetones para elecciones partidistas, sin solicitar previamente la licencia temporal.
11. Hacer figurar en las actas y en planillas personas que no asistieron a la actividad o que no están carnetizados, salvo las excepciones legales.
12. Intervenir activamente en ejercicios de capacitación o actividades de gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental que sean de alto riesgo, sin la preparación o capacitación para hacerlo o siendo menor de edad.
13. Adquirir compromisos a nombre de la Organización sin ningún respaldo económico.
14. Retirarse de la Organización sin haber sido legalmente aceptada su renuncia o licencia.
15. Hacer rifas sin autorización de la Dirección General o prestar el nombre de la Organización para intereses económicos propios o de terceros, desvirtuando el sentido de “sin ánimo de lucro de la Institución”.
16. Aprovechar la dignidad del cargo para organizar negocios propios, fundar asociaciones aprovechando y usando la razón social, el objeto o el buen nombre de la Organización o de la Institución, que induzca en error a la comunidad, así como, ejercer algún cargo directivo en ellas.
17. Intervenir directa o indirectamente en negocios, compra de bienes de propiedad de la Organización y otras actividades mercantiles con beneficio propio usando el prestigio y la razón social de la Institución. Darle a la Organización una orientación mercantilista que desdibuje su naturaleza de Institución sin ánimo de lucro.
18. Omitir, retardar y obstaculizar el trámite de la actuación disciplinaria.
19. Omitir, retardar y obstaculizar el trámite de la actuación administrativa por la pérdida de bienes fiscales o de la Organización, que no provengan de su daño natural.
20. No denunciar actividades ilícitas, malos manejos administrativos o conductas que constituyan faltas disciplinarias.
21. Aprovechar los cursos de capacitación, el objeto y la razón social de la Organización o de la Institución, solamente para beneficio propio y no institucional.
22. Solicitar dinero o elementos a los Aspirantes y Voluntarios para el cumplimiento de sus funciones, a excepción de la cancelación del carnet de acuerdo al valor fijado por la Dirección General u otro valor debidamente autorizado por la Dirección General.
23. No reintegrarse al cargo de Dignatario al término de las licencias autorizadas sin previa justificación.
24. La comisión objetiva de una conducta típica sancionada por la Ley Penal.
25. Presentarse en estado de embriaguez o bajo el efecto de sustancias psicotrópicas al servicio.
26. No acudir a la prestación de un servicio asignado por su Organización, la Dirección Seccional, Oficina Operativa o la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, sin que exista una justificación debidamente comprobada.
27. Negarse a presentar la Rendición de Cuentas en los tiempos establecidos, en el mes de Junio y Noviembre.
28. Utilizar el nombre e insignias (distintivos logos, escudos) de la Defensa Civil Colombiana ante Organizaciones nacionales o internacionales, para beneficio propio y sin autorización de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
29. Utilizar los medios electrónicos (e-mail, twiter, facebook y otros) para desprestigiar a la Institución o a sus miembros.
30. Faltar a la intimidad y desarrollo personal de los menores de edad.
31. Faltar a la intimidad de los hombres o de las mujeres.
32. Incumplir cualquier tipo de normas internacionales en caso de comisión al exterior.
33. No cumplir con las normas contenidas en el presente Reglamento.
ARTÍCULO 29. PROCEDIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN DE LAS FALTAS GRAVÍSIMAS. Por la connotación de las faltas gravísimas, su investigación estará únicamente en cabeza del Director Seccional o del Jefe de la Oficina Operativa, quien seguirá el Reglamento que para el efecto expida la Dirección General.
Será deber de todo Voluntario de la Defensa Civil Colombiana, poner en conocimiento de cualquier Funcionario de la Defensa Civil Colombiana, la incursión de Voluntarios en alguna de las faltas gravísimas aquí descritas.
CAPÍTULO III
EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA, CALIFICACIÓN DE LAS FALTAS, CRITERIOS PARA CALIFICARLAS, SANCIONES
ARTÍCULO 30. CAUSALES DE EXCLUSIÓN DE LA RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA. Está exento de responsabilidad disciplinaria quien realice la conducta:
1. Por fuerza mayor o caso fortuito.
2. En estricto cumplimiento de un deber constitucional o legal de mayor importancia que el sacrificado.
3. En cumplimiento de orden legítima de autoridad competente emitida con las formalidades legales.
4. Por salvar un derecho propio o ajeno al cual deba ceder el cumplimiento del deber, en razón de la necesidad, adecuación, proporcionalidad y razonabilidad.
5. Por insuperable coacción ajena o miedo insuperable.
6. Con la convicción errada e invencible de que su conducta no constituye falta disciplinaria.
7. En situación de inimputabilidad, en tales eventos, se dará inmediata aplicación por el competente a los mecanismos administrativos que permitan el reconocimiento de las inhabilidades sobrevinientes.
ARTÍCULO 31. CALIFICACIÓN DE LAS FALTAS. Las faltas disciplinarias se califican en graves o leves en caso de extralimitación de los derechos e incumplimiento de los deberes.
ARTÍCULO 32. CRITERIOS PARA LA CALIFICACIÓN DE LA FALTA. Para establecer si una falta es grave o leve se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
1. La naturaleza de la falta y sus efectos, se apreciarán según hayan producido escándalo, mal ejemplo o causado perjuicio.
2. Las modalidades o circunstancias del hecho, se apreciarán de acuerdo con el grado de participación en la comisión de la falta, la existencia de circunstancias agravantes o atenuantes.
3. Los motivos determinantes se apreciarán según se haya procedido por causas innobles y/o fútiles o por nobles y/o altruistas.
4. La confesión de la comisión de la falta.
5. Ocupar cargo de Dignatario dentro de la Organización.
ARTÍCULO 33. ATENUANTES. Son circunstancias atenuantes de responsabilidad:
1. La buena conducta anterior.
2. Obrar por motivos nobles y/o altruistas.
3. Procurar evitar espontáneamente los efectos nocivos de la falta antes de iniciarse la investigación.
4. El haber sido inducido a cometer la falta por un superior.
ARTÍCULO 34. AGRAVANTES. Son circunstancias que agravan la responsabilidad:
1. Reincidir en la comisión de faltas leves.
2. Proceder por motivos innobles y/o fútiles.
3. Obrar con la complicidad de otra(s) persona(s).
4. Cometer la falta para ejecutar u ocultar otra.
5. Intentar atribuir a otro(s) la responsabilidad de la falta.
6. Tener injerencia directa en el manejo administrativo u operativo de la Organización como líder dentro de la Organización de la Defensa Civil.
7. Actuar para beneficio propio, de la familia y enriquecimiento personal, usando el prestigio y la razón social de la Institución.
ARTÍCULO 35. CLASIFICACIÓN DE LAS SANCIONES. Los Voluntarios investigados dentro de un proceso disciplinario están sometidos a la imposición de las siguientes sanciones con copia a la hoja de vida de la Organización y de la Dirección Seccional u Oficina Operativa correspondiente:
1. Para las faltas leves, amonestación escrita.
2. Para las faltas graves, suspensión entre 30 y 90 días.
3. Para las faltas gravísimas, suspensión hasta 180 días o expulsión.
PARÁGRAFO. La dosificación de la sanción para efectos de la suspensión por decisión disciplinaria tendrá en cuenta los atenuantes y agravantes en la comisión de la falta.
ARTÍCULO 36. COMPETENCIA PARA SANCIONAR. La facultad sancionatoria recae:
a. El Comité de Disciplina de la Organización inicia la investigación, en caso de faltas que puedan ser calificadas como leves y graves. La Junta Directiva ejerce, la facultad sancionatoria en primera instancia y la segunda instancia la ejercerá la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
b. Iniciada la Investigación Disciplinaria por la Dirección Seccional y/o Oficina Operativa, en caso de faltas gravísimas, la facultad sancionatoria recae en estos Funcionarios como primera instancia y la segunda instancia la avocará la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
c. Iniciada la investigación en la Dirección General, la facultad sancionatoria recae en el Subdirector Operativo en primera instancia y en segunda instancia al Director General de la Defensa Civil Colombiana.
CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO DE LOS
COMITÉS DE DISCIPLINA DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
ARTÍCULO 37. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO QUE ADELANTA EL COMITÉ DE DISCIPLINA DE UNA ORGANIZACIÓN DE DEFENSA CIVIL. El procedimiento disciplinario tendrá las siguientes etapas:
1. Preliminares
2. Investigación Disciplinaria
3. Evaluación de la investigación
4. Fallo de primera instancia
5. Fallo de segunda Instancia
ARTÍCULO 38. PRELIMINARES. Procedencia, fines y trámite de la indagación preliminar. En caso de duda sobre la procedencia de la Investigación Disciplinaria se ordenará una indagación preliminar.
La indagación preliminar tendrá como fines: verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria o si se ha actuado al amparo de una causal de exclusión de la responsabilidad.
En caso de duda sobre la identificación o individualización del autor de una falta disciplinaria, se adelantará indagación preliminar.
La indagación preliminar tendrá una duración de un (1) mes y culminará con el archivo definitivo o auto de apertura de investigación.
La indagación preliminar no podrá extenderse a hechos distintos del que fue objeto de denuncia, queja o iniciación oficiosa y los que le sean conexos.
PARÁGRAFO. Cuando la información o queja sea manifiestamente temeraria o se refiera a hechos disciplinariamente irrelevantes o de imposible ocurrencia o sean presentados de manera absolutamente inconcreta o difusa, el Comité de Disciplina o el Funcionario de plano se inhibirán de iniciar actuación alguna.
ARTÍCULO 39. INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA. Cuando con fundamento en la queja, en la información recibida o en la indagación preliminar, se identifique al posible autor(es) de la falta disciplinaria, el Comité de Disciplina o el Funcionario iniciará la Investigación Disciplinaria.
La Investigación Disciplinaria tiene por objeto verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria, esclarecer los motivos determinantes, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió, el perjuicio causado a la Organización o Institución con la falta y la responsabilidad disciplinaria del investigado.
El término de la Investigación Disciplinaria es de dos (2) meses prorrogables por otros dos (2), cuando lo justifique el Comité de Disciplina o el Funcionario investigador.
ARTÍCULO 40. CONTENIDO DE LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA. La decisión que ordena abrir Investigación Disciplinaria se deberá justificar en la queja o informe recibido y deberá contener:
1. La identidad del posible autor o autores.
2. La relación de pruebas cuya práctica se ordena con indicación de la fecha y hora en que se llevarán a cabo.
3. Constancia de la Organización de Defensa Civil a la cual pertenece el investigado, para fines de establecer la competencia adecuada del Comité de Disciplina para adelantar la investigación.
4. La orden de informar y de comunicar esta decisión al Grupo de Talento Humano de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
ARTÍCULO 41. PRÁCTICA DE PRUEBAS. Si en la decisión de Investigación Disciplinaria se ordenó la práctica de pruebas, éstas deberán practicarse en las fechas establecidas donde podrá participar el investigado.
ARTÍCULO 42. EVALUACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA. Cuando se haya recaudado pruebas suficientes o vencido el término de la investigación, dentro de los quince (15) días siguientes, el Comité de Disciplina o el Funcionario de conocimiento mediante decisión motivada, evaluará el mérito de las pruebas recaudadas y decidirá si la conducta del investigado presuntamente constituye falta disciplinaria u ordenará el archivo de la actuación según corresponda.
La evaluación de cargos declarará presuntamente responsable al investigado, cuando exista prueba que comprometa su responsabilidad. Contra esta decisión no procede recurso alguno.
ARTÍCULO 43. CONTENIDO DE LA EVALUACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. La decisión mediante la cual se formulen cargos al investigado deberá contener:
1. La identificación del autor(es) de la falta.
2. La denominación del cargo o la función desempeñada en la época de comisión de la conducta en caso de ser Dignatario.
3. La descripción y determinación de la conducta investigada con indicación de las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que se realizó.
4. Los deberes presuntamente violados, los derechos extralimitados o las normas infringidas según corresponda.
5. El análisis de los argumentos expuestos por el investigado.
6. El análisis de las pruebas que fundamentan la evaluación.
7. La exposición fundada de los criterios tenidos en cuenta para determinar la gravedad o levedad de la falta, de conformidad con lo señalado en el Artículo 32 del presente Reglamento.
ARTÍCULO 44. CONTESTACIÓN A LA EVALUACIÓN. Notificada la evaluación, el expediente quedará en la sede de la Organización o en su defecto en la Dirección Seccional u Oficina Operativa, por el término de diez (10) días a disposición del investigado, quienes podrán aportar y solicitar pruebas. Dentro del mismo término, el investigado o su defensor, podrán presentar su defensa. La renuencia del investigado o de su defensor a presentar la defensa no interrumpe el trámite de la actuación.
ARTÍCULO 45. TÉRMINO PROBATORIO. Vencido el término señalado en el Artículo anterior, el Funcionario ordenará la práctica de las pruebas que hubieren sido solicitadas de acuerdo con los criterios de conducencia, pertinencia y necesidad.
Además, ordenará de oficio las que considere necesarias. Las pruebas ordenadas se practicarán en un término no mayor de diez (10) días.
ARTÍCULO 46. TÉRMINO PARA FALLAR. Si no hubiere pruebas que practicar, el Comité de Disciplina remitirá el expediente a la Junta Directiva con el proyecto del fallo de primera instancia, donde se deberá determinar la sanción a imponer o recomendación de archivo de las diligencias. La Junta Directiva en audiencia que contará con la asistencia del Fiscal, discutirá y aprobará la decisión de fondo, dentro de los cinco (05) días hábiles al recibo del expediente.
ARTÍCULO 47. CONTENIDO DEL FALLO. El fallo debe ser motivado y contener:
1. La identidad del investigado,
2. Un resumen de los hechos,
3. El análisis de las pruebas en que se basa,
4. El análisis de la defensa del investigado,
5. La fundamentación de la calificación de la falta,
6. Las razones de la sanción o de la absolución y
7. La exposición fundamentada de los criterios tenidos en cuenta para la graduación de la sanción y la decisión en la parte resolutiva.
