Resolución 455 del 28 de Agosto de 2008
DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
DIRECCIÓN GENERAL
RESOLUCIÓN NÚMERO 455 DEL 2008
(28 Agosto de 2008)
Por la cual se reglamentan las Organizaciones de Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana y se dictan otras disposiciones
El Director General de la Defensa Civil Colombiana en uso de sus atribuciones Legales y especialmente las que le otorga el Decreto 2341 de 1971 y el Acuerdo Nº 003 de 2005
C O N S I D E R A N D O
Que Colombia es un país influido por fenómenos naturales y sociales que afectan seriamente el desarrollo político, económico, cultural y social; la violencia que ha causado una seria descomposición social y los desastres que por estar ubicada en inmediaciones del océano pacífico y sobre problemas tectónicos reconocidos, hace indispensable para el país que la Defensa Civil este fortalecida en los dos aspectos de su misión: prevención y atención de los desastres y la acción social e integral.
Que la Defensa Civil colombiana es un Establecimiento Público, adscrito al Ministerio de Defensa, es la única Institución Oficial de Socorro, que requiere un régimen organizacional, administrativo, disciplinado, transparente y legítimo, adecuado para cumplir un Planeamiento Estratégico que pretende una gran mega, como es llegar a medio millón de voluntarios.
Que la causa de la Defensa Civil es definitiva para el país, porque es servir a los colombianos, apoyar a los pobres y marginados, mitigar el dolor que deja los desastres; trabajando por una cruzada, que permita llegar con voluntarios a todos los rincones de la patria en beneficio de los colombianos.
Buscando ser una Institución líder, moderna, relacionada nacional e internacionalmente, fortalecida en el talento humano, organizada administrativa y operacionalmente para apoyar la recomposición del tejido social siendo la institución social y humanitaria más grande del país; logrando que la misma ciudadanía se culturice en la prevención, la seguridad, la defensa del Estado y se involucre en la solución de los problemas del país.
R E S U E L V E
CAPITULO I
NATURALEZA, VISIÓN, MISIÓN, OBJETIVOS ESTRATÉGICOS, DEFINICIONES,
PRINCIPIOS, VALORES Y ORGANIZACIÓN
ARTÍCULO 1°.- NATURALEZA. Las organizaciones de Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana, son corporaciones altruistas y solidarias de carácter privado que cumplen funciones de socorro, de interés social y humanitario, sin ánimo de lucro, constituidas por un número plural de personas que se asocian en forma apolítica, para cumplir los objetivos institucionales de la Defensa Civil Colombiana sin discriminación alguna.
ARTÍCULO 2°.- VISIÓN. La Defensa Civil Colombiana será una organización social y humanitaria, líder, moderna en la prevención y atención del desastre natural y la asistencia humanitaria, relacionada nacional e internacionalmente y fortalecida en la movilización nacional.
Con talento humano competitivo, recursos logísticos y financieros para contrarrestar los fenómenos naturales, los causados por el hombre, proteger el medio ambiente y al servicio del País.
ARTÍCULO 3°.- MISIÓN. La Defensa Civil Colombiana con los funcionarios, voluntarios y otras instituciones desarrolla planes de movilización nacional, programas de medio ambiente, prevención, atención de desastres y asistencia humanitaria para apoyar los daños causados por la naturaleza y la recomposición del tejido social de los colombianos.
ARTÍCULO 4°.- OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
A. Contar con personal de Funcionarios y Voluntarios competentes para la prestación del servicio. Fortalecimiento del talento humano.
B. Contar con los recursos logísticos y financieros adecuados para la prestación del servicio. Fortalecimiento administrativo.
C. Ser el primer organismo en la atención de emergencias a nivel nacional. Fortalecimiento operacional.
D. Recomponer el tejido social. Fortalecimiento de la acción social e integral del país.
E. Fortalecer la imagen institucional.
ARTÍCULO 5°.- DEFINICIONES.
a. Voluntario: Es la persona natural, nacional o extranjera residente en Colombia, capacitada y entrenada, que libre y responsablemente sin recibir remuneración de carácter laboral, ofrece tiempo, trabajo y talento en cumplimiento de la misión institucional.
b. Voluntario Activo: Es la persona natural que tiene capacidad psicofísica para adelantar actividades operacionales, debidamente carnetizado y clasificado de acuerdo al grado y al grupo. Para ingresar como Voluntario Activo la mínima edad es 15 años y la máxima edad es 45 años. Dicho Voluntario mantiene esta calidad hasta que no haya una desvinculación de acuerdo a lo establecido al Artículo 15 de la presente Resolución.
c. Voluntario Benefactor: Es el Voluntario no activo de edad ilimitada, con sentido altruista y excelentes antecedentes éticos y morales; cooperan en el cumplimiento de la misión Institucional desempeñando labores de asesoría, apoyo y consultoría; en forma particular ó agrupado en Clubes de Defensa Civil, Damas Voluntarias ó Juntas de Defensa Civil.
d. Voluntario Civilito: Niños ó niñas de 7 a 14 años de edad, que sin ser voluntarios activos, participarán de la capacitación en principios y valores, disciplina, solidaridad dentro de la filosofía de servicio social y humanitario de la Institución. Su conformación estará de acuerdo al Artículo 24 de la presente Resolución “Organigrama y Conformación”.
e. Organización: Estructura de voluntarios distribuida en Juntas, Damas Voluntarias, Clubes de Defensa Civil y Civilitos.
f. Junta de Defensa Civil: Es una organización especial de naturaleza privada, sin ánimo de lucro, con personería jurídica otorgada por la Dirección General conformada por Voluntarios activos y voluntarios benefactores que cumplen funciones de socorro, ayuda social y humanitaria, bajo la coordinación, supervisión y control de las Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas.
g. Dignatario: Es un Voluntario líder, elegido por la Asamblea General para conformar la Directiva de la Junta. El dignatario puede ser nombrado en los siguientes cargos: Presidente, Vicepresidente, tesorero, secretario, vocal operativo, jefe disciplina y el jefe encargado de las comunicaciones, la prensa y las relaciones públicas.
h. Comité: Es la organización básica de un Destacamento de la Defensa Civil Colombiana conformado por un líder y 9 voluntarios, encargada de cumplir la misión Institucional.
i. Grupo: Es la unidad orgánica de Defensa Civil compuesto por un líder de grupo, cuatro líderes de comités y 35 voluntarios, para cumplir la misión Institucional.
j. Agrupación: Es una organización constituida por un líder de Agrupación, 4 líderes de grupos, 16 líderes de Comités y 139 voluntarios, para cumplir la misión institucional.
k. Destacamento: Es la Unidad compuesta por un líder de destacamento, 63 líderes de apoyo (3 agrupaciones, 12 grupos y 48 comités) y 416 voluntarios para cumplir la misión institucional.
l. Dama Voluntaria: - Dama con espíritu de servicio, quien por su condición de civismo y compromiso social y humanitario, apoyará el cumplimiento de la misión institucional. Su conformación estará de acuerdo al Artículo 24 “Organigrama y Conformación”.
m. Club de Defensa Civil: Organización compuesta de voluntarios benefactores con recursos financieros y materiales propios para apoyar el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución. Su conformación estará de acuerdo al Artículo 24 “Organigrama y Conformación”.
n. Líder: Es la persona que inspira a los demás a cumplir la meta, es el que enseña con su ejemplo, es el que respeta y sabe darse a respetar, es el que sabe conquistar el corazón de todos, no es el que vence sino el que convence, no impone sus ideas sino que hace suyas las ideas de los demás, no es el que dice “voy” sino “síganme”, es el que escucha a los demás, es el que nunca se detiene, siembra esperanza en los demás, dignidad e interés a las personas. Ser líder es la persona que necesita la institución para lograr la visión, para conducir a otros al cumplimiento de la misión y lograr los objetivos estratégicos.
ARTÍCULO 6°.- PRINCIPIOS. Las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana se orientarán por los siguientes principios:
A. Igualdad
B. Moralidad
C. Imparcialidad
D. Eficiencia
E. Participación
F. Responsabilidad
G. Transparencia
H. Legitimidad
I. Solidaridad
J. Buena Fe
ARTÍCULO 7°.- VALORES. Serán valores de cada organización, los siguientes:
A. Sentido de pertenencia
B. Respeto
C. Piedad
D. Humildad
E. Lealtad
F. Compromiso
G. Honradez
H. Compañerismo
I. Innovación
J. Integridad
K. Sacrificio
L. Trabajo en equipo
M. Rendición de cuentas
ARTÍCULO 8°.- ORGANIZACIÓN. Los Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana estarán organizados en Juntas de Defensa Civil, Damas Voluntarias, Clubes de Defensa Civil y Civilitos.
PARÁGRAFO: Las Juntas de Defensa Civil deberán tener personería jurídica; las Damas Voluntarias y los Clubes de Defensa Civil podrán acceder a la personería jurídica en forma opcional. Estas organizaciones estarán conformadas por Comités, Grupos, Agrupaciones y Destacamentos.
CAPÍTULO II
CLASIFICACIÓN Y AFILIACIÓN DE VOLUNTARIOS
ARTÍCULO 9°.- CLASIFICACIÓN DE LOS VOLUNTARIOS. Los Voluntarios se clasificarán en tres categorías:
a. Voluntario Activo
b. Voluntario Benefactor
c. Voluntario Civilito
ARTÍCULO 10°.- AFILIACIÓN. Para afiliarse como aspirante, voluntario activo, voluntario benefactor y voluntario Civilito a una organización de Defensa Civil, se requiere:
A.- ASPIRANTES
(1) Ser colombiano de nacimiento ó por adopción ó extranjero residente en Colombia. Entiéndase como residencia, el sitio donde esté ubicada la vivienda permanente del aspirante.
(2) No debe pertenecer a otra entidad de socorro.
(3) Tener aptitud psicofísica.
(4) Persona de reconocida honorabilidad, no tener ningún impedimento mental, moral o de orden legal.
(5) Diligenciar formulario de solicitud de inscripción como aspirante a voluntario ante las organizaciones respectivas.
(6) Anexar recomendación escrita de un Funcionario o Voluntario de la Defensa Civil Colombiana sobre antecedentes personales y familiares, lo mismo que las condiciones para trabajar por la causa y la cruzada de la Institución.
(7) Anexar certificación o fotocopia del carné que lo acredita como afiliado al sistema de seguridad social en salud. En caso de los extranjeros la póliza de seguro u otra afiliación.
(8) Fotocopia de la cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o registro civil de nacimiento y autorización de las personas que ejercen la patria potestad para el caso de los menores de edad.
(9) Presentar constancia médica que certifique que es una persona apta física y mentalmente.
(10) No haber sido retirado o expulsado de otra organización y no tener antecedentes o informes reservados y negativos sobre su conducta.
(11) Presentar como mínimo una (01) recomendación o certificación de autoridades o personas de reconocida honorabilidad dentro de la localidad.
(12) Presentar entrevista, ante el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa y/o los Dignatarios de la Junta Directiva, con el acta correspondiente que debe anexarse a la hoja de vida.
(13) En lo posible se deben aportar los antecedentes disciplinarios y certificado judicial vigente.
B.- VOLUNTARIO ACTIVO
(1) Aprobar el curso básico de Defensa Civil Colombiana.
(2) Ser admitido por la Junta Directiva en sesión especial, dejando constancia en el acta correspondiente.
(3) La Junta Directiva remitirá los anteriores documentos a la Dirección Seccional u Oficina Operativa, con un informe escrito del resultado del proceso de selección firmado por quienes participaron en el proceso, anexando copia de la recomendación del funcionario o voluntario y hoja de vida debidamente diligenciada.
(4) El Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, previa verificación de la información, los enviará con un concepto a la Dirección General para ser carnetizado, si el aspirante es apto para ingresar.
(5) Para la renovación del carné se debe anexar los antecedentes disciplinarios y certificado judicial.
C.- VOLUNTARIO BENEFACTOR
(1) Establecer condiciones éticas y morales.
(2) Conocer la organización y el Planeamiento Estratégico.
(3) Ser admitido por la Junta Directiva, Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
(4) Desempeñar labores de asesoría, apoyo y colaboración como voluntario no activo.
D.- CIVILITO
(1) Tener la edad requerida en el Artículo 5 literal d de la presente Resolución.
(2) La autorización por escrito de los padres o quien ejerza la patria potestad.
(3) Estar en condiciones de cumplir con el cronograma de aprendizaje y participación.
PARÁGRAFO 1°: Las personas incapacitadas físicamente gozarán de la calidad de benefactores y prestarán servicio social y humanitario, para servir sin riesgo en la misión Institucional.
PARÁGRAFO 2°: La Junta Directiva, el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, se reservarán el derecho de admisión, de acuerdo a previa verificación de los antecedentes del aspirante a Voluntario, donde se evidencie que no existe conflicto de intereses y se pueda aceptar como Voluntario de la Defensa Civil Colombiana con la verdad sabida y buena fe guardada, de lo cual debe dejar constancia escrita; así como, supeditar la expedición del respectivo carné a lo determinado por parte de la Dirección General.
ARTÍCULO 11°.- CARNÉ. Cuando se trate de la revalidación o reexpedición de un carné se deben cumplir los siguientes requisitos según el caso:
Pérdida:
a) Solicitud escrita del Voluntario ante Junta Directiva.
b) Anexar copia del respectivo denuncio.
c) Anexar copia del carné o certificación de la EPS/IPS o SISBEN vigente según corresponda.
d) Anexar concepto general emitido por el Director Seccional u Jefe de oficina Operativa y de la Junta Directiva de la organización a la cual pertenece.
Vencimiento:
a) Solicitud escrita del Voluntario ante Junta Directiva.
b) Anexar el carné vencido.
c) Anexar copia del carné o certificación de la EPS/IPS o SISBEN vigente según corresponda.
d) Anexar concepto general emitido por el Director Seccional u Jefe de oficina Operativa y de la Junta Directiva de la organización a la cual pertenece.
PARÁGRAFO 1°: La calidad de Voluntario se acredita con el carné expedido por la Dirección General, de acuerdo con el formato previamente establecido y el que tendrá una vigencia de tres (3) años. La información del Voluntario quedará registrada en la base de datos del Grupo de Talento Humano. Para tal efecto, es necesario que la Dirección Seccional u Oficina Operativa envié la hoja de vida debidamente diligenciada con la foto correspondiente, especialmente en forma digital. Cuando el Voluntario deja de ejercer debe devolver el carné al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO 2°: Cuando una Organización trámite la vinculación de un Voluntario de Defensa Civil Colombiana que haya pertenecido a otra organización, deberá hacer el correspondiente cruce de información por conducto de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, quien emitirá un concepto sobre el mismo, de no hacerse se pierde la calidad de Voluntario de la Defensa Civil.
ARTÍCULO 12°.- DERECHOS DEL VOLUNTARIO.
a. Desempeñar las labores dentro de los principios de respeto y dignidad humana de las organizaciones y demás derechos fundamentales.
b. Gozar de los beneficios que la institución pueda otorgar de acuerdo a las normas.
c. Elegir y ser elegidos para desempeñar cargos dentro de la organización o en Representación de ésta, siempre y cuando cumpla los requisitos y no se encuentre inmerso dentro de alguna inhabilidad.
d. Participar en las deliberaciones de la Asamblea General y votar conforme al estatuto o reglamento de la organización.
e. Fiscalizar la gestión de la organización, examinar los libros o documentos y solicitar informes al Representante Legal y a cualquier Dignatario.
f. Asistir a las reuniones de Junta Directiva en las cuales tendrá voz, pero no voto.
g. Impugnar las decisiones de los órganos.
h. Las demás que determinen las normas, estatutos y reglamentos.
ARTÍCULO 13°.- DEBERES DEL VOLUNTARIO.
a. Conocer y cumplir los estatutos, reglamentos, resoluciones y circulares de la institución y demás disposiciones legales.
b. Apoyar el cumplimiento del planeamiento estratégico.
c. Acatar los principios y valores de la Institución.
d. Cumplir con las normas disciplinarias de la Institución.
e. Cumplir y aplicar la normatividad vigente y protocolos expedidos por la Dirección General, la Dirección Seccional u Oficina Operativa, en cada uno de los procedimientos de Defensa Civil Colombiana.
f. Obedecer, respetar y acatar las órdenes de la Dirección General, Direcciones Seccionales, Oficinas Operativas, Juntas y líderes respectivamente. Este deber será tenido en cuenta, en caso de apoyo a otras jurisdicciones.
g. Velar por la adecuada utilización, cuidado y mantenimiento de los bienes puestos a su servicio, así como de los recursos que se adquieran para las Juntas. Cuando se detecten desviaciones y malos manejos de bienes y recursos por parte de cualquier Voluntario, cumplir con el deber de formular denuncia penal ante la autoridad competente.
h. Usar correctamente el uniforme, documentos, distintivos, símbolos y condecoraciones de la Institución, de acuerdo al reglamento de uniformes emitido por la Dirección General.
i. Demostrar interés permanente y capacitarse en actividades inherentes a la visión, misión y objetivos estratégicos para ascender de acuerdo al escalafón de grados.
j. Trabajar por la causa y la cruzada institucional. Incorporar en forma permanente nuevos aspirantes a Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana.
k. Cumplir con las normas internacionales en caso de comisiones al exterior.
l. Los demás que determinen las normas legales.
PARÁGRAFO: El conocimiento adquirido en las capacitaciones deberá ser trasmitido a los demás Voluntarios de la organización mediante academia soportada a través de un acta, con el fin de adquirir el derecho para ser tenido en cuenta en futuras capacitaciones.
ARTÍCULO 14°.- PÓLIZA DE SEGUROS. Los Voluntarios Activos sin límite de edad debidamente carnetizados por la Dirección General de la Entidad, tendrán derecho al reconocimiento y pago de una póliza de seguros de conformidad con las normas vigentes.
ARTÍCULO 15°.- SUSPENSIÓN O PÉRDIDA DE LA CALIDAD DE VOLUNTARIO. La calidad de voluntario se suspende o pierde por los siguientes motivos:
a. Licencia temporal hasta por tres (3) meses, excepto el servicio militar.
b. Retiro voluntario.
c. Retiro forzoso.
d. Suspensión.
e. Desvinculación.
f. Expulsión.
PARÁGRAFO 1°: Cuando un Voluntario Activo deja de asistir por tres (3) meses continuos a las Asambleas y actividades operativas inherentes a la organización, se produce la desvinculación. Producida una desvinculación la Junta Directiva podrá revocarla previa justificación probada mediante resolución motivada.
PARÁGRAFO 2°: Cuando un Voluntario Activo sea llamado a prestar el servicio militar obligatorio, se suspenderá el vínculo con la organización hasta su licenciamiento.
ARTÍCULO 16°.- GRATUIDAD DEL SERVICIO. La Defensa Civil Colombiana es una entidad sin ánimo de lucro. La afiliación como Voluntario a las organizaciones de Defensa Civil Colombiana genera la obligación de cumplir la misión en forma gratuita y por lo tanto, no adquiere con la organización ni con la Institución ninguna vinculación laboral, ni prestacional. Sin embargo, cuando la organización por algún motivo en especial deba contratar empleados o suministrar bonificaciones, deberá ceñirse a los requisitos exigidos por la legislación laboral.
CAPITULO III
ESCALAFÓN DE VOLUNTARIOS Y CIVILITOS
ARTÍCULO 17°.- DE LOS GRADOS. Previa verificación de la información por el Grupo de Talento Humano de la Dirección General, se otorgarán grados de ascensos y grupos para voluntarios, con base en el tiempo de permanencia en la Institución y para Civilitos según sus edades; dirigidos a denotar la trayectoria y experiencia del personal que integra cada grupo u organización de Defensa Civil Colombiana.
A. CIVILITOS
Los grupos y distintivos que le corresponden a los Civilitos son los siguientes:
1. El grupo y el distintivo será de acuerdo a la edad.
2. Los requisitos de curso entre grupo y grupo son diferentes y se someten a la reglamentación de la Escuela Internacional de Capacitación “Carlos Lleras Restrepo”.
3. Los distintivos amarillo, azul y rojo demuestran nacionalismo y amor a la patria por parte de los niños.
4. Los ascensos buscan crear la cultura del estudio y la capacitación.
B. VOLUNTARIOS
Los grados y grupos para los Voluntarios son los siguientes:
1. Los requisitos de curso entre grado y grado son diferentes y se someten a la reglamentación de la Escuela Internacional de Capacitación “Carlos Lleras Restrepo”.
2. Para ingresar como Voluntario Activo la máxima edad es 45 años; después de los 45 años podrá ingresar como Voluntario Benefactor.
3. Los Voluntarios Activos mayores de 65 años, en lo posible no deben participar en actividades riesgosas, deberán emplearse como instructores y asesores aprovechando su conocimiento y experiencia.
4. Un Profesional con 5 años de carrera que ingrese antes de los 45 años, podrá ser Voluntario Cuarto y pertenecer directamente al grupo de los Corceles. En el caso de las personas que posean más de un título de Profesional, tendrán derecho a un solo ascenso por una sola vez.
5. Un Técnico graduado con 2 o 3 años de carrera que ingrese antes de los 45 años como Voluntario Activo, se le acumulará este tiempo dentro del grado respectivo. En el caso de las personas que posean más de un título de Técnico, tendrán derecho a la acumulación de tiempo correspondiente por una sola vez.
6. Para acceder al Grado y al Grupo correspondiente el procedimiento es el siguiente:
a. El Voluntario Activo pasará solicitud al Presidente de la Junta respectiva.
b. El Presidente de la Junta certificará los años de servicio y solicitará a la Dirección Seccional u Oficina Operativa la clasificación.
c. La Dirección Seccional u Oficina Operativa enviará la documentación para el respectivo trámite y aprobación por parte de la Dirección General quien a su vez autorizará por medio escrito el ascenso y el uso de las insignias respectivas.
ARTÍCULO 18º.- USO DE UNIFORMES. El color naranja es el establecido por la Convención de Ginebra para la Defensa Civil Colombiana. Únicamente tendrán derecho a usar, llevar consigo, los uniformes o distintivos de la Defensa Civil Colombiana, las personas que reúnan los requisitos legales y tengan autorización de la Dirección General, Directores Seccionales u Jefes de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO 1°: Quienes sin autorización, incurran en alguna de las anteriores conductas, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar, les serán decomisados los elementos fiscales, como los uniformes por la autoridad competente. Los uniformes deben usarse de acuerdo al Reglamento de Uniformes expedido por la Dirección General.
PARÁGRAFO 2°: Queda prohibido hacer modificaciones de cualquier naturaleza a los uniformes, distintivos, carnés y otros elementos de la Defensa Civil Colombiana, su incumplimiento será causal de falta disciplinaria, la cual deberá ser investigada y sancionada con arreglo a la norma disciplinaria.
CAPITULO IV
DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
ARTÍCULO 19°.- RAZÓN SOCIAL. Además de las denominaciones de Juntas, Damas Voluntarias, Clubes de Defensa Civil, Civilitos, Destacamentos, Agrupaciones, Grupos, Comités; si se requiere, se adicionará el nombre legal o en su defecto el usual de su territorio, seguido del municipio a que este pertenezca; el nombre será concertado con el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO: Como en cada municipio deben existir un mínimo de dos (02) organizaciones, una dedicada a la prevención y atención del desastre y la otra, en la acción social y humanitaria deben distinguirse con nombres diferentes.
ARTÍCULO 20°.- CONSTITUCIÓN. Además de la voluntad de los fundadores para constituir Juntas, Damas Voluntarias, Clubes de Defensa Civil y Civilitos, Destacamentos, Agrupaciones, Grupos, Comités se requiere:
a. Un nombre
b. Un territorio
c. Un domicilio
d. Un mínimo de Voluntarios de acuerdo a la organización.
e. En caso de personería jurídica, los documentos que se exigen para obtenerla.