ARTÍCULO 48. LA SEGUNDA INSTANCIA DEL FALLO. El Funcionario de segunda instancia deberá decidir dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes a la fecha en que hubiere recibido el proceso. Si lo considera necesario, decretará pruebas de oficio, en cuyo caso el término para proferir el fallo se ampliará hasta en otro tanto.
ARTÍCULO 49. REGISTRO DE SANCIONES. De toda sanción deberá quedar constancia en la hoja de vida del Voluntario y enviar copia a la Dirección Seccional u Oficina Operativa y Dirección General, una vez quede ejecutoriado para que obre como antecedente. En caso de fallo sancionatorio se informará a las autoridades competentes.
CAPÍTULO V
PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO VERBAL
ARTÍCULO 50. APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO VERBAL. El procedimiento verbal señalado en este capítulo se aplicará a los Voluntarios en los casos que sean sorprendidos en flagrancia, así como cuando sea encontrado con los elementos o instrumentos usados para cometer la falta o para faltas leves.
ARTÍCULO 51. TRÁMITE. Calificado el procedimiento a aplicar conforme a las normas anteriores, el Comité Disciplina o el Funcionario competente, citará a audiencia al posible responsable para que dentro del término improrrogable de dos (2) días, rinda versión verbal o escrita sobre las circunstancias de su comisión. Contra esta decisión no procede recurso alguno.
En el curso de la audiencia, el investigado podrá aportar y solicitar pruebas las cuales serán practicadas en la misma diligencia o dentro del término improrrogable de tres (3) días, si fueren conducentes y pertinentes. Si no fuere posible hacerlo, se suspenderá la audiencia por el término máximo de cinco (5) días y se señalará fecha para la práctica de la prueba(s) pendiente(s).
De la audiencia se levantará acta en la que se consignará sucintamente lo ocurrido en ella.
ARTÍCULO 52. FALLO. Concluidas las intervenciones se procederá verbal y motivadamente a emitir el fallo contra el que procede recurso de apelación. La diligencia se podrá suspender, para proferir la decisión dentro de los dos (2) días siguientes. Los términos señalados en el procedimiento ordinario para la segunda instancia, en el verbal, se reducirán a la mitad. El fallo deberá incluir:
1. Los aspectos señalados en la audiencia de descargos,
2. Los cargos imputados,
3. El concepto del Comité de Disciplina o el Funcionario Investigador y
4. La decisión.
ARTÍCULO 53. EJECUTORIA DE LA DECISIÓN. La decisión final se entenderá notificada y quedará ejecutoriada a la terminación de la misma, si no fuere recurrida.
ARTÍCULO 54. REMISIÓN AL PROCEDIMIENTO ORDINARIO. Los aspectos no regulados en este procedimiento se regirán por lo señalado en el procedimiento ordinario, siempre y cuando no afecte su naturaleza especial.
CAPÍTULO VI
LA SUSPENSIÓN PROVISIONAL
ARTÍCULO 55. SUSPENSIÓN PROVISIONAL. Durante el trámite de la Investigación Disciplinaria, cuando con la presunta falta cometida por el Voluntario o por su permanencia en la Organización, el investigador con elementos de juicio evidentes y serios, considere que está en riesgo la estabilidad de la Organización, existan componendas, intereses personales, familiares o de otra índole que puedan conducir a la impunidad, abuso o a cometer presuntos hechos punibles, puede solicitar al Director General o el Subdirector Operativo de la Dirección General de la Defensa Civil
Colombiana, que imponga la suspensión temporal hasta por noventa (90) días al investigado.
El Director General de la Defensa Civil Colombiana, con los argumentos expuestos por el investigador decidirá mediante resolución motivada la procedencia de la suspensión.
PARÁGRAFO. Contra la suspensión impuesta procederá el recurso de reposición, en los términos contenidos en el Artículo 23 del presente Reglamento a petición del investigado.
REGLAMENTO DE VOLUNTARIOS Y ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
RESOLUCIÓN NÚMERO 246 - 10 MAYO DE 2010
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PARTE III
REGLAMENTO DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES PARA LAS ORGANIZACIONES
ARTÍCULO 56. NATURALEZA. Las Organizaciones de Defensa Civil son conjuntos de Voluntarios regulados por el presente Reglamento, altruistas, solidarios, apolíticos y sin ánimo de lucro, de carácter privado, que cumplen funciones en la gestión de riesgos en desastres (prevención y atención de emergencias), en acción social, y la gestión ambiental para apoyar el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución.
ARTÍCULO 57. TIPOS DE ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL. Las Organizaciones de Defensa Civil, pueden ser de los siguientes tipos:
a. Juntas de Defensa Civil
b. Damas Voluntarias de Defensa Civil
c. Clubes de Defensa Civil
d. Civilitos
PARÁGRAFO. Estas Organizaciones de Defensa Civil estarán conformadas por Comités, Grupos, Agrupaciones y Destacamentos de conformidad con lo establecido en el Artículo 61 del presente Reglamento.
ARTÍCULO 58. FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES. Toda Organización de Defensa Civil, deberá cumplir con las siguientes funciones:
1. Cumplir con el Planeamiento Estratégico de la Defensa Civil Colombiana.
2. Cumplir con las leyes y las disposiciones expedidas por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana que le sean aplicables.
3. Capacitar y entrenar a los Voluntarios para mejorar su desempeño en la gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental.
4. Mantener la disciplina de los integrantes de la Organización de Defensa Civil, como base fundamental para el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la institución.
5. Ser más ágiles y oportunos en la prestación del servicio con base en el orden jerárquico y distribución de tareas.
6. Contribuir en el desarrollo de planes y programas internacionales, nacionales, departamentales y municipales, en el manejo y control en la gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental, contribuyendo a la recomposición del tejido social del país.
7. Diseñar y aplicar programas de gestión del riesgo en desastres enfocados a la prevención, dirigidas a empresas públicas y privadas y comunidad en general. Culturizar a la ciudadanía en temas relacionados con la prevención y atención de desastres naturales en planteles educativos, hospitales, empresas e industrias, entidades bancarias, entidades gubernamentales y comunidades de alto riesgo.
8. Colaborar con la Dirección General, Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas de la Defensa Civil Colombiana, en el apoyo logístico, material, técnico y humano, relacionados con la gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental.
9. Desarrollar programas de bienestar para los Voluntarios y su familia.
10. Seguir la política de calidad establecida por la Dirección General, la cual permitirá la prestación del servicio con eficacia. Desarrollar políticas de calidad que permitan prestar un servicio con eficiencia y efectividad.
11. Fomentar la formación integral del Voluntario Civilito, el Juvenil y posteriormente, del Voluntario Operativo, como ciudadano ejemplar y modelo dentro de la sociedad.
12. Las demás que sean compatibles con su naturaleza.
PARÁGRAFO. Ninguna Organización de Defensa Civil, podrá prestar el servicio en gestión del riesgo en desastres, si no posee en el momento del requerimiento del servicio al menos un (1) Comité capacitado con su respectivo líder, estructura mínima para operar.
ARTÍCULO 59. OTRAS FUNCIONES DE DAMAS VOLUNTARIAS Y CLUBES DE DEFENSA CIVIL. Además de las funciones señaladas en el Artículo 58 del presente Reglamento, las Organizaciones de Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil orientarán sus actividades a:
1. Apoyar el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución.
2. Prestar apoyo técnico y logístico a las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas.
3. Procurar estímulos para los Voluntarios de Defensa Civil Colombiana y su núcleo familiar.
4. Realizar campañas y programas de ayuda a la comunidad con énfasis en la niñez y las personas de la tercera edad.
5. Adelantar campañas educativas en el área de gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental, contribuyendo a la recomposición del tejido social del país.
6. Apoyar campañas y programas de ayuda a la comunidad para culturizarla en la mitigación del riesgo y en la lucha contra la drogadicción.
7. Gestión de proyectos y cooperación técnica nacional e internacional.
8. Otras actividades relacionadas con el Planeamiento Estratégico de la Institución.
9. Las demás que le señalen los Estatutos y el Reglamento Interno de la Organización a la que pertenece.
PARÁGRAFO: Estas Organizaciones son de apoyo y no de carácter operacional, están dirigidas y coordinadas directamente por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana a través de los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas.
ARTÍCULO 60. ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN. Las Juntas de Defensa Civil de conformidad con lo establecido en el presente Reglamento, tendrán como órgano máximo de dirección a la Asamblea General de Voluntarios, como órgano de administración a la Junta Directiva, como órgano de control administrativo al Fiscal y como órgano asesor en disciplina al Comité de Disciplina.
Además de los órganos antes mencionados, representados por los Dignatarios respectivos, las Organizaciones de Defensa Civil contarán con un Asesor Honorario en los términos del presente Reglamento.
PARÁGRAFO. Las Damas Voluntarias y los Clubes de Defensa Civil, cuando opten por obtener Personería Jurídica, deberán contar con la conformación de estos órganos de acuerdo al presente Reglamento.
ARTÍCULO 61. ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL. Las Juntas, Damas Voluntarias, Clubes y Civilitos de Defensa Civil, tendrán la siguiente estructura que representa un esquema de Organización interna acorde con las actividades operativas y sociales que desarrollan.
PARÁGRAFO. Los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas podrán conformar Comités, Grupos, Agrupaciones y Destacamentos, tenerlos bajo su dirección hasta organizarlos en Juntas de Defensa Civil, Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil con Personería Jurídica y Representación Legal.
ARTÍCULO 62. PROCEDIMIENTO PARA CONSTITUIR ORGANIZACIONES Y LA FORMA DE OPERAR.
1. CONSTITUCIÓN DE ORGANIZACIONES: Para crear una Organización de Defensa Civil se deberá desarrollar los siguientes pasos:
a. Seleccionar una persona que pueda ejercer liderazgo en el Municipio, Corregimiento, Vereda, Barrio, Universidad, Empresa, etc.
b. La persona seleccionada como Líder, deberá recibir el Curso Básico de Defensa Civil Colombiana FASE I.
c. La persona seleccionada como Líder, deberá incorporar 10 o más personas como aspirantes a Voluntarios para que adelanten el Curso Básico de Defensa Civil Colombiana FASE I.
d. Los aspirantes que hayan aprobado el mencionado Curso, ingresan como Voluntarios Operativos, con el compromiso de incorporar a otra persona para que realicen el mismo proceso de incorporación contemplando en el presente Artículo, hasta completar el mínimo de Voluntarios y cumplir con los requisitos exigidos en el presente Reglamento para constituirse como una Organización con Personería Jurídica y Representación Legal. La incorporación por recomendación (uno a uno) permite crecer con calidad, apoyando la cruzada institucional.
2. FORMA DE OPERAR: Las Organizaciones de Defensa Civil con sus respectivos Líderes, para actuar deberán tener en cuenta los siguientes aspectos que son vitales para la forma de operar:
a. Análisis del entorno: Lugar donde va a operar el Comité, el Grupo, la Agrupación o el Destacamento, para ello se realizan censos en la población con el fin de identificar el número de madres cabezas de familia, desplazados, tercera edad necesitada, niños abandonados, desnutrición en niños y adultos, personas con sida y con problemas de drogadicción; de igual manera, las zonas de riesgo que presentan problemas ambientales y son vulnerables a una emergencia o desastre.
b. Elaboración de Proyectos y Convenios: Las Organizaciones de Defensa Civil elaborarán proyectos para realizar convenios o contratos con el objetivo de financiar los programas gestión del riesgo en desastres, acción social y
gestión ambiental en la zona y jurisdicción de la Organización. Para ello, deberán realizar gestión y radicar proyectos en las Oficinas de Planeación de las Alcaldías y Gobernaciones bajo el aval de la Dirección Seccional u Oficina Operativa. Los proyectos que requieran ser radicados ante Ministerios y entidades no gubernamentales de orden nacional e internacional deberán contar con el aval y coordinación de la Dirección General.
c. Plan de Inversión: Las Organizaciones de Defensa Civil presentarán con el visto bueno de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, los planes de inversión sobre las utilidades los cuales deberán estar enfocados a los cinco Objetivos Estratégicos de la Defensa Civil Colombiana: (1) Desarrollo y Control del Talento Humano, (2) Fortalecimiento Administrativo, (3) Fortalecimiento Operacional, (4) Fortalecimiento de la Acción Social y la Gestión Ambiental y (5) Fortalecimiento de la Imágen Institucional.
En el Plan de Inversión se considerará el 20% de las utilidades para apoyo de la Causa y Cruzada del Departamento, dinero que será manejado por la Dirección Seccional u Oficina Operativa correspondiente.
d. El número mínimo de Voluntarios para operar en las actividades de gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental, es un (1) Comité con su respectivo Líder. Si es necesario se emplea un Grupo o una Agrupación de Voluntarios debidamente capacitados con sus respectivos Líderes.
ARTÍCULO 63. CAPACIDAD CONTRACTUAL DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL. Las Organizaciones de Defensa Civil que posean Personería Jurídica con su Representación Legal vigente, pueden celebrar negocios jurídicos con cualquier entidad de derecho público o privada legalmente constituida.
La persona que posee la facultad legal para firmar, en nombre de la Organización de Defensa Civil, los actos y negocios jurídicos es el Representante Legal reconocido por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana mediante acto administrativo.
Todos los actos y negocios que se celebren deberán sujetarse estrictamente a gestión del riesgo en desastres, la acción social y la gestión ambiental.
PARÁGRAFO. Cuando una Organización de Defensa Civil, posea dudas sobre la contratación a firmar, es su deber consultar con la Dirección Seccional, Oficina Operativa o Dirección General.
TÍTULO II
PERSONERÍA JURÍDICA Y REPRESENTACIÓN
LEGAL DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
CAPÍTULO I
PERSONERÍA JURÍDICA
ARTÍCULO 64. PERSONERÍA JURÍDICA. En armonía con lo establecido en el Código Civil, la Personería Jurídica es el mecanismo a través del cual se reconoce a las Juntas, Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil, capacidad suficiente para contraer obligaciones y realizar actividades que generan plena responsabilidad jurídica frente a sí mismas y a terceros.
La Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, es la única entidad del Estado que está facultada para dar éste reconocimiento previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Reglamento.
PARÁGRAFO 1. La Defensa Civil Colombiana, sólo reconoce como Juntas de Defensa Civil a las que hayan tramitado la Personería Jurídica de conformidad a lo establecido en el Artículo siguiente.
Las Damas Voluntarias y los Clubes de Defensa Civil, pueden facultativamente solicitar se les otorgue Personería Jurídica para lo cual deberán cumplir los requisitos establecidos en el Artículo siguiente.
PARÁGRAFO 2. En los Municipios deben existir mínimo dos (2) Organizaciones con Personería Jurídica o sin ella, que atiendan y se capaciten en gestión del riesgo en desastres, la acción social y la gestión ambiental.
ARTÍCULO 65. TRÁMITE DE LA PERSONERÍA JURÍDICA. Las Organizaciones de Defensa Civil señaladas, que requieran Personería Jurídica deberán allegar por intermedio del Dirección Seccional u Oficina Operativa del cual dependa su jurisdicción, los siguientes documentos:
1. Acta de Asamblea de constitución de la Organización la cual debe contener: lugar, fecha, hora, objeto, nombre y apellidos de los participantes, profesión u oficio, documento de identificación, dirección y teléfono, correo electrónico (opcional), nombre de los Dignatarios elegidos con las firmas respectivas tanto de los constituyentes como del Funcionario de la Dirección Seccional u Oficina Operativa que los asistió.
2. Acta de la Asamblea donde se aprueban los Estatutos y el Reglamento Interno.
3. Original y copia de los Estatutos y del Reglamento Interno.
4. Concepto expedido por el Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa sobre la viabilidad de la constitución de la Organización de Defensa Civil.
5. Remisión hojas de vida al Grupo de Talento Humano de la Dirección General del personal aspirante a Voluntario en medio físico con sus respectivos soportes y en medio magnético para la respectiva carnetización.
Recibida la anterior documentación, la Oficina Asesora Jurídica de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana realizará el estudio correspondiente y si no encontrare objeción, elaborará la resolución en la que conste el otorgamiento de Personería Jurídica. En caso contrario, devolverá la documentación con las observaciones del caso para su corrección, las cuales deben ser subsanadas en un término no mayor de treinta (30) días calendario.
PARÁGRAFO. Dicha documentación deberá ser enviada por la Dirección Seccional u Oficina Operativa a la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana en un término de diez (10) días calendario a partir de la entrega por parte de las Organizaciones de Defensa Civil.
ARTÍCULO 66. NOTIFICACIÓN DE LA PERSONERÍA JURÍDICA. Una vez la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, haya decidido otorgar Personería Jurídica a una Organización de Defensa Civil, esta deberá ser notificada personalmente al Presidente de la misma a través de la Dirección Seccional u Oficina Operativa o en su defecto por la Dirección General. Se entregará copia gratuita de la respectiva resolución.
CAPÍTULO II
REPRESENTACIÓN LEGAL
ARTÍCULO 67. REPRESENTACIÓN LEGAL. Toda Organización de Defensa Civil a la que se haya otorgado Personería Jurídica, deberá solicitar la inscripción del Dignatario a quien se haya elegido como Presidente quien ejercerá como Representante Legal, único capaz de representarla en actos y negocios frente a la Defensa Civil Colombiana y a terceros.
El Representante Legal responderá por todos los actos que ejecute en ejercicio de su función tanto disciplinaria como penal y civilmente.
PARAGRAFO. La Dirección General de la Defensa Civil Colombiana en el acto de reconocimiento de Representación Legal podrá reconocer también como persona
habilitada para ejecutar los actos propios del Representante Legal a quien sea elegido como Vicepresidente.
Ésta facultad de Representante Legal únicamente podrán ser ejercidas por el Vicepresidente cuando medien situaciones administrativas de suspensión, licencia, permiso y comisión, legalmente concedidas al Presidente.
El Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa, controlará esta delegación legalmente reconocida.
ARTÍCULO 68. SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN Y VIGENCIA DE LA REPRESENTACIÓN LEGAL. Una vez otorgada la Personería Jurídica a la Organización de Defensa Civil, la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana procederá a inscribir al Representante Legal si se han cumplido los requisitos contenidos en el presente Reglamento y si se ha realizado la respectiva solicitud según el formato que la Oficina Asesora Jurídica expida para el efecto.
La Dirección General de la Defensa Civil Colombiana por medio de acto administrativo, reconocerá la inscripción del Representante Legal. Los registros de inscripción son públicos.
La Representación Legal otorgada por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana tiene una vigencia igual al período de los Dignatarios de las Organizaciones de Defensa Civil, la cual se cuenta a partir de la fecha en que se expida el respectivo acto administrativo de reconocimiento.
PARÁGRAFO. Una vez vencida la Representación Legal o en caso de renuncia o muerte del Presidente a quien se le hubiere reconocido como Representante Legal, la Organización de Defensa Civil deberá convocar a Asamblea General o Extraordinaria respectivamente y de conformidad con lo establecido en los Artículos 75 y siguientes del presente Reglamento.
TÍTULO III
CONSTITUCIÓN DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
ARTÍCULO 69. REQUISITOS PARA CONSTITUIR UNA ORGANIZACIÓN DE DEFENSA CIVIL. Además de la voluntad de los fundadores para constituir Juntas, Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil, se requiere:
1. Un nombre (razón social)
2. Un domicilio
3. Una jurisdicción
4. Un mínimo de Voluntarios de acuerdo a la estructura que se tenga según lo señala al presente Reglamento (comité, grupo, agrupación o destacamento) y
5. Unos Estatutos y un Reglamento Interno.
PARÁGRAFO. Los Comités, Grupos, Agrupaciones y Destacamentos, cumplirán los anteriores requisitos sólo si ellos lo consideran necesario.
ARTÍCULO 70. RAZÓN SOCIAL. La razón social es el nombre con el cual se identificará una Organización de Defensa Civil ante la Institución y terceros en todos sus actos y negocios jurídicos. Además de la denominación: Junta, Damas Voluntarias, Club de Defensa Civil, se adicionará un nombre o en su defecto el usual de su territorio, seguido del municipio a que pertenezca. El nombre será concertado con el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa para evitar duplicidad de la razón social.
PARÁGRAFO. Los Comités, Grupos, Agrupaciones y Destacamentos, pueden optar por tener un nombre el cual no será considerado su razón social con las implicaciones jurídicas que de ello se deriva, debido a que por sí solos no se catalogan como Organizaciones de Defensa Civil.
ARTÍCULO 71. DOMICILIO Y JURISDICCIÓN. Para todos los efectos legales el domicilio de las Organizaciones de Defensa Civil, es el lugar donde está situada su sede administrativa, es decir su dirección habitual.
La jurisdicción, es el territorio en el cual desarrollan las actividades operacionales de gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental.
PARAGRAFO: El campo de acción jurisdiccional es restringido, salvo casos en los cuales las Direcciones Seccionales y/o Oficinas Operativas autoricen el apoyo operacional en jurisdicción diferente y por la magnitud del evento.
ARTÍCULO 72. MÍNIMO DE VOLUNTARIOS. Para la constitución de cada una de las Organizaciones de Defensa Civil, se requiere:
a. Junta: Estará conformada por 50 personas distribuidas así: diez (10) Dignatarios y cuarenta (40) Voluntarios.
b. Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil: Será el mismo número para tener derecho a Personería Jurídica.
ARTÍCULO 73. ESTATUTOS Y REGLAMENTO INTERNO. Los Estatutos son el conjunto de disposiciones generales a las que está sometida una Organización de Defensa Civil.
El Reglamento Interno comprende el conjunto de normas de control a que los Voluntarios pertenecientes a una Organización de Defensa Civil deben observar en el ejercicio de sus actividades.
Los Estatutos y el Reglamento Interno deberán redactarse dentro del marco del presente Reglamento y su cumplimiento se debe efectuar sin perjuicio de la estricta observancia de las disposiciones aquí contenidas.
PARÁGRAFO. Toda reforma de Estatutos o Reglamento Interno debe aprobarse en Asamblea Ordinaria o Extraordinaria y remitirse por intermedio de la Dirección Seccional u Oficina Operativa respectiva, la cual deberá avalar los cambios ante la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana para su respectivo registro.
TÍTULO IV
ORGANOS DE DIRECCIÓN, ADMINISTRACIÓN Y ASESORÍA
DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
ARTÍCULO 74. ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN. Para el cumplimiento y desarrollo de los fines cada una de las Organizaciones de Defensa Civil contará con los siguientes órganos:
1. Asamblea General, órgano de dirección
2. Junta Directiva, órgano de administración
3. Fiscal, órgano de vigilancia y control administrativo y fiscal
4. Comité de Disciplina, órgano control disciplinario
5. Asesor Honorario, órgano de asesoría
Los Voluntarios elegidos como miembros de la Junta Directiva como Fiscal y Jefe del Comité de Disciplina, se denominan Dignatarios de la Organización.
CAPÍTULO I
ASAMBLEA GENERAL
ARTÍCULO 75. ÓRGANO DE DIRECCIÓN. La Asamblea General como órgano de dirección, es la máxima autoridad. Está integrada por los Voluntarios Juveniles, Operativos y Asesores de la Organización de Defensa Civil, en ningún momento podrá exceder el marco legal y estatutario.
ARTÍCULO 76. TIPO DE ASAMBLEAS. Las reuniones de la Asamblea General son de dos (2) clases: Ordinarias y Extraordinarias.
La Asamblea Ordinaria, se celebrará cada tres (3) años para elección de Dignatarios por vencimiento de período de gobierno.
La Asamblea Extraordinaria, se convoca en cualquier tiempo y sólo para tratar temas especiales.
Los Directores Seccionales y los Jefes de Oficinas Operativas, serán los responsables ante la Dirección General de controlar esta actividad. En casos especiales, el Director Seccional o Jefe de la Oficina Operativa podrá convocar a una Asamblea Extraordinaria para que los asambleístas tomen decisiones sobre aspectos de la Organización de Defensa Civil y de sus miembros.
PARAGRAFO. Se deberá convocar reuniones de carácter informativo con los Voluntarios Líderes en forma permanente y con la totalidad de los Voluntarios cuando se estime conveniente. La periodicidad de estas reuniones deberá estar contemplada en los Estatutos de la Junta.
ARTÍCULO 77. CONVOCATORIA. La convocatoria a las Asambleas Ordinarias y/o Extraordinarias, será ordenada por el Presidente y comunicadas por el Secretario de la Organización de Defensa Civil. Si el Secretario no comunica la convocatoria, el ordenador de la misma designará un Secretario Ad-hoc.
PARÁGRAFO 1. Cuando la convocatoria para Asamblea Ordinaria no la ordene el Presidente, podrá hacerla el Fiscal, la mitad más uno de los Voluntarios legalmente carnetizados como miembros de la Organización de Defensa Civil, la Dirección General o su representante a nivel de Dirección Seccional u Oficina Operativa.
PARÁGRAFO 2. El Fiscal asistirá a las sesiones de la Junta Directiva con voz pero sin voto, limitante que no se aplica en las Asambleas Ordinarias o Extraordinarias.
ARTÍCULO 78. REQUISITOS PARA LA CONVOCATORIA. El Secretario hará la citación con diez (10) días calendario de anticipación, comunicando por escrito o cualquier otro medio a todos los Voluntarios. En ella, se indicará el nombre y la calidad del ordenador de la convocatoria, sitio, fecha, hora y asuntos a tratar, de la cual se dejará constancia expresa.
PARÁGRAFO: En el mismo día en que se ordene la convocatoria, quedará cerrado el libro de registro de Voluntarios hasta el día siguiente en que se efectúe la reunión de Asamblea.
Si el día señalado en la convocatoria no se reúne válidamente la Asamblea, el libro permanecerá cerrado por diez (10) días más. El cierre del libro deberá ser refrendado por el Fiscal. No obstante lo anterior, cuando se reúna la totalidad de los Voluntarios, podrá efectuarse la Asamblea sin las exigencias anteriores.
ARTÍCULO 79. ELECCIÓN DE DIGNATARIOS AD-HOC DE ASAMBLEA. Reunidos los Voluntarios en el sitio, fecha y hora señalados en la convocatoria, en primer término, se procederá a elegir un Presidente provisional, el cual no podrá pertenecer a la Junta Directiva saliente.
Como Secretario actuará el mismo de la Organización de Defensa Civil o en su defecto el Presidente de la reunión designará un Secretario provisional, quien deberá ser un Voluntario carnetizado de la Organización de Defensa Civil y asistente en la Asamblea.
PARÁGRAFO. El Presidente de la Asamblea designará tres (3) escrutadores para las elecciones.
ARTÍCULO 80. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO DE LAS ASAMBLEAS. La asistencia de la mitad más uno de los Voluntarios debidamente inscritos como miembros de la Organización de Defensa Civil, constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas; si dentro de la hora siguiente a la convocatoria no se hubiere integrado
este quórum, la Asamblea podrá deliberar y adoptar decisiones válidas con un número de Voluntarios no inferior a veinte y seis (26), es decir, la mitad más uno del mínimo de Voluntarios requeridos para constituirse como Organización.
Una vez constituido el quórum, éste no se entenderá desintegrado por el retiro de alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el quórum mínimo a que se refiere el inciso anterior.
Si llegado el día y la hora para la realización de la Asamblea y no se conformare el quórum, se hará una nueva convocatoria. Se convocará a una nueva Asamblea a los cinco (5) días hábiles siguientes.