ARTÍCULO 21°.- FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES.
a. Cumplir el Planeamiento Estratégico de la Defensa Civil Colombiana.
b. Capacitar y entrenar a los voluntarios para mejorar su desempeño en la asistencia humanitaria, en la Prevención y atención del desastre.
c. Mantener la disciplina de los integrantes de la organización, como base fundamental para el cumplimiento de la misión institucional.
d. Con base en el orden jerárquico y distribución de tareas, ser más ágiles y oportunos en la prestación del servicio.
e. Contribuir en el desarrollo de planes y programas nacionales, departamentales y municipales, en el manejo de la acción social humanitaria. Como contribución a la recomposición del tejido social del país.
f. Culturizar a la ciudadanía en temas relacionados con la prevención y atención de desastres naturales en planteles educativos, hospitales, empresas e industrias, entidades bancarias, entidades gubernamentales y comunidades de alto riesgo.
g. Colaborar con las Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas en el apoyo logístico, material, técnico y humano, relacionados con la prevención y atención del desastre y la acción social humanitaria.
h. Desarrollar programas de bienestar para los voluntarios.
i. Fomentar la formación integral del Civilito y posteriormente del Voluntario, como ciudadano ejemplar y modelo dentro de la sociedad.
j. Las demás que sean compatibles con su naturaleza.
ARTÍCULO 22°.- DAMAS VOLUNTARIAS Y CLUBES DE DEFENSA CIVIL. Las organizaciones de Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil orientarán sus funciones a:
a) Apoyar el cumplimiento del planeamiento estratégico de la Defensa Civil.
b) Prestar apoyo técnico y logístico a las Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas.
c) Procurar estímulos para los Voluntarios de Defensa Civil Colombiana y su núcleo familiar.
d) Realizar campañas y programas de ayuda a la comunidad, con énfasis en la niñez y las personas de la tercera edad.
e) Adelantar campañas educativas en el área de prevención y atención de emergencias y ayuda social humanitaria que contribuya a recomponer el tejido social del país.
f) Apoyar campañas y programas de ayuda a la comunidad para culturizarla en la mitigación del riesgo y en la lucha contra la drogadicción.
g) Gestión de proyectos y cooperación técnica nacional e internacional.
h) Las demás que le señalen los reglamentos y que estén acordes con la naturaleza de la institución.
i) Otras actividades relacionadas con su misión.
PARÁGRAFO: Estas organizaciones son de apoyo y no son de carácter operacional, están dirigidas y coordinadas directamente por la Dirección General a través de los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas. La Dirección General ejercerá el control y la supervisión respectiva.
ARTÍCULO 23°.- MÍNIMO DE VOLUNTARIOS. Para la constitución de cada una de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, se requiere:
a. Junta: Estará conformada por 48 personas distribuidas así: 7 dignatarios y 40 voluntarios (un grupo con su líder) para funcionar con personería jurídica. El Fiscal no forma parte de la Junta Directiva. Para las Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil, será el mismo número para tener derecho a personería jurídica.
b. Destacamento: Estará conformado por 480 personas distribuidas así: 1 voluntario líder, 63 voluntarios sublíderes y 416 voluntarios.
c. Agrupación: Estará conformada por 160 personas distribuidas así: 1 voluntario líder, 20 voluntarios sublíderes y 139 voluntarios.
d. Grupo: Estará conformado por 40 personas distribuidas así: 1 voluntario líder, 4 voluntarios sublíderes y 35 voluntarios.
e. Comité: Estará conformado por 10 personas distribuidos así: 1 voluntario líder y 9 voluntarios.
PARÁGRAFO: Las organizaciones de Civilitos no tendrán personería jurídica y estarán a orden de los Directores Seccionales u Jefes de Oficinas Operativas.
ARTÍCULO 24°.- ORGANIGRAMA Y CONFORMACIÓN.
ORGANIGRAMA
CONFORMACIÓN
ARTÍCULO 25°.- DOMICILIO Y JURISDICCIÓN. Para todos los efectos legales el territorio de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, determina el domicilio de las mismas y su campo de acción jurisdiccional es restringido; salvo para apoyos operacionales autorizados por la Dirección General.
ARTÍCULO 26°.- PERSONERÍA JURÍDICA. Únicamente tendrán personería jurídica las Juntas de Defensa Civil, Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil. Para su reconocimiento por la Dirección General se requiere tramitar en su totalidad los siguientes documentos:
a) Acta de Constitución que debe contener: lugar, fecha, hora, objeto, nombre y apellidos de los participantes, profesión u oficio, documento de identificación, dirección y teléfono, correo electrónico, nombre de los dignatarios elegidos con las firmas respectivas tanto de los constituyentes como del funcionario de la Entidad que los asistió.
b) Acta de la Asamblea donde se aprueban los Estatutos y el Reglamento Interno.
c) Original y copia de los Estatutos y del Reglamento Interno.
d) Concepto expedido por el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa de la viabilidad sobre la constitución de la Junta.
e) Remisión Hojas de Vida al Grupo de Talento Humano de la Dirección General del personal aspirante a Voluntario por vía electrónica o medio magnético.
PARÁGRAFO 1°: Para la creación de Comités, Grupos, Agrupaciones, Destacamentos y Juntas debe suscribirse acta de constitución, donde se registre el nombre, número de documento de identificación, teléfono, correo electrónico y dirección de los constituyentes; así como, el establecimiento de los objetivos específicos de los mismos, el cual debe remitirse a través de la respectiva Dirección Seccional u Oficina Operativa a la Dirección General, con el fin de proceder a realizar el correspondiente registro. Dicha documentación deberá ser enviada con la respectiva relación a la Dirección General en un término de diez (10) calendario a partir de la entrega por parte de las organizaciones. El acta de constitución no lleva orden del día por ser un acta informal como tampoco anexo.
PARÁGRAFO 2°: Los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas podrán conformar Comités, Grupos, Agrupaciones y Destacamentos, tenerlos bajo su dirección hasta organizarlos en Juntas de Defensa Civil con personería jurídica y en el caso de las Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil de la misma forma si se considera necesario.
PARÁGRAFO 3°: En los Municipios deben existir dos organizaciones con personería jurídica ó sin ella, una que atienda y se capacite en la prevención y atención del desastre y la otra en la acción social y mantenimiento del medio ambiente.
PARÁGRAFO 4°: Las organizaciones denominadas Grupos de Apoyo, dispondrán de tres (03) meses a partir de la vigencia de la presente Resolución para cambiar los estatutos y convertirse en Juntas de Defensa Civil.
ARTÍCULO 27°.- REPRESENTACIÓN LEGAL DAMAS VOLUNTARIAS Y CLUBES DE DEFENSA CIVIL. La personería jurídica que se otorgue a las Damas Voluntarias y a los Clubes de Defensa Civil, obedecerá a los mismos requisitos, estatutos, derechos y deberes de las Juntas de la Defensa Civil.
ARTÍCULO 28°.- TRÁMITE. Recibida la documentación la Oficina Jurídica hará el estudio correspondiente y si no encontrare objeción proyectará la Resolución; en caso contrario, devolverá la documentación con las observaciones del caso para su corrección, las cuales deben ser subsanadas en un término no mayor de treinta (30) días calendario.
ARTÍCULO 29°.- EFECTO JURÍDICO DE LA PERSONERÍA. Las organizaciones Defensa Civil Colombiana no podrán actuar como tal, ni ejercer las funciones que la Ley y el Estatuto le señalen, ni ejercitar los derechos que le correspondan, mientras no tenga reconocimiento de personería jurídica debidamente legalizada y sólo durante la vigencia de ésta. Las Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil Colombiana, tendrán la misma obligación en el caso de disponer de personería jurídica.
PARÁGRAFO 1°: La Defensa Civil Colombiana es un establecimiento público, adscrito al Ministerio de Defensa Nacional, al otorgar la personería jurídica a las organizaciones que tienen derecho, las Direcciones Seccionales y Jefes de oficinas Operativas no pierde el control, ni la coordinación de las organizaciones que adquieren el carácter privado, las cuales deben cumplir las normas y reglamentos expedidas por la Dirección General y desarrollar sus funciones sin ánimo de lucro. Por lo anterior, deben “rendir cuentas” de las actividades administrativas y operacionales para mantener la personería jurídica.
PARÁGRAFO 2°: La antigüedad de una persona jurídica empezará a contarse, sólo a partir del reconocimiento legal.
PARÁGRAFO 3°: Los actos administrativos de otorgamiento, suspensión y cancelación de personería jurídica, requiere de la publicación en un Diario por cuenta de la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
ARTÍCULO 30°.- CONTROL ADMINISTRATIVO Y OPERACIONAL. La personería jurídica no le permite a las organizaciones incumplir con las normas y circulares expedidas por la Dirección General; por razones de legitimidad y transparencia la Oficina de Control Interno y los Funcionarios de la Dirección General, Directores Seccionales u Jefes de Oficinas Operativas pasarán revista de los procedimientos y documentos administrativos y el desempeño operacional. Los Dignatarios están en la obligación de presentar la documentación e informar las actividades desarrolladas.
ARTÍCULO 31°.- REFORMA DE ESTATUTOS. Toda modificación a los Estatutos, debe ser aprobada por la Asamblea General, mediante Asamblea Ordinaria o Extraordinaria de la cual se levantará acta que contendrá la aprobación de los nuevos Estatutos.
Una vez adelantado el trámite anterior, los documentos serán remitidos por conducto de la Dirección Seccional u Oficina Operativa de cada departamento para aprobación de la Dirección General.
PARÁGRAFO: Cuando la reforma de los Estatutos no afecte más de dos (02) artículos, la sola copia del acta de Asamblea que contenga la motivación clara de los textos a modificar y la forma como quedaron modificados, con las formalidades del caso, será suficiente para aceptarla.
ARTÍCULO 32°.- ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN. Para el cumplimiento y desarrollo de los fines cada una de las organizaciones contará con los siguientes órganos:
A. Asamblea General, órgano de dirección.
B. Junta Directiva, órgano de administración.
C. Fiscal, órgano de vigilancia y control.
D. Comité Disciplinario, órgano Asesor.
A. ASAMBLEA GENERAL
ARTÍCULO 33°.- ÓRGANO DE DIRECCIÓN. La Asamblea General como órgano de dirección, es la máxima autoridad de estas organizaciones. Está integrada por todos los Voluntarios de la organización, en ningún momento podrá desbordar el marco legal y estatutario.
ARTÍCULO 34°.- ELECCIÓN DE DIGNATARIOS. La elección de los Dignatarios y Suplentes será para un período de Tres (03) años, se efectuará en Asamblea General Ordinaria en la cual tendrán derecho a voz y voto los miembros carnetizados. No obstante lo anterior, cuando se haya aplicado la medida de suspensión de la personería jurídica y se realice el proceso de reestructuración o reactivación de la Junta, tendrán derecho a voz y voto en la Asamblea los aspirantes que hayan cumplido con el Curso Básico de Defensa Civil así no se encuentren carnetizados.
PARÁGRAFO 1°: El período de gobierno de los Dignatarios en las organizaciones elegidos antes de la vigencia de la presente Resolución, será de dos (02) años; los elegidos a partir de la presente Resolución será de tres (03) años.
PARÁGRAFO 2°: Un Dignatario podrá ser relevado en cualquier momento, si sus funciones como tal, no están siendo cumplidas; para ello, se debe realizar la Asamblea Extraordinaria convocada por el Presidente de la organización o el Fiscal o un miembro de la Asamblea General o por la Dirección Seccional o la Oficina Operativa según corresponda de conformidad con lo establecido en el Artículo 68 de la presente Resolución.
ARTÍCULO 35°.- REELECCIÓN. Cuando un Dignatario de la Junta Directiva ha cumplido el Planeamiento Estratégico Institucional en forma efectiva con el concepto de la Asamblea General, el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa solicitará a la Dirección General la reelección del mismo por una vez; cumplido el segundo período podrá volver a ser elegido por la Asamblea General pasado tres (03) años.
ARTÍCULO 36°.- ELECCIÓN PRESIDENTE AD-HOC DE ASAMBLEA. Reunidos los Voluntarios en el sitio, fecha y hora señalados en la convocatoria, en primer término, se procederá a elegir un Presidente provisional, el cual no podrá pertenecer a la Directiva saliente. Como Secretario actuará el mismo de la organización o en su defecto, el Presidente de la reunión designará un Secretario ad-hoc, quien deberá ser un Voluntario carnetizado de la Junta y asistente en la Asamblea.
PARÁGRAFO: El Presidente de la Asamblea designará tres (3) escrutadores para las elecciones.
ARTÍCULO 37°.- POSESIÓN. Los Dignatarios elegidos, tomarán posesión ante la misma Asamblea que los eligió, pero sólo entrarán a ejercer el cargo cuando vence el período de los Dignatarios salientes, previa entrega de cada uno de los elementos o bienes a cargo de la organización.
PARÁGRAFO: Si antes de vencer el período de gobierno no han sido elegidos los nuevos Dignatarios, la directiva que termina tendrá un plazo improrrogable hasta de quince (15) días calendario a partir de esta fecha, para convocar y celebrar la Asamblea Ordinaria, sin que por ningún motivo le sea permitido seguir actuando después de este término; so pena de incurrir en falta grave.
Si no se cumpliere lo anterior, la organización quedará inactiva y la Dirección Seccional u Oficina Operativa procederá a su reestructuración inmediata, en caso que no sea posible, se liquidará y cancelará la personería jurídica.
ARTÍCULO 38°.- RESPONSABILIDAD. Los Representantes Legales de las organizaciones de Defensa Civil en actividades de acción social y humanitaria, prevención y atención de desastres, están obligados a ajustar sus procedimientos operacionales y administrativos a los protocolos, al contenido de las normas existentes en materia de protección social, salud, medio ambiente, procedimientos legales en cadena de custodia contempladas en el Código Penal, normas del Código Civil y demás normas concordantes para el efecto. El incumplimiento del contenido de este artículo, constituirá falta grave y acarreará las sanciones que contemplen las anteriores normas en cada caso específico.
B. JUNTA DIRECTIVA
ARTÍCULO 39°.- ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN. La dirección de una Junta de Defensa Civil, estará integrada por:
A. Un (01) Presidente.
B. Un (01) Vicepresidente.
C. Un (01) Secretario.
D. Un (01) Tesorero.
E. Un (01) Vocal Operativo.
F. Un (01) Jefe de Disciplina.
G. Un (01) Jefe de Comunicaciones, Prensa y Relaciones Públicas.
El Secretario, el Tesorero, el Jefe de Disciplina y el Vocal Operativo, contarán con su respectivo Suplente, quienes reemplazarán al Principal en sus faltas absolutas o temporales en los términos de esta norma. El Jefe de Disciplina cumple funciones de investigación e instrucción sobre los procesos disciplinarios de los Voluntarios, en primera instancia.
PARÁGRAFO: El Vocal Operativo solamente corresponderá al esquema organizacional de las Juntas de Defensa Civil.
ARTÍCULO 40°.- REQUISITOS. Para ser Dignatario se requiere:
A. Estar afiliado a una organización de Defensa Civil Colombiana.
B. Residir con carácter permanente en la jurisdicción.
C. Tener liderazgo y gozar de prestigio en la comunidad.
D. No contar con antecedentes negativos de orden moral, mental, disciplinario y jurídico.
E. No tener directa ni indirectamente obligaciones o acreencias pendientes con la organización, ni con entidades del Estado que sean incompatibles con el cargo.
F. Tener vigente el carné que lo acredita como miembro activo de la organización.
G. En lo posible tener el título de Bachiller, Técnico, Profesional, Curso de Dignatario o acreditar cursos de la Defensa Civil Colombiana, requisito para acceder al cargo de Dignatario.
H. Estar presente en la respectiva Asamblea Ordinaria o Extraordinaria en la cual se efectúe la elección de Dignatarios.
I. No tener antecedentes negativos de su comportamiento como Voluntario de la Defensa Civil Colombiana.
PARÁGRAFO: Para ser Dignatario se requiere ser mayor de edad y contar con disponibilidad de tiempo.
ARTÍCULO 41°.- INSCRIPCIÓN DE DIGNATARIOS. Para la inscripción de los Dignatarios se requiere solicitud dirigida a la Dirección General, por intermedio de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, formulada dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la reunión de Asamblea General; adjuntando el acta con el lleno de los requisitos para ser Dignatario. Pasado este tiempo y por una razón justificada no perderá vigencia el acta de Asamblea.
Cumplido lo anterior, se procederá a su reconocimiento e inscripción en el registro que para el caso, se lleva en la Oficina Jurídica de la Dirección General o en su defecto, se devolverá la documentación con la indicación de las causales que así lo motiven. Sin la constancia de la inscripción en el registro, no se podrá acreditar la representación.
ARTÍCULO 42°.- INHABILIDADES. No podrá ser Dignatario, ni Suplente:
A. Quienes estén nombrados en el momento de relevo de Junta Directiva, excepto que se apruebe la reelección por parte de la Dirección General de acuerdo al Artículo 35 de la presente Resolución.
B. Los servidores públicos, miembros de Juntas de Acción Comunal o Dignatarios de cualquier otra organización afín o cívica de la región, que tengan activismo político.
C. Los cónyuges entre sí, el compañero o compañera permanente o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.
D. Tener antecedentes disciplinarios graves de su comportamiento durante los últimos diez (10) años.
E. Haber abandonado injustificadamente el cargo durante el período anterior, en caso de desempeñar alguno o haber incumplido con sus funciones.
ARTÍCULO 43°.- RECONOCIMIENTO. La calidad de Dignatario se adquiere con la elección, nombramiento mediante acto administrativo, posesión y ejercicio del cargo; el Presidente solamente puede acreditar la Representación Legal una vez tenga el reconocimiento e inscripción, mediante Resolución o certificación expedida por la Dirección General. Los Suplentes sólo adquieren ésta denominación cuando reemplazan al principal.
ARTÍCULO 44°.- VOTACIÓN DIRECTA. Para elegir a un Dignatario se requiere un Quórum deliberatorio equivalente a las dos terceras (2/3) partes de los Voluntarios asistentes a la Asamblea. La votación será secreta y cada miembro tendrá derecho a un (01) voto, excepto cuando haya sido delegado por medio de poder previamente otorgado por causas justificadas presentado ante la organización y autorizado por el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa correspondiente.
ARTÍCULO 45°.- VETO DE UNA ELECCIÓN. La Dirección General, de oficio o a petición de parte, previa investigación de los hechos, podrá vetar por inconveniente la elección de cualquiera de los Dignatarios. Acto seguido deberá convocarse en el término no superior a treinta (30) días a una nueva Asamblea Extraordinaria para efectos de elegir a los Dignatarios objeto del veto.
Quien haya sido vetado, no podrá ser elegido Dignatario dentro de los dos (02) años siguientes a la ejecutoria del acto que impuso el veto, siempre que no se haya subsanado la causa del veto y que se encuentre aún la misma Junta Directiva en ejercicio de sus funciones.
ARTÍCULO 46°.- EMPALME. Posesionado el reemplazo, el Dignatario saliente deberá proceder a hacer el empalme dentro de los cinco (5) días siguientes a la posesión, haciendo entrega de los bienes, valores, libros y demás propiedades de la organización. El incumplimiento de esta obligación dará lugar a las sanciones disciplinarias y penales del caso.
ARTÍCULO 47°.- LICENCIA TEMPORAL. La ausencia temporal de los Dignatarios debe ser autorizada por el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, no podrá ser superior a un (01) mes, salvo excepciones de fuerza mayor; la no presentación oportuna al término de la misma, será causal de falta disciplinaria grave, por abandono del cargo.
PARÁGRAFO 1°: La licencia temporal de los Voluntarios será hasta por tres (03) meses de acuerdo al Artículo 15 literal a de la presente Resolución y autorizada por la Junta Directiva o por el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa en caso de la no existencia legal de una Junta.
PARÁGRAFO 2°: Cuando se presente en forma escrita una renuncia total o parcial de los Dignatarios, los Suplentes ocuparán los cargos, mientras se convoca la Asamblea para la elección de nuevos Dignatarios.
ARTÍCULO 48°.- CAMBIO DE DIGNATARIOS. Cualquier cambio total o parcial de los Dignatarios, deberá ser tramitado en los mismos términos indicados en el Artículo 34 de la presente Resolución; mientras no se llene este requisito el cambio no surte ningún efecto.
ARTÍCULO 49°.- REUNIONES. La Directiva se reunirá ordinariamente cada mes y en forma extraordinaria las veces que lo considere conveniente. El quórum válido será la mitad más uno de los miembros que la integran, pero para sus decisiones, requiere el voto afirmativo de las dos terceras 2/3 partes de los Voluntarios asistentes.
ARTÍCULO 50°.- EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL. Efectuada la inscripción de los Dignatarios, sólo la Dirección General podrá emitir la Resolución o certificación que así lo acredite.
C. FISCAL
ARTÍCULO 51°.- ÓRGANO DE VIGILANCIA Y CONTROL. El Fiscal quien ejerce esta atribución, debe reunir los mismos requisitos para ser Dignatario. No podrá ser elegido Fiscal, quien en el período anterior haya desempeñado el cargo de Tesorero o Presidente y viceversa.
ARTÍCULO 52°.- PERÍODO. El Fiscal y el Suplente tendrán el mismo período de los demás Dignatarios, pero su elección se hará en votación separada.
ARTÍCULO 53°.- FUNCIONES. Son funciones del Fiscal, las siguientes:
A. Ejercer el control permanente sobre los bienes y fondos de la organización de Defensa Civil.
B. Revisar y controlar el movimiento de los libros de contabilidad, comprobantes y valores que se lleven al interior de la organización.
C. Velar porque en las operaciones, transacciones o negociaciones que se hagan a nombre de la Junta Defensa Civil, se hayan cumplido los trámites y autorizaciones debidos.
D. Vigilar que no se utilice indebidamente el nombre de la razón social de la organización, ni se preste a terceros para fines lucrativos.
E. La Defensa Civil Colombiana es sin ánimo de lucro, en caso de conocer procedimientos, acciones o hechos que incumplan este aspecto, se deben dar a conocer en forma inmediata a la Junta Directiva y al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa para la investigación disciplinaria. No hacerlo es cohonestar una irregularidad que puede dar motivo a destitución del cargo y de la Institución.
F. Vigilar e informar a la Asamblea General, a la Junta Directiva, a los Voluntarios, al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa u Director General, cualquier irregularidad que observe en el cumplimiento de la Ley, el Estatuto o Reglamento, que ocurra en el funcionamiento de la organización y en desarrollo de sus actividades.
G. Autorizar con su firma los informes de tesorería.
H. Asistir a las reuniones de Asamblea y Junta Directiva en las cuales tendrá voz pero no voto.
I. Convocar a la Asamblea General a reuniones extraordinarias cuando lo considere necesario.
J. Presentar informe a la Asamblea General al finalizar el período de Dignatario sobre las actividades realizadas durante su período de gobierno.
K. Velar porque la organización de Defensa Civil Colombiana y cada uno de sus Voluntarios cumplan con las disposiciones legales, estatutarias y el Planeamiento Estratégico de la Institución.
L. Rendir informes a la Dirección Seccional u Oficina Operativa cada cuatro (4) meses de los resultados de su gestión; de no hacerlo será causa de desvinculación de la Institución previa investigación disciplinaria.
M. Las demás que le señalen la Ley o los Reglamentos.
PARÁGRAFO: Queda prohibido al Fiscal ejercer cualquier función que implique coadministración dentro de la organización. Si se comprobare ésta conducta, será causal de desvinculación inmediata, previa investigación.
D. COMITÉ DISCIPLINARIO
ARTÍCULO 54°.- ÓRGANO ASESOR. El Comité Disciplinario de las organizaciones, ejerce la atribución de instruir y recomendar los respectivos procesos disciplinarios.
ARTÍCULO 55°.- CONFORMACIÓN. Integrado por tres (3) miembros: uno elegido por la Asamblea, otro elegido mediante Resolución por la Junta Directiva y otro por el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
ARTÍCULO 56°.- PERÍODO. El Comité Disciplinario tendrá el mismo período de los demás Dignatarios y no será reelegido para el período inmediato.