PARÁGRAFO. Si la Organización tiene un número impar de miembros, la mitad se aproximará al número menor. Ej. Si el número de Voluntarios es 65, la mitad es 32,5 en consecuencia, el número menor es 32 y para completar el quórum (mitad más uno) se deberá tener en cuenta uno más, es decir 33.
ARTÍCULO 81. ASISTENCIA A LAS ASAMBLEAS Y PODERES. Los Voluntarios están obligados a asistir a las Asambleas, salvo justificación de fuerza mayor o incapacidad médica demostrada, la cual se adjuntará al acta de Asamblea.
En caso de que un Voluntario no pueda asistir a una Asamblea, debe elaborar una carta explicando los motivos por los cuales no puede hacer presencia en la Asamblea convocada. Adicionalmente, anexará el poder donde otorga la delegación a otro Voluntario y se debe especificar si el poder es general (voz y voto) o si es solamente para voz sin voto.
Este poder deberá ser presentado previo a la celebración de la Asamblea ante el Secretario de la Organización de Defensa Civil.
Un Voluntario podrá representar máximo a un (1) Voluntario que le haya entregado el poder que trata el presente Artículo.
PARÁGRAFO 1. Un Voluntario solo puede participar en Asambleas de la Organización de Defensa Civil a la que pertenece, a menos que actúe como invitado especial de otras para intervenir en temas específicos. En ningún caso, tendrá voz ni voto en las decisiones de la Organización de Defensa Civil que lo invita.
PARÁGRAFO 2. La inasistencia reiterada a dos (2) Asambleas, así sea otorgando poderes, da lugar a que se configure la falta disciplinaria por violar el deber contenido en el Artículo 17 numeral 6 del presente Reglamento.
PARÁGRAFO 3. Los Voluntarios Asesores asistirán a las Asambleas con voz pero sin voto.
ARTÍCULO 82. ACTAS DE LAS ASAMBLEAS. De todas las Asambleas se deberá elaborar un acta, donde se dejará constancia de los hechos principales de cada reunión y de las decisiones que en ella se tomen. A cada reunión corresponderá un acta, la cual deberá contener por lo menos:
1. Razón social, número de la Resolución por medio del cual se otorga la personería jurídica.
2. Número de acta, que debe ser consecutivo sin importar el año.
3. Lugar, día, fecha y hora de la reunión.
4. Determinación de la persona o personas que ordenaron la convocatoria.
5. Nombre de los asistentes y sus respectivas firmas (preferiblemente por orden alfabético del apellido), documento de identificación, número del carnet.
6. Orden del día, que tendrá como mínimo lo siguiente:
a. Informe detallado de actividades operativas y administrativas realizadas durante el período de gobierno presentado por el Presidente, para el caso de Asambleas Ordinarias.
b. Informe del Tesorero que debe incluir específicamente un balance claro, detallado y explicativo de ingresos y egresos, para el caso de Asambleas Ordinarias.
c. Informe del Fiscal incluye el desarrollo del Planeamiento Estratégico, para el caso de Asambleas Ordinarias.
d. Adjuntar el inventario de bienes, detallando sus características mínimas que los identifique y estado de los mismos, para el caso de Asambleas Ordinarias.
e. Informe del asunto extraordinario a tratar en la Asamblea, para el caso de Asambleas Extraordinarias.
f. Proposiciones y varios para Asambleas Ordinarias y Extraordinarias.
PARÁGRAFO 1. El acta debe ser firmada por el Presidente y el Secretario de la Asamblea e incluir un resumen concreto de las intervenciones y uno detallado de las decisiones que se tomen.
PARÁGRAFO 2. Cuando se trate de Asamblea donde se elijan Dignatarios se debe dejar constancia de los elegidos con su documento de identificación y sus respectivas firmas aceptando la designación.
PARÁGRAFO 3. Si la Asamblea se suspende por alguna causa, deberá dejarse constancia en el acta las razones de la suspensión; así como, el día y hora determinados para su reanudación, teniendo en cuenta el mismo quórum que se tuvo para la inicial. Sin embargo, a ella podrán asistir otros Voluntarios Operativos que no estuvieron en la primera, siempre que no hubiesen estado inhabilitados por los Estatutos y/o Reglamento Interno.
ARTÍCULO 83. PÉRDIDA DE VALIDEZ ASAMBLEA ORDINARIA. Si transcurrido un (1) mes, no se ha dado trámite de los documentos a la Dirección General, pierde valor la Asamblea y en consecuencia, deberá efectuarse una nueva. Salvo causas que justifiquen la demora en el trámite.
ARTÍCULO 84. IMPUGNACIÓN. Los Voluntarios Operativos o cualquier Funcionario de la Defensa Civil Colombiana pueden impugnar las Asambleas de una Organización de Defensa Civil, siempre y cuando se configure una de las siguientes causales:
1. Cuando sea manifiesta su oposición a las normas legales o estatutarias.
2. Cuando uno o más de los elegidos no reúnan los requisitos legales.
3. La votación no sea secreta.
4. Indebida representación de Voluntarios Operativos con poderes no justificados o no presentados en debida forma.
ARTÍCULO 85. CONTENIDO DE LA IMPUGNACIÓN DE ASAMBLEA. La Impugnación deberá ser presentada por escrito y dirigida a la Dirección Seccional u Oficina Operativa, contendrá:
1. El nombre del impugnante con su respectiva dirección para notificaciones.
2. El número y fecha de la Asamblea que se impugna.
3. Los hechos que justifican la impugnación de la Asamblea.
4. Las normas que se consideran violadas.
5. Pruebas que soportan la impugnación.
6. Los anexos que estime convenientes.
ARTÍCULO 86. TÉRMINO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA IMPUGNACIÓN DE LA ASAMBLEA. La impugnación deberá ser presentada ante la Dirección Seccional u Oficina Operativa, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de realización de la Asamblea.
ARTÍCULO 87. COMPETENCIA PARA ADELANTAR EL TRÁMITE. La Dirección Seccional u Oficina Operativa de cada departamento o región, conocerá en primera instancia los trámites de impugnación.
Conocerá la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana del recurso de apelación que se interponga contra la decisión de primera instancia.
PARÁGRAFO. En caso de que la impugnación fuera presentada por un Funcionario de la Dirección Seccional u Oficina Operativa de la respectiva Organización de Defensa Civil, la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana designará la competencia operativa para que adelante la primera instancia.
ARTÍCULO 88. RECURSOS. Contra los autos de inadmisión o rechazo de la impugnación de Asamblea, procede el recurso de reposición ante la Dirección Seccional u Oficina Operativa, el cual deberá presentarse y sustentarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación.
Contra el auto que resuelva la impugnación procede el recurso de reposición ante el Director Seccional o Jefe de la Oficina Operativa que tomó la decisión el cual deberá presentarse dentro de los tres (3) días siguientes a su notificación y subsidiariamente el de apelación ante la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
ARTÍCULO 89. NOTIFICACIONES DE LAS DECISIONES EN IMPUGNACIÓN. Los autos de admisión, inadmisión o rechazo definitivo de la impugnación, así como la decisión de fondo se notificarán a las partes personalmente de conformidad con lo establecido en el Artículo 24 del presente Reglamento.
ARTÍCULO 90. ADMISIÓN, INADMISIÓN O RECHAZO DE LA IMPUGNACIÓN DE LA ASAMBLEA. A partir de la fecha de recibo de la impugnación de la Asamblea, la Dirección Seccional u Oficina Operativa, contará con un término de cinco (5) días hábiles para dictar el auto si la acepta, la inadmite o la rechaza.
La inadmitirá cuando faltaren los requisitos establecidos en el Artículo 84 numerales 1, 4 y 5 del presente Reglamento, en el cual la Dirección Seccional u Oficina Operativa señalará los errores que posea el documento y los defectos de que adolezca el documento, para que el impugnante de la Asamblea lo corrija en el término de cinco (5) días hábiles surtida la notificación del auto de inadmisión. Si no lo hiciere será objeto de rechazo.
Se entenderá por rechazo definitivo de la impugnación, cuando se presente fuera de términos o no reúna las exigencias establecidas en el Artículo 84 numerales 2 y 3 del presente Reglamento.
ARTÍCULO 91. TRASLADO Y EVALUACIÓN DE LA IMPUGNACIÓN DE LA ASAMBLEA. Una vez admitida la impugnación se trasladará por el término de cinco (5) días al Dignatario del cual se impugna su elección o a la Junta Directiva en caso de que la discusión verse sobre una decisión tomada por la Asamblea General distinta a elecciones, para que se manifiesten al respecto. El traslado se hará al domicilio del Dignatario o de la Junta, mediante oficio al cual se deberá adjuntar copia del respectivo escrito.
Vencido el traslado, el Funcionario competente dentro de los diez (10) días siguientes evaluará la procedencia o no de la causal propuesta.
En caso de que se requiera practicar pruebas, se suspenderá éste término hasta por quince (15) días. El ejercicio probatorio deberá respetar la oportunidad de controvertir las pruebas.
ARTÍCULO 92. FALLO DE PRIMERA INSTANCIA. Agotado el término para la evaluación el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, si con las pruebas allegadas comprueba
la concurrencia de la causal invocada en la impugnación, procederá a decretar la nulidad de la decisión de la Asamblea.
El fallo deberá contener:
1. Narración y descripción concisa de los hechos con indicación de tiempo, modo y lugar que dieron origen a la impugnación de la Asamblea.
2. Identificación de los Voluntarios elegidos como Dignatarios y cuyos cargos son objeto de la impugnación o narración concreta de la decisión que se impugna.
3. Análisis de las pruebas en que se fundó la impugnación.
4. Exposición fundamentada de las razones de la decisión de nulidad o declaratoria de no probada la impugnación de la Asamblea.
ARTÍCULO 93. EFECTOS. La presentación o admisión de la impugnación de la Asamblea, no invalida la elección de los Dignatarios, quienes seguirán en el ejercicio del cargo hasta que se resuelvan los recursos contra el fallo de primera instancia si fueron impuestos. En caso contrario, continuarán ejerciendo el cargo hasta el vencimiento del término para interponer los recursos contra el fallo (ejecutoria de la decisión).
ARTÍCULO 94. NUEVA ASAMBLEA POR NULIDAD. La providencia definitiva que decrete la nulidad de la Asamblea o elección, determinará el plazo para la convocatoria de una nueva.
En caso de nulidad de elección del Presidente, actuará como tal, el Vicepresidente hasta tanto se convoque la Asamblea Extraordinaria para tal fin.
CAPÍTULO II
JUNTA DIRECTIVA
ARTÍCULO 95. ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN. La Junta Directiva es el órgano de administración que vela por los intereses de la Organización de Defensa Civil. Está conformada por:
1. Un (01) Presidente
2. Un (01) Vicepresidente
3. Un (01) Secretario
4. Un (01) Tesorero
5. Un (01) Coordinador Operativo
6. Un (01) Jefe del Talento Humano
7. Un (01) Jefe de Comunicaciones, Prensa y Relaciones Públicas
8. Un (01) Jefe de Capacitación y Entrenamiento
Contarán con sus respectivos Suplentes, quienes reemplazarán al principal en sus faltas absolutas o temporales en los términos de esta Reglamento.
El Fiscal y el Jefe del Comité de Disciplina no forman parte de la Junta Directiva, dado que son Dignatarios con funciones independientes y autónomas para velar por el buen manejo de los bienes asignados, la Administración de la Organización y la disciplina de cada uno de sus miembros.
PARÁGRAFO. El Coordinador Operativo se elegirá únicamente para ser parte de las Organizaciones denominadas Juntas de Defensa Civil.
ARTICULO 96. FUNCIONES DEL PRESIDENTE. Son funciones del Presidente, las siguientes:
1. Ejercer el liderazgo de la Organización de Defensa Civil.
2. Planear, coordinar y dirigir los programas de gestión de riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental que debe desarrollar la Organización en su
Jurisdicción, en coordinación con el Coordinador Operativo, Vicepresidente y Jefe de Capacitación y Entrenamiento.
3. Llevar la Representación Legal, autorizar con su firma los actos y contratos en que tenga que intervenir, previa coordinación y visto bueno escrito del Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa.
4. Firmar los cheques con el Tesorero y el Fiscal.
5. Ejercer las funciones de fallador de primera instancia en los procesos disciplinarios por faltas leves o graves adelantados al interior de su Organización de Defensa Civil una vez la Junta Directiva llegue a la decisión que considere conveniente.
6. Hacer cumplir los principios y valores, lo mismo que las normas disciplinarias.
7. Realizar las coordinaciones exigidas con el Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa para el cumplimiento del Planeamiento Estratégico.
8. Recopilar los informes de gestión mensuales que los diferentes Dignatarios tienen que presentar, en los términos del presente Reglamento para enviarlos a la Dirección Seccional u Oficina Operativa correspondiente.
9. Solicitar las autorizaciones requeridas a la Dirección Seccional, Oficina Operativa o Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, para la realización de actividades e informarlas cuando así se requiera.
10. Ejecutar los planes, proyectos y programas adoptados por la Asamblea General y la Junta Directiva.
11. Responder disciplinaria, fiscal, administrativa y penalmente por sus actuaciones que contravengan las disposiciones legales vigentes.
12. Responder ante la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana por el uso correcto de los equipos de telecomunicaciones y frecuencias; así como todos los bienes muebles e inmuebles y recursos que ingresen a la Junta.
13. Mantener a la Junta Directiva informada sobre la Organización de Defensa Civil y administración de la misma.
14. Manejar conjuntamente con el Tesorero y el Fiscal, las cuentas bancarias corrientes y/o de ahorros.
15. Conseguir asesores para la Organización de Defensa Civil, personal capacitado que recomiende la buena ejecución del Planeamiento Estratégico de la Institución.
16. Delegar cuando lo considere necesario alguna o algunas de sus funciones en el Vicepresidente, previa autorización de la Junta Directiva.