ARTÍCULO 57°.- FUNCIONES. Además de las señaladas en los estatutos de las organizaciones de Defensa Civil, el Comité Disciplinario tiene como funciones:
A. Velar por la disciplina de la organización.
B. Instruir el procedimiento disciplinario hasta el perfeccionamiento, allegando todas las pruebas encaminadas al esclarecimiento de los hechos. Cumplido este procedimiento remitirá al Presidente el expediente para el fallo de primera instancia. El fallo de segunda instancia le corresponde al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
C. Cumplir con los términos legales para la instrucción del proceso disciplinario, establecidos en la presente Resolución.
D. Obrar en forma imparcial.
E. Tener la debida reserva en los asuntos que conoce por razón de su cargo.
F. Emitir el respectivo concepto al Fallador de Primera Instancia.
ARTICULO 58°.- COMITÉ DISCIPLINARIO DIRECCIONES SECCIONALES Y OFICINAS OPERATIVAS. Las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas actuando como órgano de segunda instancia conocerá de los procesos disciplinarios adelantados por las Juntas adscritas a su jurisdicción; lo anterior, con el fin de modificar, revocar o confirmar tal decisión. En los casos que el Comité Disciplinario no cumpla con su función, podrá iniciar de oficio o a petición de parte, los procesos disciplinarios tendientes al esclarecimiento de los hechos. El Funcionario que conformar el Comité no puede ser fallador de primera instancia.
PARÁGRAFO: Los Presidentes, Vicepresidentes y Voluntarios, por acción u omisión serán investigados por éste Comité Disciplinario por considerarse falta grave no cumplir con los deberes del cargo.
DE LAS FUNCIONES DE LOS DIGNATARIOS
ARTICULO 59°.- FUNCIONES DEL PRESIDENTE. Son funciones del Presidente, las siguientes:
a. Ejercer el liderazgo de la organización.
b. Llevar la Representación Legal, autorizar con su firma los actos y contratos en que tenga que intervenir, previa coordinación y visto bueno escrito del Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
c. Ejercer las funciones de fallador de primera instancia en los procesos disciplinarios adelantados al interior de su organización.
d. Hacer cumplir los principios y valores, lo mismo que las normas disciplinarias.
e. Realizar las coordinaciones exigidas con el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa para el cumplimiento del Planeamiento Estratégico.
f. Solicitar las autorizaciones requeridas a la Dirección Seccional u Oficina Operativa u Dirección General, para la realización de actividades o informarlas, cuando así se requiera.
g. Ejecutar los planes, proyectos y programas adoptados por la Asamblea General y la Junta Directiva.
h. Responder disciplinaria, fiscal, administrativa y penalmente por sus actuaciones que contravengan las disposiciones legales vigentes.
i. Responder ante la Dirección General por el uso correcto de los uniformes, distintivos, documentos de identificación, equipos de telecomunicaciones, frecuencias, así como todos los bienes muebles e inmuebles y recursos que ingresen a la Junta.
j. Mantener a la Junta Directiva informada sobre la organización y administración de la misma.
k. Manejar conjuntamente con el Tesorero, las cuentas bancarias corrientes y/o de ahorros.
l. Conseguir asesores para la organización de Defensa Civil. Personal capacitado que recomiende la buena ejecución del planeamiento estratégico, la visión y la misión.
m. Proferir las resoluciones motivadas para la desvinculación de un Voluntario, así como de la revocatoria, cuando haya lugar a ello.
n. Ejercer las funciones que le delegue la Junta Directiva tales como: suscripción de convenios, ejecución y liquidación de los mismos, presentación de proyectos previas las formalidades legales ante las entidades públicas o privadas. Lo anterior, con base al Plan de Inversión coordinado con la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
o. Delegar cuando lo considere necesario alguna o algunas de sus funciones en el Vicepresidente, previa autorización de la Junta Directiva.
p. Convocar a Asamblea General y de Junta Directiva, cuya asistencia es obligatoria. Presentar la ejecución y cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.
q. Rendir los informes de gestión ante la Asamblea General o a quien se lo requiera y realizar la entrega formal del cargo, cuando haya lugar a ello.
r. Constituir mandatarios que representen a la organización de la Defensa Civil en negocios judiciales y/o extrajudiciales.
s. Cumplir con la causa y la cruzada de la Defensa Civil colombiana. Lograr el fortalecimiento del talento humano, la administración, logística, operaciones y la acción social de la organización, y hacer que la imagen institucional sobresalga regionalmente.
t. Conseguir medios y recursos para mantener la moral y el bienestar de los Voluntarios. Apoyar a los Voluntarios en sus necesidades personales y profesionales.
u. Mantener física y moralmente a los voluntarios con amor a la causa y a la cruzada. Lograr el espíritu de entrega y comprometimiento institucional.
v. Presentar el Plan de Inversión al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa para el visto bueno y aprobación del mismo sobre todos los contratos y/o convenios que celebre la organización.
w. Distribuir la organización para el servicio semanal de la siguiente manera: los Comités/ Grupos/Agrupaciones deben estar en voluntarios disponibles y voluntarios de reserva.
x. Las demás que le señalen la Ley o los Reglamentos.
ARTÍCULO 60°.- FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE. Son funciones del Vicepresidente, las siguientes:
a. Asumir la Presidencia en las ausencias temporales o absolutas del titular cuando faltare tres (03) meses o menos para la finalización del período como Dignatario.
b. Cumplir las funciones que le delegue el Presidente. Hacer seguimiento al cumplimiento del planeamiento estratégico, la visión, misión, objetivos estratégicos; presentar informes semestrales para ser enviados a la Dirección General, a través del Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
c. Supervisar el desarrollo de las actividades en que se compromete la organización de Defensa Civil.
d. Elaborar de acuerdo a instrucciones del Presidente los boletines e informes, enviando copia a la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
e. Promover actividades o programas para recaudar fondos.
f. Colaborar con el Presidente en la programación y coordinación de actividades relacionadas con el objeto de la organización.
g. Asistir a las Asambleas y reuniones de Junta Directiva con derecho a voz y voto.
h. Contribuir en la incorporación y capacitación de nuevos Voluntarios.
i. Apoyar el plan de moral y bienestar de la organización.
j. Apoyar el fortalecimiento humano, administrativo, operacional, acción social y la imagen de la organización.
k. Las demás que le señalen la Ley o los Reglamentos.
ARTÍCULO 61°.- FUNCIONES DEL TESORERO. Son funciones del Tesorero, las siguientes:
a. Responder por el recaudo, manejo y cuidado de todos los dineros, valores y bienes de la organización de Defensa Civil Colombiana.
b. Constituir fianzas de manejo en la cuantía que señalen los reglamentos.
c. Presentar a la Junta el presupuesto anual de ingresos y gastos.
d. Apertura y manejo de cuentas bancarias corrientes y/o de ahorros de la organización.
e. Efectuar oportunamente el pago de las obligaciones de la organización de Defensa Civil Colombiana.
f. Presentar a la Junta Directiva y a la Asamblea General, sea Ordinaria o Extraordinaria o cuando ellas lo exijan, un informe claro, detallado y explicativo, sobre el estado de tesorería, manejo de los recursos durante todo el período, así como la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos.
g. Rendir a la Dirección General por intermedio de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, un informe detallado de tesorería cuando le sea solicitado.
h. Responder por el manejo, distribución y cuidado del inventario.
i. Llevar los libros de contabilidad de la organización de acuerdo a las normas vigentes.
j. Llevar los libros de la Caja Menor de la organización.
k. Fortalecer administrativamente y logísticamente la Institución.
l. Incorporar Voluntarios como aporte a la cruzada institucional.
m. Las demás que le señalen la Ley o los Reglamentos.
ARTICULO 62°.- FUNCIONES DEL VOCAL OPERATIVO. Son funciones del Vocal Operativo, las siguientes:
a. Dirigir la formación de los comités y grupos especializados en búsqueda y rescate, primeros auxilios, extinción de incendios, acción social y humanitaria y demás que se requieran para el cumplimiento de sus objetivos.
b. Coordinar con el Presidente la promoción, capacitación y entrenamiento de los comités y grupos.
c. Coordinar la prestación de los servicios y vigilar su estricto cumplimiento.
d. Informar a sus superiores y compañeros voluntarios, sobre la realización de actividades.
e. Obrar con rectitud y responsabilidad en todas sus actuaciones y actividades que se desarrolle.
f. Mantener las normas de seguridad y evitar accidentes en los Voluntarios.
g. Responder ante el Presidente y la Junta Directiva por el cabal desempeño de sus funciones y las de sus subalternos.
h. Asistir con voz y voto a las sesiones de Junta Directiva.
i. Fortalecer operacionalmente la organización en la acción social y en la prevención y atención del desastre natural.
j. Incorporar Voluntarios para la causa y cruzada.
k. Las demás que le señalen los Reglamentos.
ARTÍCULO 63°.- FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son funciones del Secretario, las siguientes:
a. Comunicar y citar a los Voluntarios a Asamblea General y de Junta Directiva.
b. Desempeñar sus funciones tanto en las Asambleas Generales como de la Junta Directiva y elaborar las correspondientes actas, dentro del término legal y con el lleno de los requisitos exigidos para las mismas.
c. Elaborar, expedir todas las constancias y dar curso a la correspondencia; así como rendir los informes a la Seccional.
d. Dar trámite y responder por la correspondencia llegada y salida de la Junta.
e. Compilar todas las normas dictadas por la Defensa Civil Colombiana y la organización, así como velar por su publicación y difusión.
f. Llevar los registros generales de actas, listados de asociados, carnetización, comisiones, libros que debe llevar la Junta y demás asuntos relativos a su cargo.
g. Dar fe y hacer el registro de los poderes para las Asambleas.
h. Llevar al día el banco de datos del voluntariado.
i. Incorporar Voluntarios para la causa y la cruzada.
j. Asistir con voz y voto a las Asambleas y reuniones de la Junta Directiva.
k. Colaborar en la imagen institucional.
l. Las demás que le señalen la Ley o los Reglamentos.
ARTÍCULO 64°.- FUNCIONES DEL JEFE DE COMUNICACIONES, PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS. Son funciones del Jefe de Comunicaciones, Prensa y Relaciones Públicas, las siguientes:
a. Asesorar al Presidente en el quinto objetivo estratégico, fortalecimiento de la imagen.
b. Mantener los equipos de comunicación, telecomunicaciones e informática en buen estado para el enlace regional y local de organización.
c. Coordinar las comunicaciones y las relaciones públicas de la organización con la ciudadanía en general y las entidades públicas y privadas de su jurisdicción y los medios de comunicación.
d. Mantener enlace permanente con los representantes de las organizaciones involucradas en el ámbito de prevención, atención de desastres, medio ambiente y acción social.
e. Mantener las relaciones públicas con benefactores y otras instituciones del Estado.
f. Incorporar Voluntarios para la causa y la cruzada.
g. Apoyar el planeamiento estratégico de la organización.
h. Diseñar y ejecutar estrategias de gestión institucional con el propósito de propiciar una adecuada difusión de las acciones operativas adelantadas por la organización.
i. Manejar los informes de prensa, el cubrimiento televisivo y radial en la atención del desastre y en la acción social.
j. Incrementar la imagen de la organización como organismo de socorro, social y humanitario.
k. Preparar entrevistas, publicaciones, videos de la organización.
l. Otras relacionadas con prensa, relaciones públicas y comunicaciones.
DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS
ARTÍCULO 65°.- DEFINICION. Es la acción, como deber legal y ético, que tiene todo representante legal de organizaciones de Defensa Civil Colombiana, de responder e informar a la Dirección General y por Delegación Administrativa a la respectiva Dirección Seccional u Oficina Operativa, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos y privados asignados; así como, los resultados en el cumplimiento del Planeamiento Estratégico con base en sus funciones y objeto social.
ARTÍCULO 66°.- FACULTAD SOLICITUD RENDICIÓN DE CUENTAS. En forma extraordinaria, sin perjuicio de los controles que ejerce la Dirección General, por razón de la naturaleza de las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana, las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas, ejercerán en cualquier tiempo un control sobre el cumplimiento de las finalidades, objetivos, políticas y programas que deben cumplir por su naturaleza jurídica, la capacidad operativa en respuesta y servicio de las comunidades, entrenamiento y reentrenamiento del talento humano, sobre las Juntas adscritas a su jurisdicción.
ARTÍCULO 67°.- METODOLOGÍA. Las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana deben rendir cuentas en los meses de Junio y noviembre de cada año, respecto del cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución, de la actividad administrativa, operacional, de la causa y la cruzada. Los Directores Seccionales y Jefes de Oficina en los meses de Julio y diciembre de cada año ante la Dirección General.
El Presidente de la Junta informará a la Dirección Seccional sobre los siguientes tópicos:
a) Rendición de cuentas de gestión:
Avance del Plan Estratégico. Objetivos Estratégicos.
Resumen de las principales emergencias atendidas.
Actividades de acción social e integral.
Capacitación, instrucción, entrenamiento y reentrenamiento del talento humano.
Avance de la cruzada. Nuevos comités, grupos, agrupaciones y destacamentos.
Carnetización de los Voluntarios.
Demostrará que la gestión se realiza sin ánimo de lucro.
b) Rendición de cuentas fiscales:
Convenios o contratos celebrados para la adquisición de recursos.
Donaciones recibidas y distribución de los elementos o equipos recibidos.
Distribución de bienes muebles, especialmente uniformes.
Distribución de los elementos entregados por la Dirección General a través de las Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas, tales como: vehículos terrestres, acuáticos, aéreos y equipos para la atención de emergencias.
Cumplimiento de las normas administrativas y legales.
PARÁGRAFO 1°: La rendición de cuentas obligatoria será semestral. Corresponde al período comprendido entre el 1° de Diciembre al 1° de Junio y 2° de Junio al 30 de Noviembre respectivamente.
PARAGRAFO 2°: El informe respectivo debe estar acompañado de los documentos soportes de la gestión.
PARAGRAFO 3°: Para la rendición de cuentas debe convocarse la Asamblea General, si en la rendición de cuentas semestrales, los resultados son manifiestamente negativos en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Defensa Civil Colombiana, con el concepto favorable de los asambleístas por las dos terceras 2/3 partes del personal asistente, se procederá en la misma reunión a reemplazar en este caso al dignatario ó los dignatarios y nombrar Junta Directiva, con nuevos miembros de acuerdo al procedimiento ordenado. Si no reúne el quórum la Asamblea, se convocará en los quince (15) días siguientes a una Asamblea Extraordinaria para la elección correspondiente.
CAPITULO V
REVOCATORIA DEL MANDATO
ARTICULO 68°.- REVOCATORIA DEL MANDATO. Si alguno de los Dignatarios no cumple con sus funciones, o lo hace de manera irregular, es atribución de la Asamblea General previa convocatoria de Asamblea para rendir cuentas o en Asamblea Extraordinaria revocar el mandato del Dignatario en cualquier tiempo, previa decisión de las 2/3 partes del personal asistente a la Asamblea, el cual no puede ser inferior a la mitad más uno del total de voluntarios que conforman la organización.
PARÁGRAFO 1º: Es igualmente atribución del Director Seccional y Jefe de Oficina Operativa, convocar a Asamblea Extraordinaria para que se revoque el mandato de los Dignatarios que incurran en las conductas anteriormente referenciadas o por faltas graves.
PARÁGRAFO 2º: La revocatoria del mandato, es independiente de la acción disciplinaria que diera lugar en contra del personal dignatario por presunta incursión en falta disciplinaria o denuncia penal si lo amerita la falta.
DE LAS ASAMBLEAS
ARTÍCULO 69°.- TIPO DE ASAMBLEAS. Las reuniones de la Asamblea General son dos clases: Ordinarias y Extraordinarias. La Asamblea Ordinaria se celebrará cada tres (3) años para elección de Dignatarios por vencimiento de período de gobierno; y la Asamblea Extraordinaria, en cualquier tiempo y sólo para tratar temas especiales. Los Directores Seccionales y los Jefes de Oficinas Operativas, serán los responsables ante la Dirección General de controlar esta actividad.
ARTÍCULO 70°.- CONVOCATORIA. La convocatoria será ordenada por el Presidente y comunicada por el Secretario de la organización. Si el Secretario no comunica la convocatoria, el ordenador de la misma designará un Secretario Ad-hoc.
PARÁGRAFO 1°: Cuando la convocatoria para la Asamblea no la ordene el Presidente, podrá hacerla el Fiscal, la mitad más uno de los Afiliados, la Dirección General o su representante a nivel de Dirección Seccional u Oficina Operativa.
PARÁGRAFO 2°: El Fiscal asistirá a las sesiones de la Junta Directiva con voz pero sin voto; limitante que no se aplica en las Asambleas Ordinarias y en la rendición de cuentas donde debe hacer las observaciones sobre el cumplimiento de los objetivos estratégicos y desarrollo del planeamiento estratégico por parte de los dignatarios.
ARTÍCULO 71°.- REQUISITOS PARA LA CONVOCATORIA. El Secretario hará la citación con diez (10) días calendario de anticipación, comunicando por escrito o cualquier otro medio a todos los Voluntarios. En ella se indicará el nombre y la calidad del ordenador de la convocatoria, sitio, fecha, hora y asuntos a tratar, de lo cual se dejara constancia expresa.
PARÁGRAFO: En el mismo día en que se ordene la convocatoria, quedará cerrado el libro de registro de Voluntarios hasta el día siguiente en que se efectúe la reunión de Asamblea.
Si el día señalado en la convocatoria no se reúne válidamente la Asamblea, el libro permanecerá cerrado por diez (10) días más. El cierre del libro deberá ser refrendado por el Fiscal. No obstante lo anterior, cuando se reúna la totalidad de los Asociados, podrá efectuarse la Asamblea sin las exigencias anteriores.
ARTÍCULO 72º.- QUÓRUM PARA ASAMBLEAS GENERALES. La Asamblea para convocar requiere la presencia de la mitad más uno de sus miembros activos de la organización. Sin embargo, para aquellas organizaciones que tengan 47 Voluntarios, no podrá sesionar con menos de 25 Voluntarios Activos. Para tomar decisiones o deliberar requiere por lo menos de las dos terceras 2/3 partes de los Voluntarios asistentes a la respectiva Asamblea.
PARÁGRAFO: Si llegado el día y la hora para la realización de la Asamblea y no se conformare el quórum, se hará una segunda convocatoria que no exceda de ocho (08) días, pudiendo sesionar con un número plural de miembros activos no inferior a quince (15) días.
ARTÍCULO 73°.- ASISTENCIA A LAS ASAMBLEAS. Los Voluntarios están obligados a asistir a las Asambleas, salvo justificación de fuerza mayor o incapacidad médica demostrada, la cual se adjuntará al Acta de Asamblea. Los poderes de representación no requieren autenticación ante notaría, pero deberán ser informados por correos electrónicos o personalmente presentados a la Dirección Seccional u Jefe de Oficina Operativa, previa comunicación y conocimiento directo del motivo por el cual el Voluntario no puede participar, el cual deberá estar plenamente comprobado ante la Dirección Seccional u Oficina Operativa. La ausencia a 3 Asambleas consecutivas, será falta grave para el Voluntario, por demostrar falta de pertenencia e interés en el cumplimiento de los objetivos institucionales.
PARÁGRAFO 1°: Si la Asamblea se suspendiere por alguna causa, deberá dejarse constancia en el acta de las razones de la suspensión; así como, el día y hora determinados para su reanudación, teniendo en cuenta el mismo quórum que se tuvo para la inicial. Sin embargo, a ella podrán asistir otros voluntarios activos que no estuvieron en la primera, siempre que no hubiesen estado inhabilitados por los Estatutos y/o Reglamentos. Esta circunstancia deberá constar en el acta.
PARÁGRAFO 2°: Tanto en la reunión de la Asamblea General como de la Junta Directiva, debe dejarse constancia en el acta de los nombres del personal de Voluntarios asistentes a la respectiva Asamblea. Por transparencia y legitimidad la votación siempre será secreta.
PARÁGRAFO 3°: No se puede participar en las Asambleas que no sean de su jurisdicción y organización a la que pertenece.
ARTÍCULO 74°.- PÉRDIDA DE VALIDEZ ASAMBLEA ORDINARIA. Si transcurrido un (01) mes, no se ha dado trámite de los documentos a la Dirección General, pierde valor la Asamblea y en consecuencia deberá efectuarse una nueva. Salvo causas que justifiquen la demora en el trámite.
IMPUGNACIÓN DE UNA ASAMBLEA O DE UNA ELECCIÓN
ARTÍCULO 75º.- IMPUGNACIÓN. Son causales de impugnación de una Asamblea General o de una elección:
a. Cuando sea manifiesta su oposición a las normas legales o estatutarias.
b. Cuando uno o más de los elegidos no reúnan los requisitos legales.
c. La votación no sea secreta.
d. Indebida representación de Voluntarios activos con poderes no justificados y no cuenten con la aprobación de los Directores Seccionales u Jefes de Oficinas Operativas.
ARTÍCULO 76º.- CONTENIDO DE LA IMPUGNACIÓN DE ASAMBLEA. La Impugnación deberá ser presentada por escrito dirigida a la Dirección Seccional, contendrá:
a. La designación de las partes.
b. Los hechos que justifican la impugnación de la Asamblea.
c. Fundamentos de Derecho que se pretendan hacer valer.
d. Pruebas que se pretendan hacer valer.
e. Los anexos que estime convenientes.
f. Dirección del impugnante de la Asamblea.
PARÁGRAFO: El Impugnante de la Asamblea, se refiere al Voluntario que alega las causales establecidas en el Artículo 75 de la presente Resolución de conformidad con los requisitos establecidos en el presente artículo.
ARTÍCULO 77º.- PRESENTACIÓN DE LA IMPUGNACIÓN DE LA ASAMBLEA. La impugnación podrá ser presentada por cualquier Voluntario Activo ante la Dirección Seccional y/ Jefe de Oficina Operativa, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de realización de la Asamblea, para lo de su competencia.
ARTÍCULO 78º.- ADMISIÓN, INADMISIÓN O RECHAZO DE LA IMPUGNACIÓN DE LA ASAMBLEA. A partir de la fecha de recibo de la impugnación de la Asamblea, la Dirección Seccional contará con un término de cinco (05) días hábiles para dictar el auto si la acepta, la inadmite o la rechaza.
La inadmitirá cuando faltaren los requisitos establecidos en el Artículo 75 literales b, c de la presente Resolución, en el cual la Dirección Seccional u Oficina Operativa señalará los defectos de que adolezca el documento, para que el impugnante de la Asamblea lo corrija en el término de cinco (05) días hábiles surtida la notificación del auto de inadmisión. Si no lo hiciere será objeto de rechazo.
Se entenderá por rechazo definitivo de la impugnación, cuando se presente fuera de términos o no reúna las exigencias establecidas en el Artículo 75 de los literales a y d de la presente Resolución.
ARTÍCULO 79º.- NOTIFICACIÓN PERSONAL. Los autos de admisión, inadmisión o rechazo definitivo de la impugnación, se notificarán a las partes, personalmente; de lo cual se levantará escrito, en el que deberá expresarse la fecha en la que se práctica la notificación, el nombre del notificado, la parte resolutiva del acto que se notifica, los recursos que proceden, el respectivo término de presentación de los mismos y ante quien proceden, documento que deberá firmarse por el notificado y el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO: Previa a la notificación personal se requiere que se envié por escrito la respectiva citación al Voluntario que requiera ser notificado personalmente en la dirección referenciada en la impugnación de la Asamblea; escrito en el cual se establecerá la orden de comparecer y el objeto de la comparecencia; así como el lugar, fecha y hora en la que debe concurrir y en donde se surtirá la diligencia para la cual se cita. En casos especiales o excepcionales, se surtirá por despacho comisorio.