17. Convocar a Asamblea General y de Junta Directiva, cuya asistencia es obligatoria.
18. Presentar la ejecución y cumplimiento de los Objetivos Estratégicos de la Organización de Defensa Civil ante la Junta Directiva.
19. Rendir los informes de gestión ante la Asamblea General o a quien se lo requiera y realizar la entrega formal del cargo, cuando haya lugar a ello.
20. Constituir mandatarios que representen a la Organización de Defensa Civil en negocios judiciales y/o extrajudiciales.
21. Incorporar Voluntarios como aporte a la causa y la cruzada institucional.
22. Apoyar el Planeamiento Estratégico de la Institución.
23. Mantener física y moralmente a los Voluntarios con amor a la causa y a la cruzada. Lograr el espíritu de entrega y comprometimiento institucional.
24. Presentar el Plan de Inversión al Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa para el visto bueno y aprobación del mismo, sobre todos los contratos y/o convenios que celebre la Organización de Defensa Civil.
25. Asistir a las convocatorias de “Rendición de Cuentas” y presentar las actividades desarrolladas en cada uno de los cinco (5) Objetivos Estratégicos del Planeamiento Estratégico de la Institución. En caso que los resultados sean negativos se le revocará el mando en la misma Asamblea y se nombrará con la aprobación de los asambleístas en presencia de un Funcionario, el nuevo Presidente.
26. Responder las peticiones, quejas y reclamos de la comunidad relacionadas con la Organización de Defensa Civil.
27. Supervisar especialmente el cumplimiento de las funciones del Vicepresidente en lo relacionado con la acción social, del Coordinador Operativo con la gestión de riesgo en desastres, del Jefe de Talento Humano con la gestión de calidad y del Jefe de Capacitación y Entrenamiento con la gestión ambiental.
28. Informar mensualmente a la Dirección Seccional u Oficina Operativa a la cual pertenezca, el avance y cumplimiento de su plan de acción o de las actividades desarrolladas en el período respectivo.
29. Realizar anotaciones mensuales en las hojas de vida de los Voluntarios para la evaluación anual.
30. Las demás que le señalen la Ley, los Estatutos y/o Reglamento Interno.
PARÁGRAFO: En la ausencia del Presidente lo reemplaza el Vicepresidente. En caso de que el Presidente o Vicepresidente no puedan ejercer sus funciones, el Director Seccional o Jefe de la Oficina Operativa nombrará a un Dignatario como responsable de la Organización de Defensa Civil y junto con el Tesorero velarán por el mantenimiento y seguridad de los bienes asignados sean propios, adquiridos por comodatos o donaciones. Lo anterior por el tiempo hasta que se convoque a la Asamblea General y se realice la elección del nuevo Presidente.
ARTÍCULO 97. FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE. Son funciones del Vicepresidente, las siguientes:
1. Programar, coordinar y dirigir los programas de acción social que debe desarrollar la Organización de Defensa Civil.
2. Asumir la Presidencia en las ausencias temporales o absolutas del titular cuando faltare tres (3) meses o menos para la finalización del período como Dignatario.
3. Cumplir las funciones que le delegue el Presidente.
4. Informar mensualmente a la Dirección Seccional u Oficina Operativa a la cual pertenezca, a través del Presidente, el avance y cumplimiento de su plan de acción o de las actividades desarrolladas en el período respectivo.
5. Hacer seguimiento al cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución: Visión, Misión y cinco (5) Objetivos Estratégicos, mediante informes presentados semestralmente a la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana a través del Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa correspondiente.
6. Supervisar el desarrollo de las actividades en que se compromete la Organización de Defensa Civil.
7. Elaborar de acuerdo a instrucciones del Presidente los boletines e informes, enviando copia a la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
8. Promover la consecución de contratos, convenios y proyectos.
9. Colaborar con el Presidente en la programación y coordinación de actividades relacionadas con el objeto de la Organización de Defensa Civil.
10. Asistir a las Asambleas y reuniones de Junta Directiva con derecho a voz y voto.
11. Apoyar el plan de moral y bienestar de la Organización de Defensa Civil.
12. Velar por el fortalecimiento administrativo y operacional.
13. Incorporar Voluntarios como aporte a la causa y la cruzada institucional.
14. Apoyar el Planeamiento Estratégico de la Institución.
15. Asistir a las convocatorias de “Rendición de Cuentas” y presentar las actividades desarrolladas en cada uno de los cinco (5) Objetivos Estratégicos del Planeamiento Estratégico de la Institución. En caso que los resultados sean negativos se le revocará el mandato en la misma Asamblea y se nombrará con la aprobación de los asambleístas en presencia de un Funcionario, el nuevo Vicepresidente.
16. Las demás que le señalen la Ley, los Estatutos y/o Reglamento Interno.
ARTÍCULO 98. FUNCIONES DEL TESORERO. Son funciones del Tesorero, las siguientes:
1. Responder por el recaudo, manejo y cuidado de todos los dineros, valores y bienes de la Organización de Defensa Civil.
2. Constituir fianzas o garantías de manejo en la cuantía que señale el Reglamento.
3. Presentar a la Junta el presupuesto semestral de ingresos y gastos.
4. Apertura y manejo de cuentas bancarias corrientes y/o de ahorros de la Organización de Defensa Civil.
5. Firmar los cheques con el Presidente y el Fiscal.
6. Efectuar oportunamente el pago de las obligaciones de la Organización de Defensa Civil tanto civiles como tributarias.
7. Presentar a la Junta Directiva y a la Asamblea General, sea Ordinaria o Extraordinaria o cuando ellas lo exijan, un informe claro, detallado y explicativo, sobre el estado de tesorería, manejo de los recursos durante todo el período, así como la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos.
8. Informar mensualmente a la Dirección Seccional u Oficina Operativa a la cual pertenezca, a través del Presidente el avance y cumplimiento de su plan de acción o de las actividades desarrolladas en el período respectivo.
9. Rendir a la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana por intermedio de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, un informe detallado de tesorería cuando le sea solicitado.
10. Responder por el manejo, distribución y cuidado del inventario.
11. Llevar los libros de contabilidad de la Organización de Defensa Civil de acuerdo a las normas vigentes.
12. Llevar los libros de la Caja Menor de la Organización de Defensa Civil.
13. Fortalecer administrativa y logísticamente la Institución.
14. Incorporar Voluntarios como aporte a la causa y cruzada institucional.
15. Apoyar el Planeamiento Estratégico de la Institución.
16. Asistir a las convocatorias de “Rendición de Cuentas” y presentar las actividades desarrolladas en cada uno de los cinco (5) Objetivos Estratégicos del Planeamiento Estratégico de la Institución. En caso que los resultados sean negativos se le revocará el mandato en la misma Asamblea y se nombrará con la aprobación de los asambleístas en presencia de un funcionario, el nuevo Tesorero.
17. Las demás que le señalen la Ley, los Estatutos y/o Reglamento Interno.
ARTICULO 99. FUNCIONES DEL COORDINADOR OPERATIVO. Son funciones del Coordinador Operativo, las siguientes:
1. Realizar planes de emergencia y contingencia en gestión del riego en desastres y operar bajo la coordinación del Presidente de la Junta.
2. Dirigir la formación de los Comités y Grupos especializados en gestión del riesgo en desastres y demás que se requieran para el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución.
3. Coordinar con el Presidente de la Junta la promoción, capacitación y entrenamiento de los Comités, Grupos, Agrupaciones y Destacamentos.
4. Coordinar la prestación de los servicios y vigilar su estricto cumplimiento.
5. Informar a sus superiores y compañeros Voluntarios sobre la realización de actividades.
6. Obrar con rectitud y responsabilidad en todas sus actuaciones y actividades que se desarrolle.
7. Mantener las normas de seguridad y evitar accidentes en los Aspirantes y Voluntarios.
8. Responder ante el Presidente y la Junta Directiva por el cabal desempeño de sus funciones y las de sus subalternos.
9. Asistir con voz y voto a reuniones de las sesiones de Junta Directiva.
10. Fortalecer operacionalmente la Organización de Defensa Civil en la gestión de riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental.
11. Incorporar Voluntarios como aporte a la causa y cruzada institucional.
12. Apoyar el Planeamiento Estratégico de la Institución.
13. Informar mensualmente a la Dirección Seccional u Oficina Operativa a la cual pertenezca, a través del Presidente el avance y cumplimiento de su plan de acción o de las actividades desarrolladas en el período respectivo.
14. Asistir a las convocatorias de “Rendición de Cuentas” y presentar las actividades desarrolladas en cada uno de los cinco (5) Objetivos Estratégicos del Planeamiento Estratégico de la Institución.
15. Las demás que le señalen la Ley, los Estatutos y/o Reglamento Interno.
ARTÍCULO 100. FUNCIONES DEL JEFE DEL TALENTO HUMANO. Son funciones del Jefe del Talento Humano las siguientes:
1. Coordinar las acciones tendientes a la gestión de calidad de la Organización de Defensa Civil.
2. Llevar el registro de los Aspirantes, Civilitos, Juveniles, Voluntarios Operativos y Asesores de la Organización de Defensa Civil, actualizado en sistema de bases de datos o libros respectivos.
3. Gestionar ante la Dirección Seccional u Oficina Operativa a la que pertenezca, todas las novedades relacionadas con las situaciones administrativas de los Voluntarios de la Organización de Defensa Civil.
4. Implementar programas de moral y bienestar para los Voluntarios y sus familias pertenecientes a su Organización de Defensa Civil. Proponer a los Voluntarios que sobresalgan para ser felicitados, premiados y estimulados por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, Dirección Seccional, Oficina Operativa o Mesa Directiva.
5. Realizar los informes que la Junta Directiva de la Organización de Defensa Civil, la Dirección Seccional, Oficina Operativa o la Dirección General de la Defensa Civil requieran, relacionados con situaciones específicas de los Voluntarios que conforman la Organización de Defensa Civil.
6. Informar mensualmente a la Dirección Seccional u Oficina Operativa a la cual pertenezca, a través del Presidente el avance y cumplimiento de su plan de acción o de las actividades desarrolladas en el período respectivo.
7. Responder por el uso correcto de los uniformes, distintivos, documentos de identificación de los Voluntarios de la Organización de Defensa Civil.
8. Gestionar las novedades relacionadas con la reclamación del seguro de vida de los Voluntarios y tener al día los formularios y formatos relacionados con ello.
9. Coordinar y supervisar las actividades de los Civilitos y Voluntarios Juveniles.
10. Gestionar los documentos requeridos para la expedición del carnet que identifica a los Voluntarios de la Organización de Defensa Civil ante la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana con los resultados (calificación) del Curso Básico FASE I.
11. Coordinar las acciones necesarias para eventos relacionados con enfermedades de los Voluntarios adscritos a la Organización de Defensa Civil, su fallecimiento o el de sus familiares, para garantizar la representación de la Institución en momentos difíciles.
12. Distribuir la Organización de Defensa Civil para el servicio semanalmente en Voluntarios disponibles y Voluntarios de reserva.
13. Presentar a la Junta Directiva los candidatos a ser estimulados con medallas, condecoraciones y años de servicio.
14. Incorporar Voluntarios como aporte a la causa y cruzada institucional.
15. Apoyar el Planeamiento Estratégico de la Institución.
16. Asistir a las convocatorias de “Rendición de Cuentas” y presentar las actividades desarrolladas en cada uno de los cinco (5) Objetivos Estratégicos del Planeamiento Estratégico de la Institución.
17. Las demás que le señalen la Ley, los Estatutos y/o Reglamento Interno.
ARTÍCULO 101. FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son funciones del Secretario, las siguientes:
1. Responder por los programas de gestión ambiental que desarrolle la Organización de Defensa Civil.
2. Comunicar y citar a los Voluntarios a Asamblea General y de Junta Directiva.
3. Desempeñar sus funciones tanto en las Asambleas Generales como de la Junta Directiva y elaborar las correspondientes actas, dentro del término legal y con el lleno de los requisitos exigidos para las mismas.
4. Informar mensualmente a la Dirección Seccional u Oficina Operativa a la cual pertenezca, a través del Presidente el avance y cumplimiento de su plan de acción o de las actividades desarrolladas en el período respectivo.
5. Elaborar, expedir todas las constancias y dar curso a la correspondencia, así como rendir los informes a la Dirección Seccional u Oficina Operativa correspondiente.
6. Dar trámite y responder por la correspondencia recibida (interna o externa) y emitida (interna o externa) por la Junta.
7. Compilar todas las normas dictadas por la Defensa Civil Colombiana y la Organización de Defensa Civil, así como velar por su publicación y difusión.
8. Llevar los registros generales de actas, listados de miembros (Voluntarios), carnetización, comisiones, libros que debe llevar la Junta y demás asuntos relativos a su cargo.
9. Dar fe y hacer el registro de los poderes para las Asambleas.
10. Incorporar Voluntarios como aporte a la causa y la cruzada institucional.
11. Apoyar el Planeamiento Estratégico de la Institución.
12. Asistir con voz y voto a las Asambleas y reuniones de la Junta Directiva.
13. Colaborar con el fortalecimiento de la imágen institucional.
14. Asistir a las convocatorias de “Rendición de Cuentas” y presentar las actividades desarrolladas en cada uno de los cinco (5) Objetivos Estratégicos del Planeamiento Estratégico de la Institución.
15. Las demás que le señalen la Ley, los Estatutos y/o Reglamento Interno.
ARTÍCULO 102. FUNCIONES DEL JEFE DE COMUNICACIONES, PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS. Son funciones del Jefe de Comunicaciones, Prensa y Relaciones Públicas, las siguientes:
1. Asesorar al Presidente en el fortalecimiento de la imagen de la Institución, la cual debe estar acorde con el Planeamiento Estratégico de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
2. Mantener los equipos de comunicación, telecomunicaciones e informática en buen estado para el enlace regional y local de Organización de Defensa Civil.
3. Coordinar las comunicaciones y las relaciones públicas de la Organización con la ciudadanía en general, las entidades públicas, privadas de su jurisdicción y los medios de comunicación.
4. Mantener enlace permanente con los representantes de las Organizaciones involucradas en el ámbito de gestión del riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental.
5. Mantener las relaciones públicas con benefactores y otras instituciones públicas y privadas.
6. Incorporar Voluntarios como aporte a la causa y la cruzada institucional.
7. Apoyar el Planeamiento Estratégico de la Institución.
8. Diseñar y ejecutar estrategias de gestión institucional con el propósito de propiciar una adecuada difusión de las acciones operativas adelantadas por la Organización de Defensa Civil.
9. Elaborar los informes de prensa, el cubrimiento televisión y radio en la gestión de riesgo en desastres, acción social y gestión ambiental.
10. Incrementar la imagen de la Organización de Defensa Civil como organismo de socorro, social y humanitario.
11. Preparar entrevistas, publicaciones y videos de la Organización de Defensa Civil.
12. Informar mensualmente a la Dirección Seccional u Oficina Operativa a la cual pertenezca, a través del Presidente el avance y cumplimiento de su plan de acción o de las actividades desarrolladas en el período respectivo.
13. Asistir a las convocatorias de “Rendición de Cuentas” y presentar las actividades desarrolladas en cada uno de los cinco (5) Objetivos Estratégicos del Planeamiento Estratégico de la Institución.
14. Las demás que le señalen la Ley, los Estatutos y/o Reglamento Interno.
ARTÍCULO 103. FUNCIONES DEL JEFE DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO. Son funciones del Jefe de Capacitación y Entrenamiento, las siguientes:
1. Planear, coordinar y dirigir las actividades de gestión ambiental de la Organización de Defensa Civil.
2. Realizar planes de capacitación e instrucción dirigidos a los miembros de la Organización de Defensa Civil, relacionados con la gestión de riesgo en desastres, acción social, gestión ambiental y gestión de calidad.
3. Velar por la programación, ejecución y cumplimiento del Curso Básico FASE I, FASE II y demás cursos, dirigidos a todos los Aspirantes y Voluntarios de la Organización de Defensa Civil.
4. Dirigir y coordinar el Comité Móvil de Instrucción y Entrenamiento de la respectiva Organización de Defensa Civil.
5. Responder por el mantenimiento y conservación del centro de entrenamiento del Organización de Defensa Civil.
6. Responder por los elementos que se usen en desarrollo de las actividades propias de su cargo.
7. Seleccionar en coordinación con el Coordinador Operativo, el Jefe de Talento Humano y el Secretario, los candidatos para los cursos que se convoquen por otras entidades o por la Defensa Civil Colombiana. Cuando se trate de cursos dictados por otras entidades de socorro, deberá contarse con el visto bueno de la Dirección Seccional u Oficina Operativa respectiva.
8. Gestionar la capacitación con otras instituciones a nivel nacional e internacional.
9. Coordinar las actividades de campamentaciones en coordinación con el Coordinador Operativo, el Jefe de Talento Humano y el Secretario.
10. Mantener la base de datos de los Voluntarios capacitados de la Organización de Defensa Civil en cada una de las especialidades.
11. Incorporar Voluntarios para la causa y la cruzada institucional.
12. Apoyar el Planeamiento Estratégico de la Institución.
13. Informar mensualmente a la Dirección Seccional u Oficina Operativa a la cual pertenezca, a través del Presidente el avance y cumplimiento de su plan de acción o de las actividades desarrolladas en el período respectivo.
14. Asistir a las convocatorias de “Rendición de Cuentas” y presentar las actividades desarrolladas en cada uno de los cinco (5) Objetivos Estratégicos del Planeamiento Estratégico de la Institución.
15. Las demás que le señalen la Ley, los Estatutos y/o Reglamento Interno.
CAPÍTULO III
DEL FISCAL
ARTÍCULO 104. ÓRGANO DE VIGILANCIA Y CONTROL. El Fiscal en una Organización de Defensa Civil cumple las funciones de órgano de control y vigilancia administrativa y fiscal, por lo tanto le corresponde ejercer todas las actividades tendientes a que la Organización de Defensa Civil ejerza una gestión acorde con las políticas de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
El Fiscal no hace parte de la Junta Directiva de la Organización por ser un ente de control y vigilancia administrativa y fiscal de una Organización de Defensa Civil.
ARTÍCULO 105. FUNCIONES. Son funciones del Fiscal, las siguientes:
1. Ejercer el control permanente sobre los bienes y fondos de la Organización de Defensa Civil.
2. Revisar y controlar el movimiento de los libros contables, comprobantes, extractos bancarios y valores que se lleven al interior de la Organización de Defensa Civil.
3. Velar porque en las operaciones, transacciones o negociaciones que se hagan a nombre de la Junta Defensa Civil, se hayan cumplido los debidos trámites y autorizaciones.
4. Vigilar que no se utilice indebidamente el nombre de la razón social de la Organización de Defensa Civil, ni se preste a terceros para fines lucrativos.
5. La Defensa Civil Colombiana es una Entidad sin ánimo de lucro, en caso de conocer procedimientos, acciones o hechos que incumplan este aspecto, se deben dar a conocer en forma inmediata a la Junta Directiva y al Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa para adelantar la Investigación Disciplinaria pertinente. No hacerlo, es participar en la irregularidad que puede dar motivo a la expulsión como Voluntario previo proceso disciplinario.
6. Vigilar e informar a la Asamblea General, a la Junta Directiva, a los Voluntarios, al Director Seccional, Jefe de Oficina Operativa o Director General de la Defensa Civil Colombiana, cualquier irregularidad que observe en el cumplimiento de la Ley, el Estatuto o Reglamento Interno, que ocurra en el funcionamiento de la Organización de Defensa Civil y en desarrollo de sus actividades.
7. Autorizar con su firma los informes de tesorería.
8. Firmar los cheques junto con el Presidente y el Tesorero.
9. Asistir a las reuniones de Asamblea y Junta Directiva en las cuales tendrá voz pero no voto.
10. Convocar a la Asamblea General a reuniones extraordinarias cuando lo considere necesario.
11. Presentar informe a la Asamblea General al finalizar el período de Dignatario sobre las actividades realizadas durante su período de gobierno.
12. Velar porque la Organización de Defensa Civil y cada uno de sus Voluntarios cumplan con las disposiciones legales, estatutarias y el Planeamiento Estratégico de la Institución.
13. Rendir informes a la Dirección Seccional u Oficina Operativa cada mes de los resultados de su gestión; de no hacerlo, será causa de desvinculación de la Institución previo proceso disciplinario.
18. Asistir a las convocatorias de “Rendición de Cuentas” y presentar las actividades desarrolladas en cada uno de los cinco (5) Objetivos Estratégicos del Planeamiento Estratégico de la Institución.
En caso, que los resultados sean negativos se le revocará el mandato en la misma Asamblea General y se nombrará con la aprobación de los asambleístas en presencia de un funcionario, el nuevo Fiscal.
14. Incorporar Voluntarios para la causa y la cruzada institucional.
15. Apoyar el Planeamiento Estratégico de la Institución.
16. Las demás que le señalen la Ley, los Estatutos y/o Reglamento Interno.
PARÁGRAFO. Queda prohibido al Fiscal ejercer cualquier función que implique coadministración dentro de la Organización de la Defensa Civil. Si se comprobare ésta conducta, será causal de falta gravísima.
CAPÍTULO IV
COMITÉ DE DISCIPLINA
ARTÍCULO 106. ÓRGANO DE CONTROL DISCIPLINARIO. El Comité de Disciplina como órgano de control disciplinario de las Organizaciones de Defensa Civil, ejerce la atribución de instruir y recomendar la decisión de los procesos disciplinarios a la Junta Directiva.
ARTÍCULO 107. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE DISCIPLINA. El Comité de Disciplina está integrado por tres (3) miembros: el Jefe de Disciplina elegido por la Asamblea, un Voluntario debidamente carnetizado nombrado por la Junta Directiva, y un Voluntario debidamente carnetizado nombrado por el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa. Cada uno de ellos tendrá su respectivo suplente.
PARÁGRAFO 1. El Jefe del Disciplina por la naturaleza de sus funciones no hará parte de la Mesa Directiva.
PARÁGRAFO 2. Los designados al Comité de Disciplina por parte de la Junta Directiva y de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, no podrán ser elegidos para el período inmediatamente siguiente.
ARTÍCULO 108. FUNCIONES DEL COMITÉ DE DISCIPLINA. Además de las señaladas en los Estatutos y/o Reglamento Interno de las Organizaciones de Defensa Civil, el Comité de Disciplina tiene como funciones:
1. Velar por la disciplina de la Organización de Defensa Civil.
2. Adelantar las investigaciones disciplinarias por el incumplimiento a los deberes o extralimitación a los derechos por parte de los Voluntarios de la respectiva Organización de Defensa Civil.
3. Instruir el procedimiento disciplinario hasta el perfeccionamiento, allegando todas las pruebas encaminadas al esclarecimiento de los hechos.
4. Recomendar la decisión disciplinaria a la Junta Directiva cuanto haya iniciado la investigación del caso.
5. Cumplir con los términos legales para la instrucción del proceso disciplinario, establecidos en el presente Reglamento.
6. Obrar en forma imparcial.
7. Tener la debida reserva en los asuntos que conoce por razón de su cargo.
8. Informar a la Dirección Seccional u Oficina Operativa el resultado de los procesos que se fallen en su instancia.
9. Asistir a las convocatorias de “Rendición de Cuentas” y presentar las actividades desarrolladas en cada uno de los cinco (5) Objetivos Estratégicos del Planeamiento Estratégico de la Institución.
10. Las demás que le señalen la Ley, los Estatutos y/o Reglamento Interno.
ARTÍCULO 109. FUNCIONES DEL JEFE DE DISCIPLINA. Las funciones del Jefe de Disciplina de una Organización de Defensa Civil son las siguientes:
1. Convocar a los dos (2) Voluntarios nombrados como miembros del Comité de Disciplina y con ellos coordinar el ejercicio de las funciones del comité.
2. Coordinar al Comité de Disciplina en el ejercicio de la función investigativa que se deba adelantar cuando se presente una queja o informe que amerite una indagación o Investigación Disciplinaria.
3. Ser la persona que representa al Comité de Disciplina.
4. Liderar el trabajo de investigación en los procesos que se inicien en contra de Voluntarios de la Organización de Defensa Civil con base en el debido proceso.
5. Dictar los autos de apertura de indagación, investigación, pruebas, cargos, y demás propios de su naturaleza dentro de una Investigación Disciplinaria.
6. Presentar oportunamente ante la Junta Directiva de la Organización de Defensa Civil la recomendación del trabajo investigativo adelantado.
7. Presentar los informes que requiera la Junta Directiva, la Dirección Seccional, Oficina Operativa o la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
8. Asistir a las sesiones de la Junta Directiva cuando ésta lo requiera.
9. Adelantar de oficio las investigaciones disciplinarias a que haya lugar cuando tenga conocimiento de una irregularidad al interior de la Organización de Defensa Civil.
10. Asistir a las convocatorias de “Rendición de Cuentas” y presentar las actividades desarrolladas en cada uno de los cinco (5) Objetivos Estratégicos del Planeamiento Estratégico.
En caso que los resultados sean negativos se le revocará el mandato en la misma Asamblea y se nombrará con la aprobación de los asambleístas en presencia de un funcionario, el nuevo Jefe de Disciplina.
11. Las demás que le señalen la Ley, los Estatutos y/o Reglamento Interno.
PARAGRAFO: Los Voluntarios nombrados por la Mesa Directiva podrán ser relevados en caso de no dar cumplimiento a la misión Institucional, en cualquier tiempo, con la mayoría de los votos de la Mesa Directiva.
CAPÍTULO V
REQUISITOS PARA SER DIGNATARIO, INHABILIDADES, PERÍODO Y REVOCATORIA DEL MANDATO
ARTÍCULO 110. CALIDAD DE DIGNATARIO. La calidad de Dignatario la adquiere el Voluntario que haya sido elegido como miembro de la Junta Directiva, Fiscal o Jefe del Comité de Disciplina.
ARTÍCULO 111. REQUISITOS. Para ser Dignatario se requiere:
1. Ser mayor de edad.
2. Tener disponibilidad de tiempo para garantizar su trabajo en la Organización de Defensa Civil.
3. Ser parte de una Organización de Defensa Civil.
4. Residir con carácter permanente en la jurisdicción.
5. Tener liderazgo y gozar de prestigio en la comunidad.
6. No poseer antecedentes de orden disciplinario, penal o civil.
7. No tener directa ni indirectamente obligaciones o acreencias pendientes con la Organización de Defensa Civil, ni con entidades del Estado que sean incompatibles con el cargo.
8. Tener vigente el carnet que lo acredita como Voluntario Operativo de la Organización de Defensa Civil.
9. En lo posible tener el título de Bachiller, Técnico o Profesional.
10. Haber aprobado el Curso Básico de Defensa Civil FASE I y II.
11. Estar presente en la respectiva Asamblea Ordinaria o Extraordinaria en la cual se efectúe la elección de Dignatarios.
12. No tener antecedentes negativos de su comportamiento como Voluntario de la Defensa Civil Colombiana.
13. No haber formado parte de la Junta Directiva inmediatamente anterior, salvo autorización de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
ARTÍCULO 112. INHABILIDADES. No podrá ser Dignatario, ni Suplente:
1. Los servidores públicos, miembros de Juntas de Acción Comunal o Dignatarios de cualquier otra Organización.
Excepcionalmente, la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana podrá autorizar que un servidor público pueda ostentar la calidad de Dignatario en los términos de este Reglamento.
2. Los cónyuges, el compañero o compañera permanente y los parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad (padres, hijos, tíos, hermanos y primos), segundo de afinidad (cuñados, suegros e hijos habidos por fuera del matrimonio del esposo o esposa, -hijastros-) o primero civil (hijos adoptivos y padres adoptantes) de Dignatarios elegidos.