ARTÍCULO 80º.- NOTIFICACIÓN POR EDICTO. Los autos de admisión, inadmisión o rechazo definitivo de la impugnación, que no se hayan notificado personalmente, dentro de los tres (03) días hábiles siguientes a la fecha establecida en la citación para la notificación personal, se harán saber por medio de edicto, el cual deberá contener:
1. Titulo EDICTO.
2. Impugnación de Asamblea y nombre de la organización.
3. Nombre del impugnante de la Asamblea.
4. Individualización del dignatario elegido y objeto de impugnación.
5. Fecha del Auto objeto de notificación.
6. Firma del Director Seccional.
El edicto deberá fijarse en lugar visible de la Dirección Seccional u Oficina Operativa por cinco (05) días hábiles y en el anotará el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa la fecha y hora de su fijación y desfijación. El original se agregará al expediente de la impugnación de Asamblea. La notificación se entenderá surtida al vencimiento del término de fijación del edicto.
ARTÍCULO 81º.- COMPETENCIA PARA ADELANTAR EL TRÁMITE. La Dirección Seccional u Jefe de Oficina Operativa de cada departamento o región, conocerá en primera instancia de los trámites de impugnación; para lo cual, solo será válida la decisión que se tome respecto a los hechos y fundamentos de derecho que se invoquen como causa de la impugnación.
Conocerá la Dirección General del recurso de apelación que se interponga contra la decisión de primera instancia, recurso que debe ser interpuesto y sustentado dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la fecha de la notificación personal o por edicto.
ARTÍCULO 82º.- RECURSOS. Contra los autos de inadmisión o rechazo de la impugnación de Asamblea, procede el recurso de reposición ante la Dirección Seccional u Oficina Operativa, el cual deberá presentarse y sustentarse dentro de los cinco (05) días siguientes a la notificación y en subsidio apelación ante la Dirección General.
ARTÍCULO 83º.- ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE LA IMPUGNACIÓN DE LA ASAMBLEA. Recibida el escrito de impugnación de la Asamblea por la Dirección Seccional u Oficina Operativa, éste procederá a su estudio y previa verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el Artículo 75 y 76 de la presente Resolución, mediante auto de admisión de impugnación de la Asamblea en el cual procederá a realizar la respectiva evaluación de los fundamentos de hecho y de derecho establecidos en el escrito.
La evaluación debe hacerse dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al recibo del escrito de impugnación, admitida la impugnación se dará traslado de la misma al Dignatario(s), cuya elección es objeto de impugnación, mediante oficio dirigido al domicilio señalado, adjuntando una copia de ella.
Los Voluntarios anteriormente referenciados, tendrán un término de cinco (05) días calendario para contestar la impugnación de la Asamblea.
ARTÍCULO 84º.- EFECTOS. La presentación o aceptación de la impugnación de la Asamblea, no inválida la elección de los Dignatarios, quienes seguirán en el ejercicio del cargo mientras es ejecutoriada la decisión de fondo.
ARTÍCULO 85º.- FALLO DE PRIMERA INSTANCIA. Una vez agotada la etapa de traslado de impugnación de la Asamblea, el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, emitirá su decisión previo establecimiento de las causales evocadas en la impugnación, soportadas en las pruebas documentales, testimoniales, de peritos o cualquier otro medio probatorio que comprometa la elección irregular de los Dignatarios. El auto debe contener:
a. Narración y descripción concisa de los hechos, con indicación de tiempo, modo y lugar que dieron origen a la impugnación de la Asamblea.
b. Identificación de los Voluntarios elegidos como Dignatarios y cuyos cargos son objeto de la impugnación.
c. Breve soporte probatorio anexados o decretados en el proceso de impugnación de Asamblea.
d. Análisis de las pruebas que establezcan la viabilidad o no de la impugnación.
e. Exposición fundamentada de las razones de la decisión de acatamiento o no de la impugnación de la Asamblea.
ARTÍCULO 86º.- RECURSO Y CONSULTA. El recurso de apelación y la consulta procederán en los términos de este reglamento.
ARTÍCULO 87º.- TEMPORALIDAD DE LA REPRESENTACIÓN LEGAL. Cuando sea decretada la nulidad de elección del Presidente, ejercerá el cargo el Vicepresidente o en su defecto uno Ad-Hoc; si tiene algún impedimento durante un lapso no superior a un mes, término en el cual debe convocarse la Asamblea Extraordinaria, con el fin de elegir nuevos Voluntarios en el cargo(s) de que trate la nulidad de la elección como Dignatarios.
ARTÍCULO 88º.- NUEVA ASAMBLEA POR NULIDAD. La providencia que decrete la nulidad de la Asamblea o elección, determinará el plazo para la convocación de una nueva. La nulidad de la Asamblea General o de la elección, tendrá efectos hacia el futuro.
CAPITULO VI
DEL PATRIMONIO
ARTÍCULO 89º.- PATRIMONIO. El patrimonio de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, estará constituido por todos los bienes muebles e inmuebles que ingresen por concepto de contratos, convenios, contribuciones, auxilios, aportes, donaciones y los que provengan de alguna actividad o servicio que realice la organización o que señalen los Estatutos.
PARÁGRAFO 1°: El patrimonio de las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana será objeto de coordinación, control y autorizaciones del Director Seccional u Jefes de Oficina Operativa y supervisión de la Dirección General con base al planeamiento estratégico. El manejo patrimonial debe obedecer al espíritu de la Institución que es sin ánimo de lucro. El incumplimiento de esta norma, da lugar a la suspensión o terminación de la personería jurídica.
PARÁGRAFO 2°: El patrimonio de las organizaciones, no pertenece ni en todo ni en parte a los Voluntarios y no podrá existir causa alguna para apropiarse de él. Queda terminantemente prohibido dentro de las organizaciones hacer préstamos personales de los bienes o recursos para fines que no tengan que ver con el objeto institucional.
ARTÍCULO 90º.- APOYO PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO. Las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana deben apoyar el fortalecimiento local y/o regional contemplado en los Planes de Inversión realizados por celebración de contratos, convenios, contribuciones, auxilios, aportes y donaciones en dinero, recursos para cumplir el Planeamiento Estratégico institucional, destinando el mínimo del 30% de las utilidades obtenidas a la Dirección Seccional u Oficina Operativa, cuando estas superen diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
PARÁGRAFO 1°: En el Plan de Inversión realizado por la Dirección Seccional u Jefe de Oficina Operativa, deberá destinar un porcentaje equivalente al 10% del 30% establecido en este artículo, que será empleado para la capacitación de los Voluntarios de cada una de las organizaciones. El restante del porcentaje deberá ser utilizado en adquisición de uniformes, medios de movilidad, comunicaciones, rescate, acción social e imagen institucional.
PARÁGRAFO 2°: La inobservancia del presente artículo se constituye como falta grave por parte de la organización que no aporte el 30% al tenor del presente artículo.
ARTÍCULO 91º.- DISPOSICIÓN DE BIENES. Los actos de disposición de bienes, tales como arrendamientos, hipotecas, permutas, compraventas y similares, cuando en tales bienes se hayan invertido partidas oficiales o de la comunidad, requieren concepto favorable de la Dirección General.
La Dirección General emitirá concepto favorable, cuando la operación sea socialmente conveniente y cuando con su producto se vaya a realizar otra obra de beneficio para la Comunidad o se fortalezca el Planeamiento Estratégico de la organización.
PARÁGRAFO: El incumplimiento de lo contemplado en este artículo, constituirá falta grave, la cual deberá ser investigada, de acuerdo a las normas contempladas en la presente Resolución.
ARTICULO 92º.- DE LA RESPONSABILIDAD. Toda organización de Defensa Civil Colombiana responde civil, penal o disciplinariamente por los bienes que le hayan sido encomendados para uso, custodia, administración o transporte.
PARÁGRAFO 1º: Todos aquellos bienes fiscales entregados por parte de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, que se configuren dentro del uso normal de las actividades propias de la institución y que sean entregados a la organización mediante acta o comodato, en caso de pérdida o daño, la organización reintegrará su valor en dinero, conforme al valor que el bien tenga establecido en la dependencia de almacén de la institución.
PARÁGRAFO 2º: La responsabilidad a que se refiere este artículo surge de la pérdida, daños que los elementos sufran, cuando no provengan del deterioro natural, de su uso normal y legítimo o de otra causa justificada.
PARÁGRAFO 3º: El pago del bien materia de investigación será un atenuante de responsabilidad disciplinaria, cuando la misma se desprenda de una falta disciplinaria o penal si se trata de un hecho punible.
ARTÍCULO 93º.- CAPACIDAD CONTRACTUAL DE LAS ORGANIZACIONES. La capacidad de las organizaciones dotadas con personería jurídica se circunscribirá al desarrollo de su naturaleza jurídica.
ARTÍCULO 94º.- FACULTAD PARA CONTRATACIÓN. Las organizaciones de Defensa Civil Colombiana con personería jurídica, bajo la supervisión y control de los Directores Seccionales u Jefes de las Oficinas Operativas, podrán contratar para realizar las actividades de acción social y humanitaria con entidades o empresarios interesados en espectáculos públicos, la prestación de servicios de primeros auxilios, prevención de incendios, eventos masivos, evacuaciones, capacitación u otras actividades propias de la prevención y gestión del riesgo.
Cumplido el servicio los líderes de las organizaciones harán la autocrítica administrativa, operacional y los balances de los recursos obtenidos, sus utilidades y su inversión, actividad que estará en lo posible presidida por el Director Seccional u Jefe de la Oficina Operativa y supervisión de la Dirección General. En caso de lugares lejanos los líderes de las organizaciones, informarán por escrito al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa los resultados de la autocrítica.
PARÁGRAFO 1°: Cuando una organización de Defensa Civil Colombiana contrate con terceros la prestación de un servicio cualquiera, deberá contar con la asesoría y coordinación por escrito de la Dirección Seccional u Jefe de Oficina Operativa, con el fin de evitar desbordar el marco de sus atribuciones, mantener la legitimidad y la transparencia para conservar la imagen Institucional. Se debe elaborar planes de inversión que cumplan el Planeamiento Estratégico.
PARÁGRAFO 2°: Los líderes de Comité, Grupos, Agrupaciones o Destacamentos o alguno de sus Voluntarios, no tienen capacidad legal para adquirir derechos o contraer obligaciones en nombre propio por carecer de personería jurídica, sólo lo podrán hacer la Dirección General, los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas de acuerdo a delegación y los Presidentes de Junta. Las Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil, en caso que dispongan de personería jurídica.
ARTÍCULO 95º.- PROGRAMAS DE INTERÉS PÚBLICO Y SOCIAL. Las organizaciones de Defensa Civil con personería jurídica, podrán celebrar contratos con el Gobierno, en los niveles Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, con el fin de impulsar programas de interés público y social.
PARÁGRAFO: Los programas deben vincularse al desarrollo y mejoramiento de los Departamentos y Municipios, mediante su participación en el ejercicio de sus funciones y la prestación de los servicios que se hallen a cargo de éstos, siguiendo las normas de la Carta Política, artículos 355 y 365, Código de Régimen Municipal, artículo 375. Igualmente podrán celebrar contratos o convenios con otras Entidades siempre que no desborden el marco legal de sus objetivos.
ARTÍCULO 96º.- VALOR HORA SERVICIO. El valor hora de servicio por Voluntario será equivalente al del salario mínimo legal diario vigente. Para tal efecto, se tomará en consideración la calidad del espectáculo, si la celebración es diurna o nocturna, si es recinto cerrado o abierto, tipo de ciudad; si corresponde a fiestas tradicionales o no, entre otras. No obstante lo anterior, podrá pactarse como contraprestación del servicio el pago en especie, el cual deberá ser proporcional al pagado en dinero. Las organizaciones deben prever recursos para el fortalecimiento del planeamiento estratégico de la organización.
PARÁGRAFO: Cuando el convenio ó contrato, supere los diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, las organizaciones dispondrán mínimo del 30% para el fortalecimiento del Planeamiento Estratégico de la Dirección Seccional u Oficina Operativa del departamento o región.
ARTÍCULO 97º.- DISTRIBUCIÓN RECURSOS POR SERVICIOS EN LAS ORGANIZACIONES. La Defensa Civil Colombiana es sin ánimo de lucro. Los dineros provenientes de la prestación de estos servicios tendrán la siguiente destinación: Un 50% para incrementar los recursos de las organizaciones o invertirlo en materiales y equipos, gastos de funcionamiento y otros elementos; el 50% restante, para programas que beneficien a los Voluntarios, entre los cuales puede incluirse: capacitaciones, bonificaciones, manutención, transporte y apoyar el desarrollo del Planeamiento Estratégico. Los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas coordinarán y controlarán esta actividad para lograr el cumplimiento de la visión y misión institucional.
ARTÍCULO 98º.- OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y NIT. Las organizaciones de Defensa Civil Colombiana por mandato del Estatuto Tributario, no son contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, no están obligadas a presentar declaración de renta, ingresos y patrimonio, como tampoco son sujetos de retención en la fuente.
Deben ser retenedores por pagos a terceros, con fundamento en el Artículo 606 parágrafo 2 del Estatuto Tributario, en el cual están obligados a presentar esta declaración, aun cuando no se generen retenciones y su saldo sea cero, como también obtener el Número de Identificación Tributario NIT de acuerdo a las normas vigentes.
ARTÍCULO 99º.- CERTIFICACIONES PARA EVITAR RETENCIÓN EN LA FUENTE. Corresponde a la Dirección General conforme a la Ley, expedir las certificaciones que acrediten que las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, no son contribuyentes del impuesto a la renta y por lo tanto no están sometidas a la retención en la fuente.
ARTÍCULO 100º.- LÍMITES A LA LIBRE COMPETENCIA. Cuando en el municipio o ciudad exista más de una organización de Defensa Civil Colombiana, a fin de evitar competencia desleal, la ejecución de la contratación deberá hacerse con la supervisión del Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO: Cuando el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa obtenga recursos a través de convenios, contratos, etc., distribuirá equitativamente dichos recursos para fortalecer a todas las organizaciones y a todos los Voluntarios en forma transparente e imparcial.
ARTÍCULO 101º.- RIFAS. Es requisito previo e imperativo, solicitar autorización de la Dirección General para realizar rifas y para que se pueda adelantar los trámites legales de acuerdo con las disposiciones legales que regulan la materia como la Ley 643 de 2001 y sus Decretos Reglamentarios, las que deberán acatarse y darse estricto cumplimiento. En caso contrario será causal de pérdida de la personería jurídica, acciones disciplinarias y penales a que haya lugar.
DE LOS LIBROS
ARTÍCULO 102º.- LIBROS. Las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana llevarán, por lo menos, los siguientes libros:
a. De Registro de Voluntarios.
b. De Actas de Asamblea General y de la Directiva.
c. De Inventarios.
d. De Tesorería.
e. Libro Histórico.
f. Libro de Caja Menor.
g. Hoja de vida de los bienes.
h. Libro o planilla de asistencia y operatividad de los Voluntarios.
i. Libro de hojas de atención de emergencias.
j. De control de actividades y servicios de Defensa Civil Colombiana.
Estos libros deben ser previamente registrados en la Dirección Seccional u Oficina Operativa, foliados y rubricados por el funcionario competente. En ellos se prohíbe arrancar, sustituir, adicionar hojas o hacer enmendaduras. Cualquier omisión o error, deberá corregirse mediante anotación posterior. Los registros contables podrán llevarse en forma sistematizada de acuerdo a las normas vigentes.
PARÁGRAFO: La afiliación o desafiliación de los Voluntarios de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, deberá anotarse en el libro de Registro de Voluntarios y comunicarse a la Dirección General. Este libro deberá contener, por lo menos, las siguientes columnas:
a. Número de orden.
b. Fecha.
c. Nombre del Voluntario, lugar, fecha de nacimiento y estado civil.
d. Documento de identificación.
e. Nombre de los padres, dirección, teléfonos de residencia y lugar de trabajo.
f. Factor R.H.
g. Dirección, correo electrónico y teléfono de su residencia y trabajo.
h. Profesión u oficio, estudios y cursos realizados.
i. Firma del Voluntario.
j. Observaciones.
ARTÍCULO 103º.- ACTAS. En el Libro de Actas se dejará constancia de los hechos principales de cada reunión y de las decisiones que en ella se tomen. A cada reunión corresponderá un acta, la cual deberá contener por lo menos:
a. Razón social, número de la personería y número de acta.
b. Lugar, día, fecha y hora de la reunión.
c. Determinación de la persona o personas que ordenaron la convocatoria.
d. Nombre de los asistentes (preferiblemente por orden alfabético del apellido), documento de identificación, número del carné, número de miembros que componen la organización o la Directiva según el caso.
e. Orden del día.
f. Desarrollo del orden del día y decisiones adoptadas, determinando en cada caso el quórum.
g. Informe detallado de actividades realizadas durante el período de Gobierno, presentado por el Presidente.
h. Informe del Tesorero, que debe incluir específicamente un balance claro, detallado y explicativo de ingresos y egresos.
i. Informe del Fiscal incluye el desarrollo del Planeamiento Estratégico.
j. Adjuntar el inventario de bienes, detallando sus características mínimas que los identifique y estado de los mismos.
Estos informes deben ser presentados por el período completo, para la discusión y aprobación de la Asamblea General, de lo cual se debe dejar constancia expresa en el acta, si se trata de Asamblea Ordinaria.
PARÁGRAFO 1º: El acta debe ser suscrita únicamente por el Presidente y el Secretario de la Asamblea y cuando se trate de elección de Dignatarios, dejar constancia clara de los elegidos con su documento de identificación; descripción detallada de las actividades administrativas y operativas, así como las intervenciones, debates y decisiones sobre algún tema de interés para la organización.
PARÁGRAFO 2º: El número de actas de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias debe mantener un consecutivo desde el 1° de enero a 31 de diciembre del respectivo año.
ARTÍCULO 104º.- INVENTARIOS. El Libro de Inventarios se debe registrar con exactitud y detalle de los bienes, precisando sus características individuales y estado. Este libro constará de siete (7) columnas, a saber:
a. Fecha
b. Detalle
c. Cantidad
d. Valor Unitario
e. Valor Total
f. Determinación de si el bien es propio o fiscal (especificar a quien pertenece, fecha de vencimiento o caducidad del comodato y acta de recibo actualizada con la firma del responsable).
g. Estado general del bien
Cada movimiento debe estar respaldado con su respectivo comprobante.
ARTÍCULO 105º.- LIBRO DE TESORERÍA. En el libro de Tesorería se registrarán todos los movimientos de dinero con sus respectivos soportes. Este libro constará de dos partes:
(a). Caja: En esta parte se registrará el dinero en efectivo que posea la organización, anotación que se hará en las siguientes columnas:
1. Fecha
2. Razón o Detalle
3. Debe o (Ingresos)
4. Haber o (Egresos)
5. Saldos
(b). Bancos: En esta parte se ejercerá control contable sobre el manejo de las cuentas corrientes o de ahorros. Cada cuenta constará del mismo número de columnas anotadas en el literal a). En la parte superior se colocará el nombre del Banco y el número de la cuenta; los movimientos respectivos deberán estar respaldados con sus respectivos comprobantes elaborando las conciliaciones bancarias mensualmente.
PARÁGRAFO 1º.- Las organizaciones de Defensa Civil Colombiana estarán obligadas a rendir balances de tesorería debidamente soportados en las fechas establecidas en el Artículo 67 parágrafo 1 de la presente Resolución, sin perjuicio de requerirse en cualquier momento por la Dirección Seccional y/o Oficina Operativa y/o Dirección General en visitas extraordinarias; en los cuales, se relacione detalladamente los contratos, convenios celebrados por la organización, los pasivos y activos correspondiente a este lapso.
PARÁGRAFO 2º: Toda Junta de Defensa Civil Colombiana para el manejo de dineros que ingresen a la organización y poder funcionar, deberá obligatoriamente tener activa una cuenta corriente o ahorros y su manejo, única y exclusivamente estará en cabeza del Tesorero; está terminantemente prohibido el manejo de dineros de bolsillo.
ARTÍCULO 106º.- CAJA MENOR. Las organizaciones de Defensa Civil Colombiana podrán manejar una Caja Menor con la cuantía que ordene la Junta Directiva; el ordenador será el Presidente y el responsable su manejo será el Tesorero, en cuantía fijada en la Asamblea General. Las órdenes de gastos serán refrendadas por el Fiscal. Para el manejo de la Caja Menor, se llevará un libro especial.
ARTÍCULO 107º.- REEMPLAZO DE LIBROS. Los Libros podrán ser reemplazados con autorización de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, en los siguientes casos:
a. Por utilización total.
b. Por extravío o pérdida, previa investigación especial.
c. Por deterioro.
d. Por negativa a su entrega, previa investigación especial.
e. Por solicitud de la Asamblea General.
PARÁGRAFO: Cuando se presente la solicitud de reemplazo por extravío o pérdida o por negativa a su entrega, se requiere acompañar la solicitud de la respectiva denuncia penal.
ARTÍCULO 108º.- LIBRO HISTÓRICO. En este libro se anotarán y registrarán todos aquellos acontecimientos que acrediten las actividades realizadas por la organización, los cuales podrán ilustrarse con fotografías, recortes de prensa, contraseñas y otros.
ARTÍCULO 109º.- INSPECCIÓN, COORDINACIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA A LAS ORGANIZACIONES DE LA DEFENSA CIVIL. La inspección, coordinación, control y vigilancia de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, la ejercerá la Dirección General directamente o por intermedio de las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas.
ARTÍCULO 110º.- CONTRATO DE COMODATO. Será responsabilidad de las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas, tener en cuenta y dar cumplimiento a los actos administrativos de delegación del Director General para entrega de bienes en comodato, vigilar la conducta de los Voluntarios para evitar se tipifique el delito de abuso de confianza por apropiación, en provecho suyo o de un tercero de los bienes pertenecientes a las organizaciones de Defensa Civil Colombiana. Se tendrá en cuenta otras conductas que contempla y ampara la Constitución Política, el Código Contencioso Administrativo, la Ley 80 de 1993 y la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, debiendo dar cumplimiento tanto a las normas legales, como a los protocolos en actuaciones operacionales y administrativas.
CAPITULO VII
SANCIÓN A LAS ORGANIZACIONES
ARTÍCULO 111º.- PROCEDIMIENTO. De oficio o a solicitud de parte, cuando se violen normas legales o estatutarias al interior de la organización de Defensa Civil Colombiana, previa investigación, la Dirección General mediante Resolución motivada, contra la que procede los recursos de ley, podrá imponer a las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, entre otras, las siguientes sanciones:
a. Congelación de fondos.
b. Suspensión de la personería jurídica.
c. Cancelación de la personería jurídica.
DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN
ARTÍCULO 112º.- DISOLUCIÓN. Las organizaciones de Defensa Civil Colombiana se disolverán por las siguientes causas:
(a). Por fuerza mayor ó caso fortuito.
(b). Por la disminución de sus Voluntarios de acuerdo a la norma (47 Voluntarios) sin incluir el Fiscal.
(c). Por decisión de las ¾ partes de los integrantes de la Asamblea General.
(d). Por la comisión de faltas que atenten contra la estabilidad de la organización ó de la Institución.
(e). Por el incumplimiento de la normatividad vigente emitida por la Dirección General.
(f). Por el uso inadecuado de los bienes fiscales entregados a la organización para el cumplimiento de la misión institucional.
(g). Por apartarse del objeto y razón social de la Defensa Civil Colombiana y no actuar sin ánimo de lucro.
(h). Por la comisión de faltas que atenten contra la estabilidad de la organización ó de la Institución.
ARTICULO 113º.- CONGELACIÓN DE FONDOS, SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DE LA PERSONERÍA JURÍDICA. Son causales de suspensión, cancelación de la personería o congelación de fondos, entre otras:
a. Presentar inconsistencias en los estados financieros, balances, informes y otros documentos.
b. Incumplir o abandonar los postulados de Defensa Civil Colombiana como institución sin ánimo de lucro.
c. Desviar, malversar bienes, abandonar las funciones establecidas en las normas que la rigen.
d. Incumplir sus obligaciones contractuales y no cumplir los objetivos estratégicos.
e. Inactividad manifiesta de la organización o de sus Dignatarios.
f. No llevar contabilidad de acuerdo a los principios generalmente aceptados, como lo ordena el Artículo 45 Ley 190 de 1995 y demás normas que reglamentan esta materia.
g. Vender los bienes de la organización sin el concepto favorable de la Dirección General.
h. Dar a los recursos que reciba del Estado o de la comunidad a cualquier título, una destinación diferente. Lo anterior sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar.
i. Desempeñar la naturaleza y objeto social de la Defensa Civil Colombiana sin la coordinación de la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
j. No destinar el porcentaje estipulado para el fortalecimiento local y/o regional de acuerdo al Artículo 90 de la presente Resolución.
k. Utilizar la razón social para beneficios particulares.
PARÁGRAFO 1º: Toda organización de Defensa Civil Colombiana que pierda el beneficio de la personería jurídica y desee constituirse nuevamente, deberá dejar transcurrir como mínimo un (1) año contado desde la ejecutoria de la misma. Los Voluntarios que dieron lugar a la sanción quedarán inhabilitados por cinco (05) años y quedará al arbitrio de la organización de la Defensa Civil Colombiana, de la Dirección Seccional u Jefe de Oficina Operativa si las circunstancias lo amerita.
PARÁGRAFO 2º: Decretada la disolución y efectuada la liquidación, se requiere para su validez la aprobación de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, la que revisará que se hayan cumplido las disposiciones legales y estatutarias, procediendo entonces a cancelar la personería jurídica.
ARTÍCULO 114º.- LIQUIDACIÓN. Disuelta una organización se procederá a conformar un Comité liquidador que estará integrado por Funcionarios y Voluntarios con el fin de realizar y supervisar las siguientes actividades:
(a). Pago de las obligaciones contraídas con terceros, observando las disposiciones legales sobre prelación de créditos del Código Civil.
(b). El Comité liquidador hará entrega a la Dirección Seccional u Oficina Operativa, de todos los elementos fiscales que están en su poder, como los bienes que se encuentren en comodato.
(c). Si quedare algún remanente de activo patrimonial, éste pasará al organismo operativo de Defensa Civil Colombiana que designe la Dirección General para fortalecimiento operativo y administrativo conforme a las normas legales, con la obligación de emplearlos en objetos análogos a los de la Institución.
(d). Si los bienes muebles e inmuebles propios de la organización objeto de la liquidación, no son suficientes para cubrir las acreencias de las mismas, la Defensa Civil Colombiana como institución no se hace responsable ante terceros de las obligaciones adquiridas por la organización que se le concedió personería jurídica para tener derechos y obligaciones como entidad privada.
CAPITULO VIII
RÉGIMEN DISCIPLINARIO
ARTÍCULO 115°.- PRINCIPIOS. Son Principios del presente Régimen Disciplinario:
1. CELERIDAD: En virtud del principio de celeridad, las autoridades que tengan facultad disciplinaria tendrán la obligación de dar impulso oficioso a los procedimientos, suprimirán los trámites innecesarios.
El retardo injustificado en la diligencia del proceso disciplinario es causal de sanción disciplinaria, que se puede imponer de oficio o por solicitud de parte.
2. EFICACIA: En virtud del principio de eficacia, se tendrá en cuenta que los procedimientos deben lograr su finalidad, la cual es adelantar investigaciones disciplinarias por las conductas irregulares de los Voluntarios.
3. IMPARCIALIDAD: En virtud del principio de imparcialidad, las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación; por consiguiente, deberán darles igualdad de tratamiento, respetando el orden en que actúen ante ellos.
4. PUBLICIDAD: En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordenan este Reglamento.
5. CONTRADICCIÓN: En virtud del principio de contradicción, los interesados tendrán oportunidad de conocer y de controvertir esas decisiones.
6. DEBIDO PROCESO: En virtud del principio del debido proceso, el Voluntario en toda investigación tendrá derecho:
a. A conocer el informe y las pruebas que se alleguen a la investigación.
b. A que se le respete el debido proceso y el derecho a la defensa.
c. A ser oído en declaración de exposición descargos y a que se practiquen las pruebas que solicite, siempre que sean conducentes, pertinentes, útiles y conlleven al esclarecimiento de los hechos.
d. Reconocimiento de la dignidad humana dentro de la investigación.
e. Reconocimiento de la presunción de inocencia.
7. DOBLE INSTANCIA: En virtud del principio de la doble instancia. Se garantiza la organización jerárquica, como regla general para que el proceso tenga una segunda instancia a la cual se llega mediante la interposición de recurso de apelación.
ARTÍCULO 116º.- OBJETO. El Régimen Disciplinario tiene por objeto asegurar la eficiente prestación de los servicios, así como la moralidad, la responsabilidad y la conducta intachable de cada uno de los Voluntarios. Puesto que la aplicación de la disciplina es fundamental para el desarrollo institucional.
ARTÍCULO 117º.- OBLIGACIÓN DE DENUNCIAR FALTAS. Toda persona que tenga conocimiento de la comisión de conductas de carácter disciplinario cometida por Voluntarios de la Institución tienen el deber legal de denunciar dichas acciones mediante queja verbal o escrita.
ARTÍCULO 118º.- NATURALEZA. La Acción Disciplinaria es pública, se iniciará de oficio o por información o queja presentada por cualquier persona.
ARTÍCULO 119º.- PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN. La acción Disciplinaria prescribe en cinco (5) años, contados a partir del último acto constitutivo de la falta, término dentro del cual deberá igualmente imponerse la sanción.
ARTÍCULO 120º.- FALTAS DISCIPLINARIAS. Las faltas se calificarán en atención a su naturaleza y efectos, a las modalidades del hecho, a los motivos determinantes y a los antecedentes personales del infractor.
ARTÍCULO 121º.- FALTAS LEVES. Son faltas leves, las siguientes:
a. No firmar el libro de registro al iniciar o terminar un servicio
b. Faltar a la lealtad y compañerismo con los asociados. En este caso la lealtad es hacia la organización y no a las personas.
c. Omitir el conducto regular, sin causa justificada.
d. No rendir los informes debidos cuando sea su deber hacerlo.
e. Recibir instrucción y capacitación de la Institución y negarse a transmitir lo aprendido a otros voluntarios.
f. Llegar tarde de forma reiterativa a las reuniones de Asamblea, así como a los servicios programados.
g. Incurrir en actos que atenten contra los principios y valores instituidos en el presente Reglamento.
h. El incumplimiento ocasional de las instrucciones dadas por sus superiores debidamente emitidas, siempre y cuando no causen un perjuicio a la comunidad o a la Institución.
i. Dejar de asistir a las reuniones de planeamiento, capacitación u operacionales.
j. Comprometer la organización en la atención de negocios u otros servicios no compatibles con su naturaleza.
k. No colaborar en la incorporación de nuevos voluntarios para la cruzada.
l. Demostrar negligencia por la causa y la cruzada.
m. Usar en el uniforme emblemas, símbolos u otros distintivos no permitidos o repetidos.
ARTÍCULO 122º.- FALTAS GRAVES. Son faltas graves, las siguientes:
(1) Las faltas leves que se reiteran por el mismo concepto.
(2) La apropiación, retención, daño; uso indebido de bienes, fondos, uniformes, documentos, sellos o libros y demás elementos fiscales; así como, el préstamo o auto préstamo de dineros de la organización.
(3) Usar el nombre de la organización para campañas políticas partidistas o de índole religioso, distinta a la filosofía y doctrina de la Entidad que es apolítica y al servicio de la ciudadanía sin distingos de ninguna clase
(4) Faltar a la moralidad y buenas costumbres, desconocer los principios y valores.
(5) Obstruir o impedir actividades de asistencia o salvamento con ocasión de desastre o calamidad.
(6) Omitir o extralimitarse en el ejercicio de sus funciones.
(7) Comprometer la persona jurídica así como el buen nombre de la Institución en procedimientos, contratos u otras obligaciones, en beneficio propio o de terceros, sin tener facultades para ello o excediéndose en las mismas.
(8) Causar o provocar escándalos que alteren el orden y tranquilidad dentro de la organización o a la comunidad.
(9) Negarse a entregar elementos, bienes o recursos propios destinados para las actividades propias del servicio de la Defensa Civil Colombiana.
(10) Figurar en listas o tarjetones para elecciones partidistas, sin solicitar previamente la licencia temporal.
(11) Hacer figurar en las actas y en planillas personas que no asistieron a la actividad o que no están carnetizados, salvo las excepciones legales.
(12) Intervenir activamente en operaciones de rescate altamente riesgosos, sin la preparación o capacitación para hacerlo ó siendo menor de edad, bajo las mismas condiciones de ausencia de capacitación adecuada.
(13) Adquirir compromisos a nombre de la organización sin ningún respaldo económico o extralimitándose en sus funciones.
(14) Retirarse de la organización, sin haber sido legalmente aceptada su renuncia o licencia.
(15) Hacer rifas sin autorización de la Dirección General ó prestar el nombre de la organización para intereses económicos propios ó de terceros, desvirtuando el sentido de “sin ánimo de lucro de la Institución”.
(16) Aprovechar la dignidad del cargo para organizar negocios propios, fundar asociaciones aprovechando la razón social, el objeto ó el buen nombre de la Defensa Civil, que induzca en error a la comunidad; así como, ejercer algún cargo directivo en ellas.
(17) Intervenir directa o indirectamente en negocios, compra de bienes de propiedad de la organización y otras actividades mercantiles con beneficio propio usando el prestigio y la razón social de la Institución. Darle a la Organización una orientación mercantilista que desdibuje su naturaleza de Entidad sin ánimo de lucro.
(18) No cuidar con el debido celo los bienes y fondos fiscales de la organización entregados a su servicio.
(19) Vender los bienes de propiedad de la Junta, sin el concepto favorable de la Dirección General ó disponer de aquellos, que ha recibido sin reportarlos por el conducto regular y los utilice como de usufructo personal y no institucional.
(20) Omitir, retardar y obstaculizar el trámite de la actuación disciplinaria por faltas leves o graves.
(21) Omitir, retardar y obstaculizar el trámite de la actuación administrativa por la pérdida de bienes fiscales ó de la organización, que no provengan de su daño natural.
(22) Irrespetar públicamente a sus superiores o compañeros.
(23) Hacer comentarios insidiosos que afecten la integridad moral de las personas, de la organización, de las autoridades o de los funcionarios de la Jurisdicción ó provocar comentarios infundados en igual sentido. Causando disociación en la Entidad y desprestigio en las personas que forman parte de la Defensa Civil.
(24) No denunciar actividades ilícitas, malos manejos administrativos o conductas que constituyan faltas disciplinarias.
(25) Aprovechar los cursos de capacitación, el objeto y la razón social de la Defensa Civil solamente para beneficio propio y no institucional.
(26) Carencia manifiesta de liderazgo por parte de los voluntarios o dignatarios que deben coordinar y dirigir los comités, grupos, agrupaciones ó destacamentos; generando actos que atenten contra la disciplina ó el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución.
(27) Usar contrario a los reglamentos el uniforme y los equipos de comunicaciones o utilizarlos en servicios particulares.
(28) No asistir a los servicios o actos programados en forma reiterativa sin justa causa.
(29) Portar el uniforme en sitios prohibidos moralmente y de baja reputación.
(30) No informar dentro del término establecido en el presente Reglamento de la pérdida o daño que no provenga de su deterioro natural de los equipos fiscales ó de la organización.
(31) Solicitar dinero o elementos a los Voluntarios para el cumplimiento de sus funciones, a excepción de la cancelación del carné de acuerdo al valor fijado por la Dirección General u otro valor debidamente autorizado por la Dirección General .
(32) No reintegrarse al cargo de dignatario al término de las licencias autorizadas, sin previa justificación.
(33) Recomendar a una persona como nuevo voluntario para la cruzada, que resulte con antecedentes graves de ética, morales, familiares y sociales y sea un problema para la organización.
(34) La comisión de una conducta típica sancionada por la ley penal.
(35) No establecer en los contratos y convenios el porcentaje del 30% para el fortalecimiento local y/o regional de la Defensa Civil Colombiana por concepto de convenios y contratos con las entidades gubernamentales y otras instituciones.
(36) Presentarse en estado de embriaguez o bajo el efecto de sustancias psicotrópicas al servicio.
(37) No cumplir con las normas disciplinarias.
ARTÍCULO 123º.- CALIFICACIÓN DE FALTAS. Las faltas se calificarán conforme a los siguientes criterios:
a. La naturaleza de la falta y sus efectos, se apreciarán según hayan producido escándalo, mal ejemplo o causado perjuicio.
b. Las modalidades o circunstancias del hecho, se apreciarán de acuerdo con el grado de participación en la comisión de la falta, la existencia de circunstancias agravantes o atenuantes y el número de faltas que se estén investigando.
c. Los motivos determinantes, se apreciarán según se haya procedido por causas innobles o fútiles, o por nobles y altruistas.
d. Los antecedentes del infractor, se apreciarán por sus condiciones personales.
ARTÍCULO 124º.- ATENUANTES. Son circunstancias atenuantes de responsabilidad:
a. La buena conducta anterior.
b. Obrar por motivos nobles y/o altruistas.
c. Confesar voluntariamente la comisión de la falta, lo cual le permite una reducción en la sanción.
d. Procurar evitar espontáneamente los efectos nocivos de la falta, antes de iniciarse la investigación.
e. El haber sido inducido a cometer la falta por un superior.
ARTÍCULO 125º.- AGRAVANTES. Son circunstancias que agravan la responsabilidad:
a. El haber incurrido dentro de los dos (2) años anteriores en faltas disciplinarias que dieron lugar a la aplicación de sanción de suspensión.
b. Reincidir en la comisión de faltas leves.
c. Proceder por motivos innobles o fútiles.
d. Preparar ponderadamente la falta.
e. Obrar con la complicidad de otra u otras personas.
f. Cometer la falta para ejecutar u ocultar otra.
g. Intentar atribuir a otro u otros la responsabilidad de la falta.
h. Tener injerencia directa en el manejo administrativo u operativo de la organización como líder dentro de la organización de la Defensa Civil Colombiana.
i. Actuar movido por enriquecimiento personal, con base en la misión de la Defensa Civil Colombiana.
ARTÍCULO 126º.- CLASIFICACIÓN DE LAS SANCIONES. Los Voluntarios investigados dentro de un proceso disciplinario están sometidos a la imposición de las siguientes sanciones:
a. Expulsión de la organización.
b. Suspensión hasta por noventa (90) días.
c. Amonestación escrita.
ARTÍCULO 127°.- DEFINICIÓN DE LAS SANCIONES.
a. La expulsión de la organización implica el cese del disciplinado como Voluntario de la Institución, establecida para las faltas graves.
b. Suspensión, implica la separación temporal del Voluntario de la Institución, establecida para las faltas graves y las leves con agravantes.
c. La amonestación escrita implica sanción con copia al folio de vida del Voluntario sancionado, establecida para faltas leves.
PARÁGRAFO: El concurso de faltas, o la reincidencia en faltas leves, dan origen a la aplicación de las sanciones de suspensión hasta por noventa (90) días, o expulsión de la organización según el caso.
ARTÍCULO 128º.- COMPETENCIA PARA ADELANTAR LA INVESTIGACIÓN. Serán competentes para adelantar la Investigación Disciplinaria por faltas cometidas por los Voluntarios de la Institución:
a. El Comité Disciplinario cuyo período es de tres (03) años, estará integrado por tres (03) Voluntarios: uno elegido por la Asamblea, otro elegido mediante Resolución por la Junta Directiva y otro por el Director Seccional ó Jefe de Oficina Operativa.
b. El Director Seccional ó Jefe de Oficina Operativa, adelantara la Investigación en los casos que el Comité Disciplinario no ejerza la función disciplinaria por incapacidad, parcialidad, negligencia u otra causa, el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, designarán al Comités de Vigilancia propio, de acuerdo al Artículo 58 de la presente Resolución y adelante sumariamente la investigación, con el objeto de tomar las medidas inmediatas contra el elemento perturbador.
c. La Dirección General iniciara Investigación Disciplinaria a los Voluntarios de la Institución, cuando se trate de faltas que atenten contra el buen nombre de la Institución, produzcan efectos negativos a la comunidad y bochorno público.
PARÁGRAFO 1º: La competencia fijada, será entendida como el de Funcionario Investigador dentro de una investigación.
PARÁGRAFO 2º: Para efectos de adelantar la Investigación el Director General mediante Resolución motivada designara el Funcionario Investigador así como el Fallador de Primera Instancia, calidades que podrán recaer en Funcionarios de la Dirección General, Direcciones Seccionales y Jefes de Oficina Operativa con los conocimientos y criterios para cumplir la función designada.
ARTÍCULO 129º. - SANCIÓN A DIGNATARIOS. La Dirección Seccional y/o Oficina Operativa de oficio o a petición de parte impondrá mediante resolución motivada contra la cual procede el recurso de reposición y en subsidio el de apelación ante la Dirección General las siguientes sanciones:
a. Amonestación escrita, si la falta es leve.
b. Cancelación de la inscripción como Dignatario ó Voluntario.
c. Expulsión de la organización en caso de falta grave.
ARTÍCULO 130º.- COMPETENCIA PARA SANCIONAR. La facultad sancionatoria recae:
a. Iniciada la investigación por el Comité Disciplinario de la organización la facultad sancionatoria recae en la Junta Directiva en primera instancia y en la segunda instancia la ejercerá la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
b. Iniciada la investigación Disciplinaria por la Dirección Seccional y/o Jefe de Oficina Operativa, la facultad sancionatoria recae en estos Funcionarios como primera instancia y en la segunda instancia la avocará la Dirección General.
c. Iniciada la investigación en la Dirección General la facultad sancionatoria recae en el Subdirector Operativo de la Dirección General en primera instancia y en la segunda instancia al Director General.
PARÁGRAFO: Todos los fallos sobre sanciones disciplinarias que no se hubieren impugnado, deberán ser consultados ante la Dirección General.
ARTÍCULO 131º.- SUSPENSIÓN PROVISIONAL. Cuando en el Voluntario o Dignatario, se presuma dolo o culpa grave en el manejo de los bienes o recursos, se atente contra la estabilidad de la organización, existan componendas, intereses personales, familiares o de otra índole que puedan conducir a la impunidad, abuso ó a cometer presuntos hechos punibles, el Director General a prevención, mediante resolución motivada, podrá imponer sanciones de suspensión temporal hasta por noventa (90) días, sin perjuicio del adelantamiento del proceso disciplinario.
PARÁGRAFO 1º: Igualmente, cuando se haya evidenciado la presunta comisión de una falta grave o un hecho punible, el Subdirector Operativo de la Dirección General, podrá remover mediante resolución motivada a cualquiera de los Dignatarios y disponer que asuma el Suplente o encargar máximo hasta por dos (2) meses a otro Dignatario, sin perjuicio de las funciones que le son propias y mientras se supere la situación, igualmente se compulsará a las autoridades competentes y a las Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas para la notificación correspondiente.
PARÁGRAFO 2º: Cuando la investigación verse sobre faltas graves la Subdirección Operativa de la Dirección General, de oficio o a solicitud de parte, podrá ordenar, mediante resolución motivada, la suspensión provisional del disciplinado hasta por tres (3) meses, siempre y cuando existan elementos de juicio que permitan establecer que la permanencia del Voluntario en el servicio interfiere el trámite normal de la investigación o causa de la desmotivación en sus compañeros.
PARÁGRAFO 3º: Contra la suspensión impuesta procederá el recurso de reposición ante el Subdirector de la Institución quien tomó la decisión y el de apelación ante el Director General.
Todos los fallos sobre sanciones disciplinarias que no se hubieren impugnado, deberán ser consultados ante la Dirección General.
PROCEDIMIENTO ORDINARIO DISCIPLINARIO
ARTÍCULO 132°.- PRELIMINAR. Cuando se tenga conocimiento de los hechos, sea por queja escrita o verbal, el Funcionario investigador y previo análisis de los hechos denunciados llamará a declaración al presunto infractor del Régimen Disciplinario. Una vez cotejados los hechos manifestados con los establecidos en la queja decidirá el inicio de la investigación o el archivo definitivo de la queja.
ARTÍCULO 133º.- INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA. Previó lo anterior el Funcionario investigador decretará y practicará las pruebas pertinentes y conducentes, con el objeto de establecer la comisión y responsabilidad de la falta, para lo cual deberá tener en cuenta lo favorable y desfavorable para el investigado. Dentro del material probatorio que podrá aportarse a la investigación se encuentran:
a. Declaraciones Testimoniales.
b. Inspecciones al lugar de los hechos ó los elementos usados para la comisión de la falta.
c. Pruebas documentales.
d. Las demás allegadas en debida forma a la investigación.
ARTÍCULO 134º.- VALORACIÓN PROBATORIA. Practicadas las pruebas el Funcionario deberá conforme al merito, proceder a archivar la investigación al no encontrase responsabilidad, o por el contrario encontrada la prueba proceder a emitir pliego de cargos.
ARTÍCULO 135º.- PLIEGO DE CARGOS. Una vez recaudada la prueba que demuestre la culpabilidad del investigado y conforme a los hechos objeto de investigación, el Funcionario investigador elevara pliego de cargos, decisión que deberá contener:
a. Identificación plena del Disciplinado.
b. Análisis de las pruebas recaudadas dentro de la Investigación.
c. Imputación de los cargos.
d. Señalamiento de los Agravantes o Atenuantes según el caso.
e. Manifestación del Funcionario Investigador.
PARÁGRAFO: Contra la decisión que profiere pliego de cargos no procede recurso alguno.
ARTÍCULO 136º.- NOTIFICACIÓN. El pliego de cargos se notificará personalmente al disciplinado, actuación en la que se le informará que cuenta con el término de cinco (5) días hábiles para exponer sus descargos.
En caso de no poder notificar la decisión de forma personal al disciplinado, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al envió de la citación sin que este compareciera, se fijará edicto en lugar visible, contendrá los cargos imputados y el término para rendir descargos, que será el mismo de fijación del edicto. Una vez desfijado contará con cinco (05) días hábiles para rendir descargos.
ARTÍCULO 137º.- DESCARGOS. En esta etapa podrá el disciplinado manifestarse sobre los cargos imputados en el pliego de cargos, pudiendo de igual manera aportar y solicitar la práctica de pruebas conducentes y pertinentes para demostrar su inocencia. Con base en los siguientes pasos:
(a). De las pruebas solicitadas por el disciplinado en los descargos, deberá manifestarse por escrito el Funcionario investigador negando su práctica motivadamente caso en el cual se podrá interponer recurso de reposición o concediéndolas, caso en el cual procederá a su práctica.
(b). Rendidos los descargos y practicadas las pruebas conducentes, el Funcionario investigador remitirá el expediente al competente previo concepto sobre la sanción a imponer o recomendación de archivo de las diligencias. La Directiva en audiencia que contará con la asistencia del Fiscal; así como, el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, discutirá y aprobará la decisión de fondo, dentro de los cinco (05) días hábiles al recibo del expediente.
(c). El término establecido para adelantar una investigación y fallo disciplinario a una de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana es de máximo un (1) mes improrrogable. En caso de vencimiento del término será causal de falta grave conducta del o de los responsables por vencimiento de términos haciéndose acreedor de sanción disciplinaria, salvo fuerza mayor establecida.
(d). Cuando dentro de una investigación se encuentre involucrado cualquiera de los miembros del Comité Disciplinario o Dignatarios de la Junta, éstos deberán declararse impedidos para adelantar la investigación o para fallar el proceso. En este caso, se designará uno Ad –Hoc por parte de la Junta Directiva o se nombra de acuerdo a la conveniencia institucional el Comité de la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
ARTÍCULO 138º.- NOTIFICACIÓN. La notificación del Fallo de Primera Instancia deberá hacerse de forma personal para lo cual se citará al disciplinado para estos efectos, si no es posible la notificación personal al cabo de tres (3) días después de haberse citado para ello, se fijará edicto en lugar público del respectivo despacho, por el término de cinco (05) días hábiles, con inserción de la parte resolutiva de la providencia y constancia de desfijación. La providencia legalmente notificada quedará ejecutoriada tres (3) días después de la notificación y podrá hacerse efectiva la sanción.