Los candidatos a ser elegidos como Dignatarios o Suplentes, tendrán la misma inhabilidad en caso de que uno de sus parientes haya ocupado el cargo de Dignatario o Suplente y se encuentren dentro de los Dignatarios o Suplentes salientes.
3. Tener antecedentes disciplinarios relacionados con faltas graves y gravísimas durante los últimos diez (10) años.
ARTICULO 113. REVOCATORIA DEL MANDATO. Si alguno de los Dignatarios no cumple con sus funciones o lo hace de manera irregular, es atribución de la Asamblea General previa convocatoria de Asamblea Extraordinaria revocar el mandato del Dignatario en cualquier tiempo, previa decisión de la mayoría simple del personal asistente a la Asamblea, el cual no puede ser inferior a la mitad más uno del total de Voluntarios que conforman la Organización de Defensa Civil.
PARÁGRAFO 1. Es igualmente atribución del Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa, convocar a Asamblea Extraordinaria para que se revoque el mandato de los Dignatarios cuando lo considere conveniente.
PARÁGRAFO 2. La revocatoria del mandato, es independiente de la acción disciplinaria o penal que pudiere surgir según el caso.
CAPÍTULO VI
ELECCIÓN DE DIGNATARIOS
ARTÍCULO 114. ELECCIÓN DE LOS DIGNATARIOS. Los Dignatarios de una Organización de Defensa Civil serán elegidos por los siguientes órganos:
1. La Asamblea General elegirá al Presidente, Vicepresidente, Tesorero, Fiscal, Jefe de Disciplina y los suplentes de cada uno.
2. Los anteriores Dignatarios en primera reunión de la Junta Directiva, elegirán al Secretario, Coordinador Operativo, Jefe del Talento Humano, Jefe de Capacitación y Entrenamiento, Jefe de Comunicaciones, Prensa y Relaciones Públicas con sus respectivos suplentes.
PARÁGRAFO. Las elecciones se harán en sesiones ordinarias cuando sea por vencimiento del período o en extraordinarias, si el Dignatario se retira por cualquier otra causa.
ARTÍCULO 115. SISTEMA DE ELECCIÓN DE LOS DIGNATARIOS POSTULADOS POR LA ASAMBLEA Y LOS DIGNATARIOS POSTULADOS POR LA JUNTA DIRECTIVA. El sistema para la elección de los Dignatarios postulados tanto en Asamblea General como en la reunión de Junta Directiva será el de mayoría simple.
La elección por mayoría simple, consiste en que es elegido el candidato que más votos tenga, en comparación con la de sus competidores del total de los asistentes a la Asamblea o reunión de Junta Directiva.
En caso de presentarse empate, se repetirá la elección cuantas veces sea necesario.
PARAGRAFO. Si la Asamblea lo considera conveniente, la elección de Dignatarios podrá efectuarse mediante la conformación de planchas para los cargos que ésta elige, siempre que medien programas y planes de acción como propuesta.
ARTÍCULO 116. POSESIÓN Y EMPALME. Los Dignatarios elegidos por la Asamblea tomarán posesión ante la misma Asamblea que los eligió. Los elegidos por la Junta Directiva se posesionarán ante ella.
Posesionado el reemplazo, el Dignatario saliente deberá proceder a hacer el empalme dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, haciendo entrega de los bienes, valores, libros y demás propiedades de la Organización de Defensa Civil.
El incumplimiento de esta obligación, dará lugar a las sanciones disciplinarias y penales del caso.
ARTÍCULO 117. PERÍODO. El período de los Dignatarios y suplentes será de tres (3) años.
ARTÍCULO 118. INSCRIPCIÓN DE DIGNATARIOS. Para la inscripción de los Dignatarios elegidos se deberá elevar la solicitud a la Dirección General en el mismo formato dispuesto para la Representación Legal según lo señala el Artículo 68 del presente Reglamento.
ARTÍCULO 119. REELECCIÓN. Vencido el período de un Dignatario elegido por Asamblea General, éste no puede ser reelegido; excepto que el Dignatario eleve una solicitud, acompañada de la aprobación de reelección de la Asamblea ante el Director Seccional o Jefe de Oficina Operativa quien deberá dar su visto bueno.
Teniendo en cuenta el cumplimiento previo de estos requisitos y del Planeamiento Estratégico de la Institución, la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana tomará la decisión si se acepta o no la reelección.
Pasado un (1) período, los Dignatarios no reelegidos podrán postularse para los siguientes períodos.
CAPÍTULO VII
ASESOR HONORARIO
ARTÍCULO 120. ASESOR HONORARIO DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL. Las Organizaciones de Defensa Civil que con Personería Jurídica contarán con un Asesor Honorario elegido por la Dirección Seccional u Oficina Operativa respectiva.
El Asesor Honorario será una persona con espíritu altruista, que profesionalmente oriente la actividad de la Organización de Defensa Civil a la que pertenezca.
PARÁGRAFO. La Dirección Seccional u Oficina Operativa, elegirá el Asesor Honorario para que sirva de padrino en la Organización de Defensa Civil respectiva.
El domicilio del Asesor Honorario deberá ser el mismo de la Organización de Defensa Civil y no deberá pertenecer a otro organismo de socorro. El Asesor Honorario prestará su servicio a una sola Organización de Defensa Civil.
ARTÍCULO 121. COMPETENCIAS DEL ASESOR HONORARIO. El Asesor Honorario para la Organización de Defensa Civil, deberá tener competencias profesionales que le permita brindar asesoría en temas administrativos y en los relacionados con la gestión del riesgo en desastres, la acción social y la gestión ambiental en cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución.
ARTÍCULO 122. REGISTRO DEL ASESOR HONORARIO. Una vez nombrado el Asesor Honorario deberá ser registrado en la Oficina Asesora Jurídica de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
Para ello, el Director Seccional o Jefe de la Oficina Operativa, deberá enviar una carta donde se especifique:
1. Nombres y Apellidos completos
2. Documento de identidad
3. Certificado de antecedentes disciplinarios
4. Certificado de antecedentes penales de ser posible
ARTÍCULO 123. PERÍODO DEL ASESOR HONORARIO. El Asesor Honorario tendrá período indefinido, siempre y cuando, cumpla con las funciones para las cuales fue nombrado en los términos del presente capítulo.
TÍTULO V
CONTROL Y VIGILANCIA DE LAS
ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
CAPITULO I
DISPOSICIONES SOBRE EL CORRECTO
FUNCIONAMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES
ARTÍCULO 124. COORDINACIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL. La Defensa Civil Colombiana en virtud de las facultades que le otorga la Ley, es la entidad encargada de la coordinación, control y vigilancia de las Organizaciones de Defensa Civil.
En armonía con lo anterior, la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana a través de los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas o de los Funcionarios que ésta delegue y bajo la coordinación de la Oficina de Control Interno de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, realizará las auditorías anuales que sean necesarias, con el fin de garantizar una adecuada utilización de los bienes y recursos que manejan las Organizaciones de Defensa Civil.
Las Organizaciones de Defensa Civil que no cumplan con las políticas trazadas por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana serán objeto de las sanciones que trata al presente Reglamento.
PARÁGRAFO. En caso de denuncias o queja por malos manejos administrativos y operativos, la auditoría se realizará en cualquier fecha según se estime conveniente.
ARTICULO 125. DE LA RESPONSABILIDAD. Toda Organización de Defensa Civil responde civil, penal o disciplinariamente por los bienes que le hayan sido encomendados para uso, custodia, administración o transporte.
PARÁGRAFO 1. Todos aquellos bienes fiscales entregados por parte de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, que se configuren dentro del uso normal de las actividades propias de la Institución y que sean entregados a la Organización mediante acta o comodato, en caso de pérdida o daño, la Organización de Defensa Civil podrá reintegrar su valor en dinero, conforme al valor que el bien tenga establecido en la dependencia de almacén de la Institución.
PARÁGRAFO 2. La responsabilidad a que se refiere este Artículo surge de la pérdida o daños que los elementos sufran, cuando no provengan del deterioro natural, de su uso normal y legítimo o de otra causa justificada.
PARÁGRAFO 3. El pago del bien materia de investigación será un atenuante de responsabilidad disciplinaria.
ARTÍCULO 126. LIBROS. Para una adecuada administración y el ejercicio de control y vigilancia de las Organizaciones de Defensa Civil, éstas deberán llevar los siguientes seis (6) libros:
1. De Registro de Voluntarios. Responsable: Jefe del Talento Humano. Donde se anota los datos de cada uno de los Voluntarios de la Organización de Defensa Civil y sus novedades. Cada Voluntario debe tener una hoja individual. Éste libro deberá contener como mínimo las siguientes secciones:
a. Número de orden
b. Fecha en la cual se inscribe al Voluntario
c. Nombre del Voluntario, lugar, fecha de nacimiento y estado civil
d. Documento de identificación número y lugar de expedición
e. Nombre de los padres, dirección, teléfonos de residencia y lugar de trabajo
f. Grupo Sanguíneo y Factor R.H.
g. Dirección, correo electrónico y teléfono de su residencia y trabajo
h. Profesión u oficio, estudios y cursos realizados
i. Firma del Voluntario
j. Observaciones
2. De Actas de Asamblea General y de la Junta Directiva. Responsable: Secretario. Donde debe constar cada una de las actas realizadas por Asamblea y Junta Directiva.
3. De Inventarios. Responsable: Tesorero. Donde debe estar la relación individual de cada uno de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Organización de Defensa Civil o que recibe en comodato de conformidad con lo establecido en el Artículo 141 del presente Reglamento.
4. De Tesorería. Responsable: Tesorero. Donde debe constar todos los movimientos financieros de la Organización de Defensa Civil con sus respectivos soportes y debe contener como mínimo las condiciones establecidas en el Artículo 142 del presente Reglamento.
5. Libro de Caja Menor. Responsable: Tesorero. El cual se llevará con el fin de manejar lo relacionado con el Artículo 144 del presente Reglamento.
6. Libro Histórico. Responsable: Jefe de Prensa, Comunicaciones y Relaciones Públicas. Donde se registrarán todos aquellos acontecimientos que acrediten las actividades realizadas por la Organización de Defensa Civil, los cuales podrán ilustrarse con fotografías, recortes de prensa y otros.
Estos libros deben ser previamente registrados en la Dirección Seccional u Oficina Operativa, foliados y firmados por el Funcionario competente. En ellos se prohíbe arrancar, sustituir, adicionar hojas o hacer enmendaduras. Cualquier omisión o error, deberá corregirse mediante anotación posterior. Los registros contables podrán llevarse en forma sistematizada de acuerdo a las normas vigentes.
ARTÍCULO 127. REEMPLAZO DE LIBROS. Los Libros podrán ser reemplazados con autorización de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, en los siguientes casos:
a. Por utilización total
b. Por extravío o pérdida, previo denuncio penal
c. Por deterioro
d. Por negativa a su entrega, previa investigación
e. Por solicitud de la Asamblea General
PARAGRAFO: Las Organizaciones de Defensa Civil deben tener bases de datos y sistematizar los procedimientos en busca de modernidad y gestión de calidad.
CAPÍTULO II
SANCIONES A ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
ARTICULO 128. CAUSALES DE SANCIONES A ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL. Las Organizaciones de Defensa Civil pueden ser sancionadas por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana por incurrir en una de las siguientes causales:
1. Presentar inconsistencias en los estados financieros, balances, informes y otros documentos.
2. Incumplir o abandonar el Planeamiento Estratégico de la Defensa Civil Colombiana: visión, misión y objetivos estratégicos.
3. Desviar, malversar bienes y abandonar las funciones establecidas en las normas que la rigen.
4. Incumplir sus obligaciones contractuales.
5. Inactividad manifiesta de la Organización de Defensa Civil o de sus Dignatarios.
6. No llevar contabilidad de acuerdo a los principios generalmente aceptados, como lo ordena el Artículo 45 Ley 190 de 1995 y demás normas que reglamentan esta materia.
7. Vender los bienes de la Organización de Defensa Civil sin el concepto favorable de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
8. Dar a los recursos que reciba del Estado o de la comunidad a cualquier título, una destinación diferente. Lo anterior sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar.
9. Desempeñar la naturaleza y objeto social de la Defensa Civil Colombiana sin la coordinación de la Dirección Seccional u Oficina Operativa respectiva.
10. Utilizar la razón social para beneficios particulares.
11. Desviar la naturaleza de Organizaciones de Defensa Civil “sin ánimo de lucro”.
PARÁGRAFO. Toda Organización de Defensa Civil que pierda el beneficio de la Personería Jurídica y desee constituirse nuevamente, deberá dejar transcurrir como mínimo un (1) año contado desde la ejecutoria de la misma. Los Voluntarios que dieron lugar a la sanción serán investigados disciplinariamente y quedarán inhabilitados por cinco (5) años.
ARTÍCULO 129. CLASES DE SANCIONES Y PROCEDIMIENTO. Las Organizaciones de Defensa Civil pueden ser sancionadas con la suspensión o la cancelación de su Personería Jurídica.
La Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, para efectos de emitir el acto administrativo de suspensión o cancelación de la Personería Jurídica, deberá remitirse a lo dispuesto en los Artículos 28, 34 y 35 del Código Contencioso Administrativo, y demás normas concordantes.
La suspensión será hasta por seis (6) meses debidamente justificada en el acto administrativo que la imponga, de acuerdo a motivos que dieron lugar a ella. Durante este período será la Dirección Seccional u Oficina Operativa de la jurisdicción a la que corresponda la respectiva Organización, quien administrará el personal y los bienes.
Si la Organización de Defensa Civil transcurridos los seis (6) meses no ha solucionado los problemas que dieron origen a la suspensión, se procederá a la cancelación la Personería Jurídica por parte de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
Una vez se emita el acto administrativo de cancelación de la Personería Jurídica, se deberá iniciar el proceso de disolución y liquidación de la Organización de Defensa Civil de conformidad con los Artículos siguientes.