ARTÍCULO 139º.- RECURSOS. En el Fallo de Primera Instancia deberán señalarse la procedencia de los Recursos, de Reposición ante el mismo Funcionario que profirió la decisión el cual deberá interponerse y sustentarse dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación de la decisión, el de apelación que procederá ante el Superior Jerárquico el cual deberá interponerse y sustentarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la decisión.
ARTÍCULO 140º.- INVESTIGACIÓN DE FALTAS A VOLUNTARIOS RETIRADOS. El retiro del Voluntario investigado disciplinariamente de la Institución, no genera la culminación del proceso, se continuará con el trámite normal y conforme a las pruebas recaudadas se tomará la decisión la cual será informada a las autoridades competentes.
ARTÍCULO 141º.- REGISTRO DE SANCIONES. De toda sanción deberá quedar constancia en la hoja de vida del Voluntario y enviar copia a la Dirección General, una vez quede ejecutoriado, para que obre como antecedente. En caso de fallo condenatorio se informará a las autoridades competentes.
PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO VERBAL
ARTÍCULO 142º.- APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO VERBAL. El procedimiento verbal señalado en este capítulo se aplicará a los Voluntarios en los casos que sean sorprendidos en flagrancia, así como cuando sea encontrado con los elementos o instrumentos usados para cometer la falta.
De igual manera procederá este procedimiento en los casos de la ocurrencia en el Artículo 122 numerales 1,2,3,4,6,8,9,11,14,15,16,19,20,23,26,32 y 33 de la presente Resolución, sin embargo la flagrancia e inmediación de la prueba opera en todos los casos para este procedimiento.
ARTÍCULO 143º.- TRÁMITE. Una vez conocida la ocurrencia de los hechos, el competente para adelantar la investigación citará a audiencia de cargos al disciplinado en la cual determinara la comisión de la falta y la forma y medios de su realización informándole las normas del Régimen Disciplinario que infringió. En la mencionada audiencia de descargos se podrán practicar pruebas conducentes o pertinentes.
ARTÍCULO 144º.- FALLO. Al día siguiente y previa Audiencia de cargos, el Funcionario emitirá Fallo de Primera Instancia el cual deberá incluir:
a. Los aspectos señalados en la Audiencia de Descargos.
b. Los cargos imputados.
c. El concepto del Funcionario Investigador.
d. La decisión.
PARÁGRAFO: Frente al Fallo de Primera Instancia procederán los mismos recursos señalados para el procedimiento disciplinario ordinario.
CAPÍTULO IX
DISPOSICIONES VARIAS
ARTÍCULO 145º.- REPRESENTACIÓN LEGAL. El Representante Legal de la Defensa Civil Colombiana a nivel nacional es el Director General, el cual podrá delegar en casos especiales en los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas esta representación.
PARÁGRAFO 1º: Los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas serán Representantes Legales de la Defensa Civil Colombiana en el Departamento o Municipio con base en la delegación de la Dirección General. En casos específicos, los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas podrán delegar actividades normales relacionadas con la misión institucional, pero la Representación Legal solamente será ejercida por la Dirección General directamente o a través de los Directores Seccionales o Jefes de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO 2º: En las ciudades con sedes principales de Defensa Civil Colombiana, la Representación Legal solamente estarán en cabeza de los Directores Seccional y Jefes Oficinas Operativas de acuerdo a la delegación de la Dirección General, quienes formarán parte de los Comités Regionales (CREPAD) y los Comités Locales (CLOPAD) con base en el Decreto 919 cumpliendo con las funciones normales de la comisión operativa en Representación de la Dirección General.
ARTÍCULO 146°.- INSTRUCCIÓN, CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO Y REENTRENAMIENTO DE LOS VOLUNTARIOS. Estará reglamentada por la Escuela Internacional de Capacitación “Carlos Lleras Restrepo” la cual será adoptada mediante Resolución emitida por la Dirección General y que será de obligatorio cumplimiento para las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana.
ARTÍCULO 147º.- ANALOGÍA. En caso de recurrir por necesidad a la analogía para subsanar vacíos de interpretación, se requerirá por oficio a la Oficina Jurídica de la Dirección General el concepto correspondiente.
ARTÍCULO 148º.- RÉGIMEN DE TRANSICIÓN. Las disposiciones anteriores se entenderán incorporadas a las normas de cada organización, previa reforma de Estatutos y Reglamentos, para el efecto se dispone de un término máximo de tres (3) meses contados a partir de la fecha de expedición de la presente Resolución.
ARTÍCULO 149º.- REMISIÓN A OTRAS NORMAS. A las organizaciones de Defensa Civil Colombiana les serán aplicables las normas legales sobre el ejercicio del Derecho de Petición, Acciones de Tutela, Quejas y Reclamos.
ARTÍCULO 150º.- VACÍOS REGLAMENTARIOS. Los vacíos de esta reglamentación y de los Estatutos de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, se llenarán con las disposiciones del Código Civil y demás normas de carácter general y especial que le sean compatibles.
ARTÍCULO 151º.- VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias en especial la Resolución 130 de 2007.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE,
Dada en la ciudad de Bogotá D.C., a los Veinte y Ocho (28) del mes de Agosto del año Dos Mil Ocho (2008).
El Director General,
(FIRMADO ORIGINAL)
Mayor General JAIRO DUBÁN PINEDA NIÑO
DIRECCIÓN GENERAL
RESOLUCIÓN NÚMERO 455 DEL 2008
(28 Agosto de 2008)
Por la cual se reglamentan las Organizaciones de Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana y se dictan otras disposiciones
El Director General de la Defensa Civil Colombiana en uso de sus atribuciones Legales y especialmente las que le otorga el Decreto 2341 de 1971 y el Acuerdo Nº 003 de 2005
C O N S I D E R A N D O
Que Colombia es un país influido por fenómenos naturales y sociales que afectan seriamente el desarrollo político, económico, cultural y social; la violencia que ha causado una seria descomposición social y los desastres que por estar ubicada en inmediaciones del océano pacífico y sobre problemas tectónicos reconocidos, hace indispensable para el país que la Defensa Civil este fortalecida en los dos aspectos de su misión: prevención y atención de los desastres y la acción social e integral.
Que la Defensa Civil colombiana es un Establecimiento Público, adscrito al Ministerio de Defensa, es la única Institución Oficial de Socorro, que requiere un régimen organizacional, administrativo, disciplinado, transparente y legítimo, adecuado para cumplir un Planeamiento Estratégico que pretende una gran mega, como es llegar a medio millón de voluntarios.
Que la causa de la Defensa Civil es definitiva para el país, porque es servir a los colombianos, apoyar a los pobres y marginados, mitigar el dolor que deja los desastres; trabajando por una cruzada, que permita llegar con voluntarios a todos los rincones de la patria en beneficio de los colombianos.
Buscando ser una Institución líder, moderna, relacionada nacional e internacionalmente, fortalecida en el talento humano, organizada administrativa y operacionalmente para apoyar la recomposición del tejido social siendo la institución social y humanitaria más grande del país; logrando que la misma ciudadanía se culturice en la prevención, la seguridad, la defensa del Estado y se involucre en la solución de los problemas del país.
R E S U E L V E
CAPITULO I
NATURALEZA, VISIÓN, MISIÓN, OBJETIVOS ESTRATÉGICOS, DEFINICIONES,
PRINCIPIOS, VALORES Y ORGANIZACIÓN
ARTÍCULO 1°.- NATURALEZA. Las organizaciones de Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana, son corporaciones altruistas y solidarias de carácter privado que cumplen funciones de socorro, de interés social y humanitario, sin ánimo de lucro, constituidas por un número plural de personas que se asocian en forma apolítica, para cumplir los objetivos institucionales de la Defensa Civil Colombiana sin discriminación alguna.
ARTÍCULO 2°.- VISIÓN. La Defensa Civil Colombiana será una organización social y humanitaria, líder, moderna en la prevención y atención del desastre natural y la asistencia humanitaria, relacionada nacional e internacionalmente y fortalecida en la movilización nacional.
Con talento humano competitivo, recursos logísticos y financieros para contrarrestar los fenómenos naturales, los causados por el hombre, proteger el medio ambiente y al servicio del País.
ARTÍCULO 3°.- MISIÓN. La Defensa Civil Colombiana con los funcionarios, voluntarios y otras instituciones desarrolla planes de movilización nacional, programas de medio ambiente, prevención, atención de desastres y asistencia humanitaria para apoyar los daños causados por la naturaleza y la recomposición del tejido social de los colombianos.
ARTÍCULO 4°.- OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
A. Contar con personal de Funcionarios y Voluntarios competentes para la prestación del servicio. Fortalecimiento del talento humano.
B. Contar con los recursos logísticos y financieros adecuados para la prestación del servicio. Fortalecimiento administrativo.
C. Ser el primer organismo en la atención de emergencias a nivel nacional. Fortalecimiento operacional.
D. Recomponer el tejido social. Fortalecimiento de la acción social e integral del país.
E. Fortalecer la imagen institucional.
ARTÍCULO 5°.- DEFINICIONES.
a. Voluntario: Es la persona natural, nacional o extranjera residente en Colombia, capacitada y entrenada, que libre y responsablemente sin recibir remuneración de carácter laboral, ofrece tiempo, trabajo y talento en cumplimiento de la misión institucional.
b. Voluntario Activo: Es la persona natural que tiene capacidad psicofísica para adelantar actividades operacionales, debidamente carnetizado y clasificado de acuerdo al grado y al grupo. Para ingresar como Voluntario Activo la mínima edad es 15 años y la máxima edad es 45 años. Dicho Voluntario mantiene esta calidad hasta que no haya una desvinculación de acuerdo a lo establecido al Artículo 15 de la presente Resolución.
c. Voluntario Benefactor: Es el Voluntario no activo de edad ilimitada, con sentido altruista y excelentes antecedentes éticos y morales; cooperan en el cumplimiento de la misión Institucional desempeñando labores de asesoría, apoyo y consultoría; en forma particular ó agrupado en Clubes de Defensa Civil, Damas Voluntarias ó Juntas de Defensa Civil.
d. Voluntario Civilito: Niños ó niñas de 7 a 14 años de edad, que sin ser voluntarios activos, participarán de la capacitación en principios y valores, disciplina, solidaridad dentro de la filosofía de servicio social y humanitario de la Institución. Su conformación estará de acuerdo al Artículo 24 de la presente Resolución “Organigrama y Conformación”.
e. Organización: Estructura de voluntarios distribuida en Juntas, Damas Voluntarias, Clubes de Defensa Civil y Civilitos.
f. Junta de Defensa Civil: Es una organización especial de naturaleza privada, sin ánimo de lucro, con personería jurídica otorgada por la Dirección General conformada por Voluntarios activos y voluntarios benefactores que cumplen funciones de socorro, ayuda social y humanitaria, bajo la coordinación, supervisión y control de las Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas.
g. Dignatario: Es un Voluntario líder, elegido por la Asamblea General para conformar la Directiva de la Junta. El dignatario puede ser nombrado en los siguientes cargos: Presidente, Vicepresidente, tesorero, secretario, vocal operativo, jefe disciplina y el jefe encargado de las comunicaciones, la prensa y las relaciones públicas.
h. Comité: Es la organización básica de un Destacamento de la Defensa Civil Colombiana conformado por un líder y 9 voluntarios, encargada de cumplir la misión Institucional.
i. Grupo: Es la unidad orgánica de Defensa Civil compuesto por un líder de grupo, cuatro líderes de comités y 35 voluntarios, para cumplir la misión Institucional.
j. Agrupación: Es una organización constituida por un líder de Agrupación, 4 líderes de grupos, 16 líderes de Comités y 139 voluntarios, para cumplir la misión institucional.
k. Destacamento: Es la Unidad compuesta por un líder de destacamento, 63 líderes de apoyo (3 agrupaciones, 12 grupos y 48 comités) y 416 voluntarios para cumplir la misión institucional.
l. Dama Voluntaria: - Dama con espíritu de servicio, quien por su condición de civismo y compromiso social y humanitario, apoyará el cumplimiento de la misión institucional. Su conformación estará de acuerdo al Artículo 24 “Organigrama y Conformación”.
m. Club de Defensa Civil: Organización compuesta de voluntarios benefactores con recursos financieros y materiales propios para apoyar el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución. Su conformación estará de acuerdo al Artículo 24 “Organigrama y Conformación”.
n. Líder: Es la persona que inspira a los demás a cumplir la meta, es el que enseña con su ejemplo, es el que respeta y sabe darse a respetar, es el que sabe conquistar el corazón de todos, no es el que vence sino el que convence, no impone sus ideas sino que hace suyas las ideas de los demás, no es el que dice “voy” sino “síganme”, es el que escucha a los demás, es el que nunca se detiene, siembra esperanza en los demás, dignidad e interés a las personas. Ser líder es la persona que necesita la institución para lograr la visión, para conducir a otros al cumplimiento de la misión y lograr los objetivos estratégicos.
ARTÍCULO 6°.- PRINCIPIOS. Las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana se orientarán por los siguientes principios:
A. Igualdad
B. Moralidad
C. Imparcialidad
D. Eficiencia
E. Participación
F. Responsabilidad
G. Transparencia
H. Legitimidad
I. Solidaridad
J. Buena Fe
ARTÍCULO 7°.- VALORES. Serán valores de cada organización, los siguientes:
A. Sentido de pertenencia
B. Respeto
C. Piedad
D. Humildad
E. Lealtad
F. Compromiso
G. Honradez
H. Compañerismo
I. Innovación
J. Integridad
K. Sacrificio
L. Trabajo en equipo
M. Rendición de cuentas
ARTÍCULO 8°.- ORGANIZACIÓN. Los Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana estarán organizados en Juntas de Defensa Civil, Damas Voluntarias, Clubes de Defensa Civil y Civilitos.
PARÁGRAFO: Las Juntas de Defensa Civil deberán tener personería jurídica; las Damas Voluntarias y los Clubes de Defensa Civil podrán acceder a la personería jurídica en forma opcional. Estas organizaciones estarán conformadas por Comités, Grupos, Agrupaciones y Destacamentos.
CAPÍTULO II
CLASIFICACIÓN Y AFILIACIÓN DE VOLUNTARIOS
ARTÍCULO 9°.- CLASIFICACIÓN DE LOS VOLUNTARIOS. Los Voluntarios se clasificarán en tres categorías:
a. Voluntario Activo
b. Voluntario Benefactor
c. Voluntario Civilito
ARTÍCULO 10°.- AFILIACIÓN. Para afiliarse como aspirante, voluntario activo, voluntario benefactor y voluntario Civilito a una organización de Defensa Civil, se requiere:
A.- ASPIRANTES
(1) Ser colombiano de nacimiento ó por adopción ó extranjero residente en Colombia. Entiéndase como residencia, el sitio donde esté ubicada la vivienda permanente del aspirante.
(2) No debe pertenecer a otra entidad de socorro.
(3) Tener aptitud psicofísica.
(4) Persona de reconocida honorabilidad, no tener ningún impedimento mental, moral o de orden legal.
(5) Diligenciar formulario de solicitud de inscripción como aspirante a voluntario ante las organizaciones respectivas.
(6) Anexar recomendación escrita de un Funcionario o Voluntario de la Defensa Civil Colombiana sobre antecedentes personales y familiares, lo mismo que las condiciones para trabajar por la causa y la cruzada de la Institución.
(7) Anexar certificación o fotocopia del carné que lo acredita como afiliado al sistema de seguridad social en salud. En caso de los extranjeros la póliza de seguro u otra afiliación.
(8) Fotocopia de la cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o registro civil de nacimiento y autorización de las personas que ejercen la patria potestad para el caso de los menores de edad.
(9) Presentar constancia médica que certifique que es una persona apta física y mentalmente.
(10) No haber sido retirado o expulsado de otra organización y no tener antecedentes o informes reservados y negativos sobre su conducta.
(11) Presentar como mínimo una (01) recomendación o certificación de autoridades o personas de reconocida honorabilidad dentro de la localidad.
(12) Presentar entrevista, ante el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa y/o los Dignatarios de la Junta Directiva, con el acta correspondiente que debe anexarse a la hoja de vida.
(13) En lo posible se deben aportar los antecedentes disciplinarios y certificado judicial vigente.
B.- VOLUNTARIO ACTIVO
(1) Aprobar el curso básico de Defensa Civil Colombiana.
(2) Ser admitido por la Junta Directiva en sesión especial, dejando constancia en el acta correspondiente.
(3) La Junta Directiva remitirá los anteriores documentos a la Dirección Seccional u Oficina Operativa, con un informe escrito del resultado del proceso de selección firmado por quienes participaron en el proceso, anexando copia de la recomendación del funcionario o voluntario y hoja de vida debidamente diligenciada.
(4) El Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, previa verificación de la información, los enviará con un concepto a la Dirección General para ser carnetizado, si el aspirante es apto para ingresar.
(5) Para la renovación del carné se debe anexar los antecedentes disciplinarios y certificado judicial.
C.- VOLUNTARIO BENEFACTOR
(1) Establecer condiciones éticas y morales.
(2) Conocer la organización y el Planeamiento Estratégico.
(3) Ser admitido por la Junta Directiva, Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
(4) Desempeñar labores de asesoría, apoyo y colaboración como voluntario no activo.
D.- CIVILITO
(1) Tener la edad requerida en el Artículo 5 literal d de la presente Resolución.
(2) La autorización por escrito de los padres o quien ejerza la patria potestad.
(3) Estar en condiciones de cumplir con el cronograma de aprendizaje y participación.
PARÁGRAFO 1°: Las personas incapacitadas físicamente gozarán de la calidad de benefactores y prestarán servicio social y humanitario, para servir sin riesgo en la misión Institucional.
PARÁGRAFO 2°: La Junta Directiva, el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, se reservarán el derecho de admisión, de acuerdo a previa verificación de los antecedentes del aspirante a Voluntario, donde se evidencie que no existe conflicto de intereses y se pueda aceptar como Voluntario de la Defensa Civil Colombiana con la verdad sabida y buena fe guardada, de lo cual debe dejar constancia escrita; así como, supeditar la expedición del respectivo carné a lo determinado por parte de la Dirección General.
ARTÍCULO 11°.- CARNÉ. Cuando se trate de la revalidación o reexpedición de un carné se deben cumplir los siguientes requisitos según el caso:
Pérdida:
a) Solicitud escrita del Voluntario ante Junta Directiva.
b) Anexar copia del respectivo denuncio.
c) Anexar copia del carné o certificación de la EPS/IPS o SISBEN vigente según corresponda.
d) Anexar concepto general emitido por el Director Seccional u Jefe de oficina Operativa y de la Junta Directiva de la organización a la cual pertenece.
Vencimiento:
a) Solicitud escrita del Voluntario ante Junta Directiva.
b) Anexar el carné vencido.
c) Anexar copia del carné o certificación de la EPS/IPS o SISBEN vigente según corresponda.
d) Anexar concepto general emitido por el Director Seccional u Jefe de oficina Operativa y de la Junta Directiva de la organización a la cual pertenece.
PARÁGRAFO 1°: La calidad de Voluntario se acredita con el carné expedido por la Dirección General, de acuerdo con el formato previamente establecido y el que tendrá una vigencia de tres (3) años. La información del Voluntario quedará registrada en la base de datos del Grupo de Talento Humano. Para tal efecto, es necesario que la Dirección Seccional u Oficina Operativa envié la hoja de vida debidamente diligenciada con la foto correspondiente, especialmente en forma digital. Cuando el Voluntario deja de ejercer debe devolver el carné al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO 2°: Cuando una Organización trámite la vinculación de un Voluntario de Defensa Civil Colombiana que haya pertenecido a otra organización, deberá hacer el correspondiente cruce de información por conducto de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, quien emitirá un concepto sobre el mismo, de no hacerse se pierde la calidad de Voluntario de la Defensa Civil.
ARTÍCULO 12°.- DERECHOS DEL VOLUNTARIO.
a. Desempeñar las labores dentro de los principios de respeto y dignidad humana de las organizaciones y demás derechos fundamentales.
b. Gozar de los beneficios que la institución pueda otorgar de acuerdo a las normas.
c. Elegir y ser elegidos para desempeñar cargos dentro de la organización o en Representación de ésta, siempre y cuando cumpla los requisitos y no se encuentre inmerso dentro de alguna inhabilidad.
d. Participar en las deliberaciones de la Asamblea General y votar conforme al estatuto o reglamento de la organización.
e. Fiscalizar la gestión de la organización, examinar los libros o documentos y solicitar informes al Representante Legal y a cualquier Dignatario.
f. Asistir a las reuniones de Junta Directiva en las cuales tendrá voz, pero no voto.
g. Impugnar las decisiones de los órganos.
h. Las demás que determinen las normas, estatutos y reglamentos.
ARTÍCULO 13°.- DEBERES DEL VOLUNTARIO.
a. Conocer y cumplir los estatutos, reglamentos, resoluciones y circulares de la institución y demás disposiciones legales.
b. Apoyar el cumplimiento del planeamiento estratégico.
c. Acatar los principios y valores de la Institución.
d. Cumplir con las normas disciplinarias de la Institución.
e. Cumplir y aplicar la normatividad vigente y protocolos expedidos por la Dirección General, la Dirección Seccional u Oficina Operativa, en cada uno de los procedimientos de Defensa Civil Colombiana.
f. Obedecer, respetar y acatar las órdenes de la Dirección General, Direcciones Seccionales, Oficinas Operativas, Juntas y líderes respectivamente. Este deber será tenido en cuenta, en caso de apoyo a otras jurisdicciones.
g. Velar por la adecuada utilización, cuidado y mantenimiento de los bienes puestos a su servicio, así como de los recursos que se adquieran para las Juntas. Cuando se detecten desviaciones y malos manejos de bienes y recursos por parte de cualquier Voluntario, cumplir con el deber de formular denuncia penal ante la autoridad competente.
h. Usar correctamente el uniforme, documentos, distintivos, símbolos y condecoraciones de la Institución, de acuerdo al reglamento de uniformes emitido por la Dirección General.
i. Demostrar interés permanente y capacitarse en actividades inherentes a la visión, misión y objetivos estratégicos para ascender de acuerdo al escalafón de grados.
j. Trabajar por la causa y la cruzada institucional. Incorporar en forma permanente nuevos aspirantes a Voluntarios de la Defensa Civil Colombiana.
k. Cumplir con las normas internacionales en caso de comisiones al exterior.
l. Los demás que determinen las normas legales.
PARÁGRAFO: El conocimiento adquirido en las capacitaciones deberá ser trasmitido a los demás Voluntarios de la organización mediante academia soportada a través de un acta, con el fin de adquirir el derecho para ser tenido en cuenta en futuras capacitaciones.
ARTÍCULO 14°.- PÓLIZA DE SEGUROS. Los Voluntarios Activos sin límite de edad debidamente carnetizados por la Dirección General de la Entidad, tendrán derecho al reconocimiento y pago de una póliza de seguros de conformidad con las normas vigentes.
ARTÍCULO 15°.- SUSPENSIÓN O PÉRDIDA DE LA CALIDAD DE VOLUNTARIO. La calidad de voluntario se suspende o pierde por los siguientes motivos:
a. Licencia temporal hasta por tres (3) meses, excepto el servicio militar.
b. Retiro voluntario.
c. Retiro forzoso.
d. Suspensión.
e. Desvinculación.
f. Expulsión.
PARÁGRAFO 1°: Cuando un Voluntario Activo deja de asistir por tres (3) meses continuos a las Asambleas y actividades operativas inherentes a la organización, se produce la desvinculación. Producida una desvinculación la Junta Directiva podrá revocarla previa justificación probada mediante resolución motivada.
PARÁGRAFO 2°: Cuando un Voluntario Activo sea llamado a prestar el servicio militar obligatorio, se suspenderá el vínculo con la organización hasta su licenciamiento.
ARTÍCULO 16°.- GRATUIDAD DEL SERVICIO. La Defensa Civil Colombiana es una entidad sin ánimo de lucro. La afiliación como Voluntario a las organizaciones de Defensa Civil Colombiana genera la obligación de cumplir la misión en forma gratuita y por lo tanto, no adquiere con la organización ni con la Institución ninguna vinculación laboral, ni prestacional. Sin embargo, cuando la organización por algún motivo en especial deba contratar empleados o suministrar bonificaciones, deberá ceñirse a los requisitos exigidos por la legislación laboral.
CAPITULO III
ESCALAFÓN DE VOLUNTARIOS Y CIVILITOS
ARTÍCULO 17°.- DE LOS GRADOS. Previa verificación de la información por el Grupo de Talento Humano de la Dirección General, se otorgarán grados de ascensos y grupos para voluntarios, con base en el tiempo de permanencia en la Institución y para Civilitos según sus edades; dirigidos a denotar la trayectoria y experiencia del personal que integra cada grupo u organización de Defensa Civil Colombiana.
A. CIVILITOS
Los grupos y distintivos que le corresponden a los Civilitos son los siguientes:
1. El grupo y el distintivo será de acuerdo a la edad.
2. Los requisitos de curso entre grupo y grupo son diferentes y se someten a la reglamentación de la Escuela Internacional de Capacitación “Carlos Lleras Restrepo”.
3. Los distintivos amarillo, azul y rojo demuestran nacionalismo y amor a la patria por parte de los niños.
4. Los ascensos buscan crear la cultura del estudio y la capacitación.
B. VOLUNTARIOS
Los grados y grupos para los Voluntarios son los siguientes:
1. Los requisitos de curso entre grado y grado son diferentes y se someten a la reglamentación de la Escuela Internacional de Capacitación “Carlos Lleras Restrepo”.
2. Para ingresar como Voluntario Activo la máxima edad es 45 años; después de los 45 años podrá ingresar como Voluntario Benefactor.
3. Los Voluntarios Activos mayores de 65 años, en lo posible no deben participar en actividades riesgosas, deberán emplearse como instructores y asesores aprovechando su conocimiento y experiencia.
4. Un Profesional con 5 años de carrera que ingrese antes de los 45 años, podrá ser Voluntario Cuarto y pertenecer directamente al grupo de los Corceles. En el caso de las personas que posean más de un título de Profesional, tendrán derecho a un solo ascenso por una sola vez.
5. Un Técnico graduado con 2 o 3 años de carrera que ingrese antes de los 45 años como Voluntario Activo, se le acumulará este tiempo dentro del grado respectivo. En el caso de las personas que posean más de un título de Técnico, tendrán derecho a la acumulación de tiempo correspondiente por una sola vez.
6. Para acceder al Grado y al Grupo correspondiente el procedimiento es el siguiente:
a. El Voluntario Activo pasará solicitud al Presidente de la Junta respectiva.
b. El Presidente de la Junta certificará los años de servicio y solicitará a la Dirección Seccional u Oficina Operativa la clasificación.
c. La Dirección Seccional u Oficina Operativa enviará la documentación para el respectivo trámite y aprobación por parte de la Dirección General quien a su vez autorizará por medio escrito el ascenso y el uso de las insignias respectivas.
ARTÍCULO 18º.- USO DE UNIFORMES. El color naranja es el establecido por la Convención de Ginebra para la Defensa Civil Colombiana. Únicamente tendrán derecho a usar, llevar consigo, los uniformes o distintivos de la Defensa Civil Colombiana, las personas que reúnan los requisitos legales y tengan autorización de la Dirección General, Directores Seccionales u Jefes de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO 1°: Quienes sin autorización, incurran en alguna de las anteriores conductas, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar, les serán decomisados los elementos fiscales, como los uniformes por la autoridad competente. Los uniformes deben usarse de acuerdo al Reglamento de Uniformes expedido por la Dirección General.
PARÁGRAFO 2°: Queda prohibido hacer modificaciones de cualquier naturaleza a los uniformes, distintivos, carnés y otros elementos de la Defensa Civil Colombiana, su incumplimiento será causal de falta disciplinaria, la cual deberá ser investigada y sancionada con arreglo a la norma disciplinaria.
CAPITULO IV
DE LAS ORGANIZACIONES DE DEFENSA CIVIL
ARTÍCULO 19°.- RAZÓN SOCIAL. Además de las denominaciones de Juntas, Damas Voluntarias, Clubes de Defensa Civil, Civilitos, Destacamentos, Agrupaciones, Grupos, Comités; si se requiere, se adicionará el nombre legal o en su defecto el usual de su territorio, seguido del municipio a que este pertenezca; el nombre será concertado con el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO: Como en cada municipio deben existir un mínimo de dos (02) organizaciones, una dedicada a la prevención y atención del desastre y la otra, en la acción social y humanitaria deben distinguirse con nombres diferentes.
ARTÍCULO 20°.- CONSTITUCIÓN. Además de la voluntad de los fundadores para constituir Juntas, Damas Voluntarias, Clubes de Defensa Civil y Civilitos, Destacamentos, Agrupaciones, Grupos, Comités se requiere:
a. Un nombre
b. Un territorio
c. Un domicilio
d. Un mínimo de Voluntarios de acuerdo a la organización.
e. En caso de personería jurídica, los documentos que se exigen para obtenerla.
ARTÍCULO 21°.- FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES.
a. Cumplir el Planeamiento Estratégico de la Defensa Civil Colombiana.
b. Capacitar y entrenar a los voluntarios para mejorar su desempeño en la asistencia humanitaria, en la Prevención y atención del desastre.
c. Mantener la disciplina de los integrantes de la organización, como base fundamental para el cumplimiento de la misión institucional.
d. Con base en el orden jerárquico y distribución de tareas, ser más ágiles y oportunos en la prestación del servicio.
e. Contribuir en el desarrollo de planes y programas nacionales, departamentales y municipales, en el manejo de la acción social humanitaria. Como contribución a la recomposición del tejido social del país.
f. Culturizar a la ciudadanía en temas relacionados con la prevención y atención de desastres naturales en planteles educativos, hospitales, empresas e industrias, entidades bancarias, entidades gubernamentales y comunidades de alto riesgo.
g. Colaborar con las Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas en el apoyo logístico, material, técnico y humano, relacionados con la prevención y atención del desastre y la acción social humanitaria.
h. Desarrollar programas de bienestar para los voluntarios.
i. Fomentar la formación integral del Civilito y posteriormente del Voluntario, como ciudadano ejemplar y modelo dentro de la sociedad.
j. Las demás que sean compatibles con su naturaleza.
ARTÍCULO 22°.- DAMAS VOLUNTARIAS Y CLUBES DE DEFENSA CIVIL. Las organizaciones de Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil orientarán sus funciones a:
a) Apoyar el cumplimiento del planeamiento estratégico de la Defensa Civil.
b) Prestar apoyo técnico y logístico a las Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas.
c) Procurar estímulos para los Voluntarios de Defensa Civil Colombiana y su núcleo familiar.
d) Realizar campañas y programas de ayuda a la comunidad, con énfasis en la niñez y las personas de la tercera edad.
e) Adelantar campañas educativas en el área de prevención y atención de emergencias y ayuda social humanitaria que contribuya a recomponer el tejido social del país.
f) Apoyar campañas y programas de ayuda a la comunidad para culturizarla en la mitigación del riesgo y en la lucha contra la drogadicción.
g) Gestión de proyectos y cooperación técnica nacional e internacional.
h) Las demás que le señalen los reglamentos y que estén acordes con la naturaleza de la institución.
i) Otras actividades relacionadas con su misión.
PARÁGRAFO: Estas organizaciones son de apoyo y no son de carácter operacional, están dirigidas y coordinadas directamente por la Dirección General a través de los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas. La Dirección General ejercerá el control y la supervisión respectiva.
ARTÍCULO 23°.- MÍNIMO DE VOLUNTARIOS. Para la constitución de cada una de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, se requiere:
a. Junta: Estará conformada por 48 personas distribuidas así: 7 dignatarios y 40 voluntarios (un grupo con su líder) para funcionar con personería jurídica. El Fiscal no forma parte de la Junta Directiva. Para las Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil, será el mismo número para tener derecho a personería jurídica.
b. Destacamento: Estará conformado por 480 personas distribuidas así: 1 voluntario líder, 63 voluntarios sublíderes y 416 voluntarios.
c. Agrupación: Estará conformada por 160 personas distribuidas así: 1 voluntario líder, 20 voluntarios sublíderes y 139 voluntarios.
d. Grupo: Estará conformado por 40 personas distribuidas así: 1 voluntario líder, 4 voluntarios sublíderes y 35 voluntarios.
e. Comité: Estará conformado por 10 personas distribuidos así: 1 voluntario líder y 9 voluntarios.
PARÁGRAFO: Las organizaciones de Civilitos no tendrán personería jurídica y estarán a orden de los Directores Seccionales u Jefes de Oficinas Operativas.
ARTÍCULO 24°.- ORGANIGRAMA Y CONFORMACIÓN.
ORGANIGRAMA
CONFORMACIÓN
ARTÍCULO 25°.- DOMICILIO Y JURISDICCIÓN. Para todos los efectos legales el territorio de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, determina el domicilio de las mismas y su campo de acción jurisdiccional es restringido; salvo para apoyos operacionales autorizados por la Dirección General.
ARTÍCULO 26°.- PERSONERÍA JURÍDICA. Únicamente tendrán personería jurídica las Juntas de Defensa Civil, Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil. Para su reconocimiento por la Dirección General se requiere tramitar en su totalidad los siguientes documentos:
a) Acta de Constitución que debe contener: lugar, fecha, hora, objeto, nombre y apellidos de los participantes, profesión u oficio, documento de identificación, dirección y teléfono, correo electrónico, nombre de los dignatarios elegidos con las firmas respectivas tanto de los constituyentes como del funcionario de la Entidad que los asistió.
b) Acta de la Asamblea donde se aprueban los Estatutos y el Reglamento Interno.
c) Original y copia de los Estatutos y del Reglamento Interno.
d) Concepto expedido por el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa de la viabilidad sobre la constitución de la Junta.
e) Remisión Hojas de Vida al Grupo de Talento Humano de la Dirección General del personal aspirante a Voluntario por vía electrónica o medio magnético.
PARÁGRAFO 1°: Para la creación de Comités, Grupos, Agrupaciones, Destacamentos y Juntas debe suscribirse acta de constitución, donde se registre el nombre, número de documento de identificación, teléfono, correo electrónico y dirección de los constituyentes; así como, el establecimiento de los objetivos específicos de los mismos, el cual debe remitirse a través de la respectiva Dirección Seccional u Oficina Operativa a la Dirección General, con el fin de proceder a realizar el correspondiente registro. Dicha documentación deberá ser enviada con la respectiva relación a la Dirección General en un término de diez (10) calendario a partir de la entrega por parte de las organizaciones. El acta de constitución no lleva orden del día por ser un acta informal como tampoco anexo.
PARÁGRAFO 2°: Los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas podrán conformar Comités, Grupos, Agrupaciones y Destacamentos, tenerlos bajo su dirección hasta organizarlos en Juntas de Defensa Civil con personería jurídica y en el caso de las Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil de la misma forma si se considera necesario.
PARÁGRAFO 3°: En los Municipios deben existir dos organizaciones con personería jurídica ó sin ella, una que atienda y se capacite en la prevención y atención del desastre y la otra en la acción social y mantenimiento del medio ambiente.
PARÁGRAFO 4°: Las organizaciones denominadas Grupos de Apoyo, dispondrán de tres (03) meses a partir de la vigencia de la presente Resolución para cambiar los estatutos y convertirse en Juntas de Defensa Civil.
ARTÍCULO 27°.- REPRESENTACIÓN LEGAL DAMAS VOLUNTARIAS Y CLUBES DE DEFENSA CIVIL. La personería jurídica que se otorgue a las Damas Voluntarias y a los Clubes de Defensa Civil, obedecerá a los mismos requisitos, estatutos, derechos y deberes de las Juntas de la Defensa Civil.
ARTÍCULO 28°.- TRÁMITE. Recibida la documentación la Oficina Jurídica hará el estudio correspondiente y si no encontrare objeción proyectará la Resolución; en caso contrario, devolverá la documentación con las observaciones del caso para su corrección, las cuales deben ser subsanadas en un término no mayor de treinta (30) días calendario.
ARTÍCULO 29°.- EFECTO JURÍDICO DE LA PERSONERÍA. Las organizaciones Defensa Civil Colombiana no podrán actuar como tal, ni ejercer las funciones que la Ley y el Estatuto le señalen, ni ejercitar los derechos que le correspondan, mientras no tenga reconocimiento de personería jurídica debidamente legalizada y sólo durante la vigencia de ésta. Las Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil Colombiana, tendrán la misma obligación en el caso de disponer de personería jurídica.
PARÁGRAFO 1°: La Defensa Civil Colombiana es un establecimiento público, adscrito al Ministerio de Defensa Nacional, al otorgar la personería jurídica a las organizaciones que tienen derecho, las Direcciones Seccionales y Jefes de oficinas Operativas no pierde el control, ni la coordinación de las organizaciones que adquieren el carácter privado, las cuales deben cumplir las normas y reglamentos expedidas por la Dirección General y desarrollar sus funciones sin ánimo de lucro. Por lo anterior, deben “rendir cuentas” de las actividades administrativas y operacionales para mantener la personería jurídica.
PARÁGRAFO 2°: La antigüedad de una persona jurídica empezará a contarse, sólo a partir del reconocimiento legal.
PARÁGRAFO 3°: Los actos administrativos de otorgamiento, suspensión y cancelación de personería jurídica, requiere de la publicación en un Diario por cuenta de la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
ARTÍCULO 30°.- CONTROL ADMINISTRATIVO Y OPERACIONAL. La personería jurídica no le permite a las organizaciones incumplir con las normas y circulares expedidas por la Dirección General; por razones de legitimidad y transparencia la Oficina de Control Interno y los Funcionarios de la Dirección General, Directores Seccionales u Jefes de Oficinas Operativas pasarán revista de los procedimientos y documentos administrativos y el desempeño operacional. Los Dignatarios están en la obligación de presentar la documentación e informar las actividades desarrolladas.
ARTÍCULO 31°.- REFORMA DE ESTATUTOS. Toda modificación a los Estatutos, debe ser aprobada por la Asamblea General, mediante Asamblea Ordinaria o Extraordinaria de la cual se levantará acta que contendrá la aprobación de los nuevos Estatutos.
Una vez adelantado el trámite anterior, los documentos serán remitidos por conducto de la Dirección Seccional u Oficina Operativa de cada departamento para aprobación de la Dirección General.
PARÁGRAFO: Cuando la reforma de los Estatutos no afecte más de dos (02) artículos, la sola copia del acta de Asamblea que contenga la motivación clara de los textos a modificar y la forma como quedaron modificados, con las formalidades del caso, será suficiente para aceptarla.
ARTÍCULO 32°.- ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN. Para el cumplimiento y desarrollo de los fines cada una de las organizaciones contará con los siguientes órganos:
A. Asamblea General, órgano de dirección.
B. Junta Directiva, órgano de administración.
C. Fiscal, órgano de vigilancia y control.
D. Comité Disciplinario, órgano Asesor.
A. ASAMBLEA GENERAL
ARTÍCULO 33°.- ÓRGANO DE DIRECCIÓN. La Asamblea General como órgano de dirección, es la máxima autoridad de estas organizaciones. Está integrada por todos los Voluntarios de la organización, en ningún momento podrá desbordar el marco legal y estatutario.
ARTÍCULO 34°.- ELECCIÓN DE DIGNATARIOS. La elección de los Dignatarios y Suplentes será para un período de Tres (03) años, se efectuará en Asamblea General Ordinaria en la cual tendrán derecho a voz y voto los miembros carnetizados. No obstante lo anterior, cuando se haya aplicado la medida de suspensión de la personería jurídica y se realice el proceso de reestructuración o reactivación de la Junta, tendrán derecho a voz y voto en la Asamblea los aspirantes que hayan cumplido con el Curso Básico de Defensa Civil así no se encuentren carnetizados.
PARÁGRAFO 1°: El período de gobierno de los Dignatarios en las organizaciones elegidos antes de la vigencia de la presente Resolución, será de dos (02) años; los elegidos a partir de la presente Resolución será de tres (03) años.
PARÁGRAFO 2°: Un Dignatario podrá ser relevado en cualquier momento, si sus funciones como tal, no están siendo cumplidas; para ello, se debe realizar la Asamblea Extraordinaria convocada por el Presidente de la organización o el Fiscal o un miembro de la Asamblea General o por la Dirección Seccional o la Oficina Operativa según corresponda de conformidad con lo establecido en el Artículo 68 de la presente Resolución.
ARTÍCULO 35°.- REELECCIÓN. Cuando un Dignatario de la Junta Directiva ha cumplido el Planeamiento Estratégico Institucional en forma efectiva con el concepto de la Asamblea General, el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa solicitará a la Dirección General la reelección del mismo por una vez; cumplido el segundo período podrá volver a ser elegido por la Asamblea General pasado tres (03) años.
ARTÍCULO 36°.- ELECCIÓN PRESIDENTE AD-HOC DE ASAMBLEA. Reunidos los Voluntarios en el sitio, fecha y hora señalados en la convocatoria, en primer término, se procederá a elegir un Presidente provisional, el cual no podrá pertenecer a la Directiva saliente. Como Secretario actuará el mismo de la organización o en su defecto, el Presidente de la reunión designará un Secretario ad-hoc, quien deberá ser un Voluntario carnetizado de la Junta y asistente en la Asamblea.
PARÁGRAFO: El Presidente de la Asamblea designará tres (3) escrutadores para las elecciones.
ARTÍCULO 37°.- POSESIÓN. Los Dignatarios elegidos, tomarán posesión ante la misma Asamblea que los eligió, pero sólo entrarán a ejercer el cargo cuando vence el período de los Dignatarios salientes, previa entrega de cada uno de los elementos o bienes a cargo de la organización.
PARÁGRAFO: Si antes de vencer el período de gobierno no han sido elegidos los nuevos Dignatarios, la directiva que termina tendrá un plazo improrrogable hasta de quince (15) días calendario a partir de esta fecha, para convocar y celebrar la Asamblea Ordinaria, sin que por ningún motivo le sea permitido seguir actuando después de este término; so pena de incurrir en falta grave.
Si no se cumpliere lo anterior, la organización quedará inactiva y la Dirección Seccional u Oficina Operativa procederá a su reestructuración inmediata, en caso que no sea posible, se liquidará y cancelará la personería jurídica.
ARTÍCULO 38°.- RESPONSABILIDAD. Los Representantes Legales de las organizaciones de Defensa Civil en actividades de acción social y humanitaria, prevención y atención de desastres, están obligados a ajustar sus procedimientos operacionales y administrativos a los protocolos, al contenido de las normas existentes en materia de protección social, salud, medio ambiente, procedimientos legales en cadena de custodia contempladas en el Código Penal, normas del Código Civil y demás normas concordantes para el efecto. El incumplimiento del contenido de este artículo, constituirá falta grave y acarreará las sanciones que contemplen las anteriores normas en cada caso específico.
B. JUNTA DIRECTIVA
ARTÍCULO 39°.- ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN. La dirección de una Junta de Defensa Civil, estará integrada por:
A. Un (01) Presidente.
B. Un (01) Vicepresidente.
C. Un (01) Secretario.
D. Un (01) Tesorero.
E. Un (01) Vocal Operativo.
F. Un (01) Jefe de Disciplina.
G. Un (01) Jefe de Comunicaciones, Prensa y Relaciones Públicas.
El Secretario, el Tesorero, el Jefe de Disciplina y el Vocal Operativo, contarán con su respectivo Suplente, quienes reemplazarán al Principal en sus faltas absolutas o temporales en los términos de esta norma. El Jefe de Disciplina cumple funciones de investigación e instrucción sobre los procesos disciplinarios de los Voluntarios, en primera instancia.
PARÁGRAFO: El Vocal Operativo solamente corresponderá al esquema organizacional de las Juntas de Defensa Civil.
ARTÍCULO 40°.- REQUISITOS. Para ser Dignatario se requiere:
A. Estar afiliado a una organización de Defensa Civil Colombiana.
B. Residir con carácter permanente en la jurisdicción.
C. Tener liderazgo y gozar de prestigio en la comunidad.
D. No contar con antecedentes negativos de orden moral, mental, disciplinario y jurídico.
E. No tener directa ni indirectamente obligaciones o acreencias pendientes con la organización, ni con entidades del Estado que sean incompatibles con el cargo.
F. Tener vigente el carné que lo acredita como miembro activo de la organización.
G. En lo posible tener el título de Bachiller, Técnico, Profesional, Curso de Dignatario o acreditar cursos de la Defensa Civil Colombiana, requisito para acceder al cargo de Dignatario.
H. Estar presente en la respectiva Asamblea Ordinaria o Extraordinaria en la cual se efectúe la elección de Dignatarios.
I. No tener antecedentes negativos de su comportamiento como Voluntario de la Defensa Civil Colombiana.
PARÁGRAFO: Para ser Dignatario se requiere ser mayor de edad y contar con disponibilidad de tiempo.
ARTÍCULO 41°.- INSCRIPCIÓN DE DIGNATARIOS. Para la inscripción de los Dignatarios se requiere solicitud dirigida a la Dirección General, por intermedio de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, formulada dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la reunión de Asamblea General; adjuntando el acta con el lleno de los requisitos para ser Dignatario. Pasado este tiempo y por una razón justificada no perderá vigencia el acta de Asamblea.
Cumplido lo anterior, se procederá a su reconocimiento e inscripción en el registro que para el caso, se lleva en la Oficina Jurídica de la Dirección General o en su defecto, se devolverá la documentación con la indicación de las causales que así lo motiven. Sin la constancia de la inscripción en el registro, no se podrá acreditar la representación.
ARTÍCULO 42°.- INHABILIDADES. No podrá ser Dignatario, ni Suplente:
A. Quienes estén nombrados en el momento de relevo de Junta Directiva, excepto que se apruebe la reelección por parte de la Dirección General de acuerdo al Artículo 35 de la presente Resolución.
B. Los servidores públicos, miembros de Juntas de Acción Comunal o Dignatarios de cualquier otra organización afín o cívica de la región, que tengan activismo político.
C. Los cónyuges entre sí, el compañero o compañera permanente o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.
D. Tener antecedentes disciplinarios graves de su comportamiento durante los últimos diez (10) años.
E. Haber abandonado injustificadamente el cargo durante el período anterior, en caso de desempeñar alguno o haber incumplido con sus funciones.
ARTÍCULO 43°.- RECONOCIMIENTO. La calidad de Dignatario se adquiere con la elección, nombramiento mediante acto administrativo, posesión y ejercicio del cargo; el Presidente solamente puede acreditar la Representación Legal una vez tenga el reconocimiento e inscripción, mediante Resolución o certificación expedida por la Dirección General. Los Suplentes sólo adquieren ésta denominación cuando reemplazan al principal.
ARTÍCULO 44°.- VOTACIÓN DIRECTA. Para elegir a un Dignatario se requiere un Quórum deliberatorio equivalente a las dos terceras (2/3) partes de los Voluntarios asistentes a la Asamblea. La votación será secreta y cada miembro tendrá derecho a un (01) voto, excepto cuando haya sido delegado por medio de poder previamente otorgado por causas justificadas presentado ante la organización y autorizado por el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa correspondiente.
ARTÍCULO 45°.- VETO DE UNA ELECCIÓN. La Dirección General, de oficio o a petición de parte, previa investigación de los hechos, podrá vetar por inconveniente la elección de cualquiera de los Dignatarios. Acto seguido deberá convocarse en el término no superior a treinta (30) días a una nueva Asamblea Extraordinaria para efectos de elegir a los Dignatarios objeto del veto.
Quien haya sido vetado, no podrá ser elegido Dignatario dentro de los dos (02) años siguientes a la ejecutoria del acto que impuso el veto, siempre que no se haya subsanado la causa del veto y que se encuentre aún la misma Junta Directiva en ejercicio de sus funciones.
ARTÍCULO 46°.- EMPALME. Posesionado el reemplazo, el Dignatario saliente deberá proceder a hacer el empalme dentro de los cinco (5) días siguientes a la posesión, haciendo entrega de los bienes, valores, libros y demás propiedades de la organización. El incumplimiento de esta obligación dará lugar a las sanciones disciplinarias y penales del caso.