ARTÍCULO 130. DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN. Las Organizaciones de Defensa Civil Colombiana se disolverán y liquidarán por las siguientes causas:
1. Cancelación de la Personería Jurídica,
2. Por la disminución del mínimo de Voluntarios que la integran (50 Voluntarios),
3. Por decisión de la mayoría simple de los integrantes de la Asamblea General.
ARTÍCULO 131. LIQUIDADOR. Cuando la Organización de Defensa Civil decrete su disolución, en ese mismo acto nombrará un liquidador o en su defecto, lo será el último Representante Legal inscrito. Si este no acepta, se iniciará Investigación Disciplinaria y la Dirección Seccional u Oficina Operativa designará un liquidador de conformidad con el siguiente inciso.
Cuando se decrete la cancelación de la Personería Jurídica, la Dirección Seccional o la Oficina Operativa designará un Voluntario de la Organización de Defensa Civil como liquidador el cual no debe ser el presunto responsable de la declaratoria de cancelación.
En todo caso la Dirección Seccional u Oficina Operativa, deberá designar un Funcionario para que acompañe el proceso de liquidación y apruebe los actos que se desarrollen.
ARTÍCULO 132. PUBLICIDAD. Con cargo al patrimonio de la Organización de Defensa Civil, el liquidador publicará tres (3) avisos en un periódico de circulación regional, dejando entre uno y otro, un plazo de quince (15) días, en los cuales informará a la ciudadanía sobre el proceso de liquidación, instando a los acreedores a hacer valer sus derechos.
ARTÍCULO 133. PROCESO DE LIQUIDACIÓN. Para la liquidación se procederá así:
Quince (15) días después de la publicación del último aviso se liquidará la Organización de Defensa Civil, pagando las obligaciones contraídas con terceros y observando las disposiciones legales sobre prelación de créditos.
Si cumplido lo anterior, queda un remanente de activo patrimonial, éste pasará a la(s) Organización(es) de Defensa Civil que seleccione la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
Del trabajo de liquidación se deberá presentar una cuenta final de liquidación a los Voluntarios pertenecientes y a la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana para su aprobación respectiva.
PARÁGRAFO. Si los bienes muebles e inmuebles propios de la Organización de Defensa Civil objeto de la liquidación, no son suficientes para cubrir las acreencias de las mismas, la Defensa Civil Colombiana como Institución no se hace responsable ante terceros de las obligaciones adquiridas por la Organización de Defensa Civil liquidada.
CAPÍTULO III
RENDICIÓN DE CUENTAS
ARTÍCULO 134. DEFINICIÓN. Es la acción como deber ético que tiene todo Dignatario de las Organizaciones de Defensa Civil de responder e informar a los Voluntarios, Dirección General y por delegación administrativa a la respectiva Dirección Seccional u Oficina Operativa sobre el manejo y los rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos y privados asignados; así como, los resultados en el cumplimiento del Planeamiento Estratégico con base en sus funciones y objeto social.
ARTÍCULO 135. FACULTAD SOLICITUD RENDICIÓN DE CUENTAS. En forma extraordinaria, sin perjuicio de los controles que ejerce la Dirección General, por razón de la naturaleza de las Organizaciones de la Defensa Civil, las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas, ejercerán en cualquier tiempo un control sobre el cumplimiento de las finalidades, objetivos, políticas y programas que deben cumplir por su naturaleza jurídica, la capacidad operativa en respuesta y servicio de las comunidades, entrenamiento y reentrenamiento del talento humano sobre las Organizaciones de Defensa Civil adscritas a su jurisdicción.
ARTÍCULO 136. METODOLOGÍA. Las Organizaciones de la Defensa Civil deben Rendir Cuentas en los meses de Junio y Noviembre de cada año, respecto del cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución (explicando las actividades realizadas en cada uno de los Objetivos Estratégicos) de la actividad administrativa, operacional de la causa y la cruzada.
TÍTULO VI
DISPOSICIONES FINANCIERAS Y CONTABLES DE
LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
ARTÍCULO 137. PATRIMONIO. El patrimonio de las Organizaciones de Defensa Civil está constituido por todos los bienes muebles e inmuebles que ingresen por concepto de contratos, convenios, contribuciones, auxilios, aportes, donaciones y los que provengan de alguna actividad o servicio que realice la Organización de Defensa Civil o que señalen los Estatutos.
PARÁGRAFO 1. El patrimonio de las Organizaciones de Defensa Civil, no pertenece ni en todo ni en parte a los Voluntarios y no podrá existir causa alguna para apropiarse de él.
Queda terminantemente prohibido dentro de las Organizaciones de Defensa Civil hacer préstamos personales de los bienes o recursos para fines que no tengan que ver con el objeto institucional.
ARTÍCULO 138. DISPOSICIÓN DE BIENES. Los actos de disposición de bienes, tales como arrendamientos, hipotecas, permutas, compraventas y similares, cuando en tales bienes se hayan invertido partidas oficiales o de la comunidad, requieren concepto favorable de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
La Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, emitirá concepto favorable, cuando la operación sea socialmente conveniente y cuando con su producto se vaya a realizar otra obra de beneficio para la comunidad o se fortalezca el Planeamiento Estratégico de la Institución.
PARÁGRAFO: El incumplimiento de lo contemplado en este Artículo, constituirá falta la cual deberá ser investigada de acuerdo a las normas contempladas en el presente Reglamento.
En coordinación con la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, las Juntas que dispongan de bienes inmuebles propios, en comodato o préstamo, pueden hacer gestión para que los Gobernadores o Alcaldes, a través de las Asambleas Departamentales y Concejos Municipales realicen donación de los bienes a la Defensa Civil Colombiana para darle permanencia y una vez como bien fiscal de la Nación, poder asignar presupuesto para su mantenimiento y proyectos.
ARTÍCULO 139. ADMINISTRACION DE BIENES DESTINADOS PARA TRANSPORTE. La administración de los bienes muebles destinados para transporte en cada Organización de Defensa Civil está a cargo del Representante Legal de la Organización.
Además de atender lo señalado en la resolución expedida por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana sobre transportes, donde se estipula todo lo relacionado con hojas de vida de los vehículos, colores, emblemas, distintivos, etc., se deberá atender lo siguiente:
1. Ambulancias: Los convenios, contratos y utilización de las ambulancias está bajo control del Director Seccional o Jefe de la Oficina Operativa.
2. Los Presidentes deberán rendir cuentas de las actividades, recursos obtenidos y de la calidad con que se presta el servicio, con base en los protocolos y la normatividad vigente expedida por el Ministerio de la Protección Social. El desplazamiento de estos vehículos deberá estar autorizado previa autorización del Director Seccional o Jefe de la Oficina Operativa.
Los demás medios de transporte, tales como botes, motos, bicicletas, etc., estarán bajo la supervisión del Director Seccional o Jefe de la Oficina Operativa, quienes velarán por el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución y de las directivas expedidas por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana.
El Presidente de la Organización de Defensa Civil deberá presentar un informe de la operatividad, mantenimiento y conservación de los vehículos descritos en este numeral.
ARTÍCULO 140. DISTRIBUCIÓN UTILIDADES POR SERVICIOS EN LAS ORGANIZACIONES. Los dineros provenientes de la prestación de estos servicios se distribuirán según el plan de inversión que elabore la Junta Directiva de la Organización, el cual deberá ser aprobado por la Dirección Seccional o la Oficina Operativa.
El plan de inversión deberá estar orientado al fortalecimiento y apoyo de los Objetivos Estratégicos de la Defensa Civil Colombiana.
ARTÍCULO 141. SOLIDARIDAD FINANCIERA DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL. Como las Organizaciones de Defensa Civil utilizan bienes fiscales asignados por la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, el 20% de las utilidades del servicio prestado a través de convenios o contratos, serán consignadas en la cuenta nacional de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, quien a su vez
girará a la Dirección Seccional u Oficina Operativa correspondiente para apoyar la causa y la cruzada Institucional en su jurisdicción previo autorización del Plan de Inversión.
Cuando las utilidades están representadas en especie, la Organización de Defensa Civil, podrá entregar en efectivo el 20% de los bienes. Si no es posible una distribución de bienes en especie, se venderán los bienes muebles o inmuebles para hacer la distribución en efectivo.
PARÁGRAFO. El incumplimiento a esta disposición será causal de Investigación Disciplinaria tanto el Funcionario que recibió el dinero, como para el Presidente o Representante Legal de la Organización de Defensa Civil que lo entrega, sin atender el conducto aquí establecido.
ARTÍCULO 142. LIBRO DE INVENTARIOS. El Libro de Inventarios se debe registrar con exactitud y detalle de los bienes, precisando sus características individuales y estado.
Este libro constará de siete (7) columnas, a saber:
a. Fecha
b. Detalle
c. Cantidad
d. Valor Unitario
e. Valor Total
f. Determinación de si el bien es propio o fiscal (especificar a quien pertenece, fecha de vencimiento o caducidad del comodato y acta de recibo actualizada con la firma del responsable).
g. Estado general del bien
Cada movimiento debe estar respaldado con su respectivo comprobante.
ARTÍCULO 143. LIBRO DE TESORERÍA. En el libro de Tesorería se registrarán todos los movimientos de dinero con sus respectivos soportes, incluyendo los provenientes de contratos, convenios y demás negocios y actos jurídicos que celebre la Organización de Defensa Civil.
Este libro constará de dos (2) partes:
a. Caja: En esta parte se registrará el dinero en efectivo que posea la Organización de Defensa Civil, anotación que se hará en las siguientes columnas:
1. Fecha
2. Razón o Detalle
3. Debe o (Ingresos)
4. Haber o (Egresos)
5. Saldos
b. Bancos: En esta parte se ejercerá control contable sobre el manejo de las cuentas corrientes o de ahorros. Cada cuenta constará del mismo número de columnas anotadas en el literal a.
En la parte superior se colocará el nombre del Banco y el número de la cuenta, los movimientos respectivos deberán estar respaldados con sus respectivos comprobantes elaborando las conciliaciones bancarias mensualmente.
PARÁGRAFO 1. Las Organizaciones de Defensa Civil estarán obligadas a rendir balances de tesorería debidamente soportados en las fechas establecidas en el Artículo 138 del presente Reglamento, sin perjuicio de requerirse en cualquier momento por la Dirección Seccional, Oficina Operativa y/o Dirección General en visitas extraordinarias.
PARÁGRAFO 2. Toda Organización de Defensa Civil para el manejo de dineros deberá tener activa una cuenta corriente o de ahorros y su manejo única y exclusivamente estará bajo la responsabilidad del Presidente, del Tesorero y del Fiscal.
ARTÍCULO 144. CAJA MENOR. Las Organizaciones de Defensa Civil podrán manejar y mantener una Caja Menor por valor hasta un (1) salario mínimo mensual legal vigente.
El ordenador será el Presidente y el responsable su manejo será el Tesorero, las órdenes de gastos serán refrendadas por el Fiscal.
Para el manejo de la Caja Menor se llevará un libro especial. El Fiscal ejercerá el control correspondiente.
ARTÍCULO 145. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y NIT. Las Organizaciones de Defensa Civil por mandato del Estatuto Tributario, no son contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, no están obligadas a presentar declaración de renta, ingresos y patrimonio, como tampoco son sujetos de retención en la fuente.
Deben ser retenedores por pagos a terceros, con fundamento en el Artículo 606 parágrafo 2 del Estatuto Tributario, en el cual están obligados a presentar esta declaración aun cuando no se generen retenciones y su saldo sea cero. Como también obtener el Número de Identificación Tributario NIT de acuerdo a las normas vigentes.
Los Representantes Legales de las Organizaciones de Defensa Civil que ya han adquirido compromisos y no han presentado la declaración de retención en la fuente, deberán acudir a las oficinas de la DIAN para explicar el caso especial y buscar de ser posible, la exoneración por extemporaneidad impuesta.
ARTÍCULO 146. CERTIFICACIONES PARA EVITAR RETENCIÓN EN LA FUENTE. Corresponde a la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana conforme a la Ley, expedir las certificaciones que acrediten que las Organizaciones de Defensa Civil, no son contribuyentes del impuesto a la renta y por lo tanto no están sometidas a la retención en la fuente.
ARTÍCULO 147. JUEGOS DE AZAR (RIFAS Y OTROS). Es requisito previo e imperativo, solicitar autorización de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana para realizar rifas las cuales sólo podrán hacerse en el contexto del inciso 3° (modificado por el Decreto 130 de 2010) del artículo 5° de la Ley 643 de 2001 y sus Decretos Reglamentarios.
En caso contrario será causal de pérdida de la Personería Jurídica, acciones disciplinarias a que haya lugar.
Otras actividades para recolectar fondos como convenios, contratos, bazares, bonos, entre otras, estarán bajo la supervisión directa del Director Seccional o Jefe de la Oficina Operativa.
PARTE IV
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 148. ASPECTOS NO REGULADOS. En los aspectos no contemplados en este Reglamento, se seguirá el Código Contencioso Administrativo, el Código de Procedimiento Civil y demás normas que sean compatibles con la naturaleza de los procesos y procedimientos aquí contenidos.
ARTÍCULO 149. TRANSITORIEDAD. Los procesos disciplinarios a Voluntarios que al entrar en vigencia el presente Reglamento se encuentren con auto de cargos, continuarían su trámite hasta el fallo definitivo de conformidad con el procedimiento establecido en la resolución anterior (Resolución 455 de 2008).
Las Organizaciones de Defensa Civil que renueven su Representación Legal a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, deberán ajustar sus Estatutos y Reglamentos Internos a lo aquí dispuesto.
ARTÍCULO 150. VIGENCIA Y DEROGATORIA. Al presente Reglamento regirá a partir de su firma y comunicación y deroga todas las normas que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,
Mayor General JAIRO DUVÁN PINEDA NIÑO
Director General Defensa Civil Colombiana
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