ARTÍCULO 47°.- LICENCIA TEMPORAL. La ausencia temporal de los Dignatarios debe ser autorizada por el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, no podrá ser superior a un (01) mes, salvo excepciones de fuerza mayor; la no presentación oportuna al término de la misma, será causal de falta disciplinaria grave, por abandono del cargo.
PARÁGRAFO 1°: La licencia temporal de los Voluntarios será hasta por tres (03) meses de acuerdo al Artículo 15 literal a de la presente Resolución y autorizada por la Junta Directiva o por el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa en caso de la no existencia legal de una Junta.
PARÁGRAFO 2°: Cuando se presente en forma escrita una renuncia total o parcial de los Dignatarios, los Suplentes ocuparán los cargos, mientras se convoca la Asamblea para la elección de nuevos Dignatarios.
ARTÍCULO 48°.- CAMBIO DE DIGNATARIOS. Cualquier cambio total o parcial de los Dignatarios, deberá ser tramitado en los mismos términos indicados en el Artículo 34 de la presente Resolución; mientras no se llene este requisito el cambio no surte ningún efecto.
ARTÍCULO 49°.- REUNIONES. La Directiva se reunirá ordinariamente cada mes y en forma extraordinaria las veces que lo considere conveniente. El quórum válido será la mitad más uno de los miembros que la integran, pero para sus decisiones, requiere el voto afirmativo de las dos terceras 2/3 partes de los Voluntarios asistentes.
ARTÍCULO 50°.- EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL. Efectuada la inscripción de los Dignatarios, sólo la Dirección General podrá emitir la Resolución o certificación que así lo acredite.
C. FISCAL
ARTÍCULO 51°.- ÓRGANO DE VIGILANCIA Y CONTROL. El Fiscal quien ejerce esta atribución, debe reunir los mismos requisitos para ser Dignatario. No podrá ser elegido Fiscal, quien en el período anterior haya desempeñado el cargo de Tesorero o Presidente y viceversa.
ARTÍCULO 52°.- PERÍODO. El Fiscal y el Suplente tendrán el mismo período de los demás Dignatarios, pero su elección se hará en votación separada.
ARTÍCULO 53°.- FUNCIONES. Son funciones del Fiscal, las siguientes:
A. Ejercer el control permanente sobre los bienes y fondos de la organización de Defensa Civil.
B. Revisar y controlar el movimiento de los libros de contabilidad, comprobantes y valores que se lleven al interior de la organización.
C. Velar porque en las operaciones, transacciones o negociaciones que se hagan a nombre de la Junta Defensa Civil, se hayan cumplido los trámites y autorizaciones debidos.
D. Vigilar que no se utilice indebidamente el nombre de la razón social de la organización, ni se preste a terceros para fines lucrativos.
E. La Defensa Civil Colombiana es sin ánimo de lucro, en caso de conocer procedimientos, acciones o hechos que incumplan este aspecto, se deben dar a conocer en forma inmediata a la Junta Directiva y al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa para la investigación disciplinaria. No hacerlo es cohonestar una irregularidad que puede dar motivo a destitución del cargo y de la Institución.
F. Vigilar e informar a la Asamblea General, a la Junta Directiva, a los Voluntarios, al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa u Director General, cualquier irregularidad que observe en el cumplimiento de la Ley, el Estatuto o Reglamento, que ocurra en el funcionamiento de la organización y en desarrollo de sus actividades.
G. Autorizar con su firma los informes de tesorería.
H. Asistir a las reuniones de Asamblea y Junta Directiva en las cuales tendrá voz pero no voto.
I. Convocar a la Asamblea General a reuniones extraordinarias cuando lo considere necesario.
J. Presentar informe a la Asamblea General al finalizar el período de Dignatario sobre las actividades realizadas durante su período de gobierno.
K. Velar porque la organización de Defensa Civil Colombiana y cada uno de sus Voluntarios cumplan con las disposiciones legales, estatutarias y el Planeamiento Estratégico de la Institución.
L. Rendir informes a la Dirección Seccional u Oficina Operativa cada cuatro (4) meses de los resultados de su gestión; de no hacerlo será causa de desvinculación de la Institución previa investigación disciplinaria.
M. Las demás que le señalen la Ley o los Reglamentos.
PARÁGRAFO: Queda prohibido al Fiscal ejercer cualquier función que implique coadministración dentro de la organización. Si se comprobare ésta conducta, será causal de desvinculación inmediata, previa investigación.
D. COMITÉ DISCIPLINARIO
ARTÍCULO 54°.- ÓRGANO ASESOR. El Comité Disciplinario de las organizaciones, ejerce la atribución de instruir y recomendar los respectivos procesos disciplinarios.
ARTÍCULO 55°.- CONFORMACIÓN. Integrado por tres (3) miembros: uno elegido por la Asamblea, otro elegido mediante Resolución por la Junta Directiva y otro por el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
ARTÍCULO 56°.- PERÍODO. El Comité Disciplinario tendrá el mismo período de los demás Dignatarios y no será reelegido para el período inmediato.
ARTÍCULO 57°.- FUNCIONES. Además de las señaladas en los estatutos de las organizaciones de Defensa Civil, el Comité Disciplinario tiene como funciones:
A. Velar por la disciplina de la organización.
B. Instruir el procedimiento disciplinario hasta el perfeccionamiento, allegando todas las pruebas encaminadas al esclarecimiento de los hechos. Cumplido este procedimiento remitirá al Presidente el expediente para el fallo de primera instancia. El fallo de segunda instancia le corresponde al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
C. Cumplir con los términos legales para la instrucción del proceso disciplinario, establecidos en la presente Resolución.
D. Obrar en forma imparcial.
E. Tener la debida reserva en los asuntos que conoce por razón de su cargo.
F. Emitir el respectivo concepto al Fallador de Primera Instancia.
ARTICULO 58°.- COMITÉ DISCIPLINARIO DIRECCIONES SECCIONALES Y OFICINAS OPERATIVAS. Las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas actuando como órgano de segunda instancia conocerá de los procesos disciplinarios adelantados por las Juntas adscritas a su jurisdicción; lo anterior, con el fin de modificar, revocar o confirmar tal decisión. En los casos que el Comité Disciplinario no cumpla con su función, podrá iniciar de oficio o a petición de parte, los procesos disciplinarios tendientes al esclarecimiento de los hechos. El Funcionario que conformar el Comité no puede ser fallador de primera instancia.
PARÁGRAFO: Los Presidentes, Vicepresidentes y Voluntarios, por acción u omisión serán investigados por éste Comité Disciplinario por considerarse falta grave no cumplir con los deberes del cargo.
DE LAS FUNCIONES DE LOS DIGNATARIOS
ARTICULO 59°.- FUNCIONES DEL PRESIDENTE. Son funciones del Presidente, las siguientes:
a. Ejercer el liderazgo de la organización.
b. Llevar la Representación Legal, autorizar con su firma los actos y contratos en que tenga que intervenir, previa coordinación y visto bueno escrito del Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
c. Ejercer las funciones de fallador de primera instancia en los procesos disciplinarios adelantados al interior de su organización.
d. Hacer cumplir los principios y valores, lo mismo que las normas disciplinarias.
e. Realizar las coordinaciones exigidas con el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa para el cumplimiento del Planeamiento Estratégico.
f. Solicitar las autorizaciones requeridas a la Dirección Seccional u Oficina Operativa u Dirección General, para la realización de actividades o informarlas, cuando así se requiera.
g. Ejecutar los planes, proyectos y programas adoptados por la Asamblea General y la Junta Directiva.
h. Responder disciplinaria, fiscal, administrativa y penalmente por sus actuaciones que contravengan las disposiciones legales vigentes.
i. Responder ante la Dirección General por el uso correcto de los uniformes, distintivos, documentos de identificación, equipos de telecomunicaciones, frecuencias, así como todos los bienes muebles e inmuebles y recursos que ingresen a la Junta.
j. Mantener a la Junta Directiva informada sobre la organización y administración de la misma.
k. Manejar conjuntamente con el Tesorero, las cuentas bancarias corrientes y/o de ahorros.
l. Conseguir asesores para la organización de Defensa Civil. Personal capacitado que recomiende la buena ejecución del planeamiento estratégico, la visión y la misión.
m. Proferir las resoluciones motivadas para la desvinculación de un Voluntario, así como de la revocatoria, cuando haya lugar a ello.
n. Ejercer las funciones que le delegue la Junta Directiva tales como: suscripción de convenios, ejecución y liquidación de los mismos, presentación de proyectos previas las formalidades legales ante las entidades públicas o privadas. Lo anterior, con base al Plan de Inversión coordinado con la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
o. Delegar cuando lo considere necesario alguna o algunas de sus funciones en el Vicepresidente, previa autorización de la Junta Directiva.
p. Convocar a Asamblea General y de Junta Directiva, cuya asistencia es obligatoria. Presentar la ejecución y cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.
q. Rendir los informes de gestión ante la Asamblea General o a quien se lo requiera y realizar la entrega formal del cargo, cuando haya lugar a ello.
r. Constituir mandatarios que representen a la organización de la Defensa Civil en negocios judiciales y/o extrajudiciales.
s. Cumplir con la causa y la cruzada de la Defensa Civil colombiana. Lograr el fortalecimiento del talento humano, la administración, logística, operaciones y la acción social de la organización, y hacer que la imagen institucional sobresalga regionalmente.
t. Conseguir medios y recursos para mantener la moral y el bienestar de los Voluntarios. Apoyar a los Voluntarios en sus necesidades personales y profesionales.
u. Mantener física y moralmente a los voluntarios con amor a la causa y a la cruzada. Lograr el espíritu de entrega y comprometimiento institucional.
v. Presentar el Plan de Inversión al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa para el visto bueno y aprobación del mismo sobre todos los contratos y/o convenios que celebre la organización.
w. Distribuir la organización para el servicio semanal de la siguiente manera: los Comités/ Grupos/Agrupaciones deben estar en voluntarios disponibles y voluntarios de reserva.
x. Las demás que le señalen la Ley o los Reglamentos.
ARTÍCULO 60°.- FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE. Son funciones del Vicepresidente, las siguientes:
a. Asumir la Presidencia en las ausencias temporales o absolutas del titular cuando faltare tres (03) meses o menos para la finalización del período como Dignatario.
b. Cumplir las funciones que le delegue el Presidente. Hacer seguimiento al cumplimiento del planeamiento estratégico, la visión, misión, objetivos estratégicos; presentar informes semestrales para ser enviados a la Dirección General, a través del Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
c. Supervisar el desarrollo de las actividades en que se compromete la organización de Defensa Civil.
d. Elaborar de acuerdo a instrucciones del Presidente los boletines e informes, enviando copia a la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
e. Promover actividades o programas para recaudar fondos.
f. Colaborar con el Presidente en la programación y coordinación de actividades relacionadas con el objeto de la organización.
g. Asistir a las Asambleas y reuniones de Junta Directiva con derecho a voz y voto.
h. Contribuir en la incorporación y capacitación de nuevos Voluntarios.
i. Apoyar el plan de moral y bienestar de la organización.
j. Apoyar el fortalecimiento humano, administrativo, operacional, acción social y la imagen de la organización.
k. Las demás que le señalen la Ley o los Reglamentos.
ARTÍCULO 61°.- FUNCIONES DEL TESORERO. Son funciones del Tesorero, las siguientes:
a. Responder por el recaudo, manejo y cuidado de todos los dineros, valores y bienes de la organización de Defensa Civil Colombiana.
b. Constituir fianzas de manejo en la cuantía que señalen los reglamentos.
c. Presentar a la Junta el presupuesto anual de ingresos y gastos.
d. Apertura y manejo de cuentas bancarias corrientes y/o de ahorros de la organización.
e. Efectuar oportunamente el pago de las obligaciones de la organización de Defensa Civil Colombiana.
f. Presentar a la Junta Directiva y a la Asamblea General, sea Ordinaria o Extraordinaria o cuando ellas lo exijan, un informe claro, detallado y explicativo, sobre el estado de tesorería, manejo de los recursos durante todo el período, así como la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos.
g. Rendir a la Dirección General por intermedio de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, un informe detallado de tesorería cuando le sea solicitado.
h. Responder por el manejo, distribución y cuidado del inventario.
i. Llevar los libros de contabilidad de la organización de acuerdo a las normas vigentes.
j. Llevar los libros de la Caja Menor de la organización.
k. Fortalecer administrativamente y logísticamente la Institución.
l. Incorporar Voluntarios como aporte a la cruzada institucional.
m. Las demás que le señalen la Ley o los Reglamentos.
ARTICULO 62°.- FUNCIONES DEL VOCAL OPERATIVO. Son funciones del Vocal Operativo, las siguientes:
a. Dirigir la formación de los comités y grupos especializados en búsqueda y rescate, primeros auxilios, extinción de incendios, acción social y humanitaria y demás que se requieran para el cumplimiento de sus objetivos.
b. Coordinar con el Presidente la promoción, capacitación y entrenamiento de los comités y grupos.
c. Coordinar la prestación de los servicios y vigilar su estricto cumplimiento.
d. Informar a sus superiores y compañeros voluntarios, sobre la realización de actividades.
e. Obrar con rectitud y responsabilidad en todas sus actuaciones y actividades que se desarrolle.
f. Mantener las normas de seguridad y evitar accidentes en los Voluntarios.
g. Responder ante el Presidente y la Junta Directiva por el cabal desempeño de sus funciones y las de sus subalternos.
h. Asistir con voz y voto a las sesiones de Junta Directiva.
i. Fortalecer operacionalmente la organización en la acción social y en la prevención y atención del desastre natural.
j. Incorporar Voluntarios para la causa y cruzada.
k. Las demás que le señalen los Reglamentos.
ARTÍCULO 63°.- FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son funciones del Secretario, las siguientes:
a. Comunicar y citar a los Voluntarios a Asamblea General y de Junta Directiva.
b. Desempeñar sus funciones tanto en las Asambleas Generales como de la Junta Directiva y elaborar las correspondientes actas, dentro del término legal y con el lleno de los requisitos exigidos para las mismas.
c. Elaborar, expedir todas las constancias y dar curso a la correspondencia; así como rendir los informes a la Seccional.
d. Dar trámite y responder por la correspondencia llegada y salida de la Junta.
e. Compilar todas las normas dictadas por la Defensa Civil Colombiana y la organización, así como velar por su publicación y difusión.
f. Llevar los registros generales de actas, listados de asociados, carnetización, comisiones, libros que debe llevar la Junta y demás asuntos relativos a su cargo.
g. Dar fe y hacer el registro de los poderes para las Asambleas.
h. Llevar al día el banco de datos del voluntariado.
i. Incorporar Voluntarios para la causa y la cruzada.
j. Asistir con voz y voto a las Asambleas y reuniones de la Junta Directiva.
k. Colaborar en la imagen institucional.
l. Las demás que le señalen la Ley o los Reglamentos.
ARTÍCULO 64°.- FUNCIONES DEL JEFE DE COMUNICACIONES, PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS. Son funciones del Jefe de Comunicaciones, Prensa y Relaciones Públicas, las siguientes:
a. Asesorar al Presidente en el quinto objetivo estratégico, fortalecimiento de la imagen.
b. Mantener los equipos de comunicación, telecomunicaciones e informática en buen estado para el enlace regional y local de organización.
c. Coordinar las comunicaciones y las relaciones públicas de la organización con la ciudadanía en general y las entidades públicas y privadas de su jurisdicción y los medios de comunicación.
d. Mantener enlace permanente con los representantes de las organizaciones involucradas en el ámbito de prevención, atención de desastres, medio ambiente y acción social.
e. Mantener las relaciones públicas con benefactores y otras instituciones del Estado.
f. Incorporar Voluntarios para la causa y la cruzada.
g. Apoyar el planeamiento estratégico de la organización.
h. Diseñar y ejecutar estrategias de gestión institucional con el propósito de propiciar una adecuada difusión de las acciones operativas adelantadas por la organización.
i. Manejar los informes de prensa, el cubrimiento televisivo y radial en la atención del desastre y en la acción social.
j. Incrementar la imagen de la organización como organismo de socorro, social y humanitario.
k. Preparar entrevistas, publicaciones, videos de la organización.
l. Otras relacionadas con prensa, relaciones públicas y comunicaciones.
DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS
ARTÍCULO 65°.- DEFINICION. Es la acción, como deber legal y ético, que tiene todo representante legal de organizaciones de Defensa Civil Colombiana, de responder e informar a la Dirección General y por Delegación Administrativa a la respectiva Dirección Seccional u Oficina Operativa, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos y privados asignados; así como, los resultados en el cumplimiento del Planeamiento Estratégico con base en sus funciones y objeto social.
ARTÍCULO 66°.- FACULTAD SOLICITUD RENDICIÓN DE CUENTAS. En forma extraordinaria, sin perjuicio de los controles que ejerce la Dirección General, por razón de la naturaleza de las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana, las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas, ejercerán en cualquier tiempo un control sobre el cumplimiento de las finalidades, objetivos, políticas y programas que deben cumplir por su naturaleza jurídica, la capacidad operativa en respuesta y servicio de las comunidades, entrenamiento y reentrenamiento del talento humano, sobre las Juntas adscritas a su jurisdicción.
ARTÍCULO 67°.- METODOLOGÍA. Las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana deben rendir cuentas en los meses de Junio y noviembre de cada año, respecto del cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución, de la actividad administrativa, operacional, de la causa y la cruzada. Los Directores Seccionales y Jefes de Oficina en los meses de Julio y diciembre de cada año ante la Dirección General.
El Presidente de la Junta informará a la Dirección Seccional sobre los siguientes tópicos:
a) Rendición de cuentas de gestión:
Avance del Plan Estratégico. Objetivos Estratégicos.
Resumen de las principales emergencias atendidas.
Actividades de acción social e integral.
Capacitación, instrucción, entrenamiento y reentrenamiento del talento humano.
Avance de la cruzada. Nuevos comités, grupos, agrupaciones y destacamentos.
Carnetización de los Voluntarios.
Demostrará que la gestión se realiza sin ánimo de lucro.
b) Rendición de cuentas fiscales:
Convenios o contratos celebrados para la adquisición de recursos.
Donaciones recibidas y distribución de los elementos o equipos recibidos.
Distribución de bienes muebles, especialmente uniformes.
Distribución de los elementos entregados por la Dirección General a través de las Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas, tales como: vehículos terrestres, acuáticos, aéreos y equipos para la atención de emergencias.
Cumplimiento de las normas administrativas y legales.
PARÁGRAFO 1°: La rendición de cuentas obligatoria será semestral. Corresponde al período comprendido entre el 1° de Diciembre al 1° de Junio y 2° de Junio al 30 de Noviembre respectivamente.
PARAGRAFO 2°: El informe respectivo debe estar acompañado de los documentos soportes de la gestión.
PARAGRAFO 3°: Para la rendición de cuentas debe convocarse la Asamblea General, si en la rendición de cuentas semestrales, los resultados son manifiestamente negativos en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Defensa Civil Colombiana, con el concepto favorable de los asambleístas por las dos terceras 2/3 partes del personal asistente, se procederá en la misma reunión a reemplazar en este caso al dignatario ó los dignatarios y nombrar Junta Directiva, con nuevos miembros de acuerdo al procedimiento ordenado. Si no reúne el quórum la Asamblea, se convocará en los quince (15) días siguientes a una Asamblea Extraordinaria para la elección correspondiente.
CAPITULO V
REVOCATORIA DEL MANDATO
ARTICULO 68°.- REVOCATORIA DEL MANDATO. Si alguno de los Dignatarios no cumple con sus funciones, o lo hace de manera irregular, es atribución de la Asamblea General previa convocatoria de Asamblea para rendir cuentas o en Asamblea Extraordinaria revocar el mandato del Dignatario en cualquier tiempo, previa decisión de las 2/3 partes del personal asistente a la Asamblea, el cual no puede ser inferior a la mitad más uno del total de voluntarios que conforman la organización.
PARÁGRAFO 1º: Es igualmente atribución del Director Seccional y Jefe de Oficina Operativa, convocar a Asamblea Extraordinaria para que se revoque el mandato de los Dignatarios que incurran en las conductas anteriormente referenciadas o por faltas graves.
PARÁGRAFO 2º: La revocatoria del mandato, es independiente de la acción disciplinaria que diera lugar en contra del personal dignatario por presunta incursión en falta disciplinaria o denuncia penal si lo amerita la falta.
DE LAS ASAMBLEAS
ARTÍCULO 69°.- TIPO DE ASAMBLEAS. Las reuniones de la Asamblea General son dos clases: Ordinarias y Extraordinarias. La Asamblea Ordinaria se celebrará cada tres (3) años para elección de Dignatarios por vencimiento de período de gobierno; y la Asamblea Extraordinaria, en cualquier tiempo y sólo para tratar temas especiales. Los Directores Seccionales y los Jefes de Oficinas Operativas, serán los responsables ante la Dirección General de controlar esta actividad.
ARTÍCULO 70°.- CONVOCATORIA. La convocatoria será ordenada por el Presidente y comunicada por el Secretario de la organización. Si el Secretario no comunica la convocatoria, el ordenador de la misma designará un Secretario Ad-hoc.
PARÁGRAFO 1°: Cuando la convocatoria para la Asamblea no la ordene el Presidente, podrá hacerla el Fiscal, la mitad más uno de los Afiliados, la Dirección General o su representante a nivel de Dirección Seccional u Oficina Operativa.
PARÁGRAFO 2°: El Fiscal asistirá a las sesiones de la Junta Directiva con voz pero sin voto; limitante que no se aplica en las Asambleas Ordinarias y en la rendición de cuentas donde debe hacer las observaciones sobre el cumplimiento de los objetivos estratégicos y desarrollo del planeamiento estratégico por parte de los dignatarios.
ARTÍCULO 71°.- REQUISITOS PARA LA CONVOCATORIA. El Secretario hará la citación con diez (10) días calendario de anticipación, comunicando por escrito o cualquier otro medio a todos los Voluntarios. En ella se indicará el nombre y la calidad del ordenador de la convocatoria, sitio, fecha, hora y asuntos a tratar, de lo cual se dejara constancia expresa.
PARÁGRAFO: En el mismo día en que se ordene la convocatoria, quedará cerrado el libro de registro de Voluntarios hasta el día siguiente en que se efectúe la reunión de Asamblea.
Si el día señalado en la convocatoria no se reúne válidamente la Asamblea, el libro permanecerá cerrado por diez (10) días más. El cierre del libro deberá ser refrendado por el Fiscal. No obstante lo anterior, cuando se reúna la totalidad de los Asociados, podrá efectuarse la Asamblea sin las exigencias anteriores.
ARTÍCULO 72º.- QUÓRUM PARA ASAMBLEAS GENERALES. La Asamblea para convocar requiere la presencia de la mitad más uno de sus miembros activos de la organización. Sin embargo, para aquellas organizaciones que tengan 47 Voluntarios, no podrá sesionar con menos de 25 Voluntarios Activos. Para tomar decisiones o deliberar requiere por lo menos de las dos terceras 2/3 partes de los Voluntarios asistentes a la respectiva Asamblea.
PARÁGRAFO: Si llegado el día y la hora para la realización de la Asamblea y no se conformare el quórum, se hará una segunda convocatoria que no exceda de ocho (08) días, pudiendo sesionar con un número plural de miembros activos no inferior a quince (15) días.
ARTÍCULO 73°.- ASISTENCIA A LAS ASAMBLEAS. Los Voluntarios están obligados a asistir a las Asambleas, salvo justificación de fuerza mayor o incapacidad médica demostrada, la cual se adjuntará al Acta de Asamblea. Los poderes de representación no requieren autenticación ante notaría, pero deberán ser informados por correos electrónicos o personalmente presentados a la Dirección Seccional u Jefe de Oficina Operativa, previa comunicación y conocimiento directo del motivo por el cual el Voluntario no puede participar, el cual deberá estar plenamente comprobado ante la Dirección Seccional u Oficina Operativa. La ausencia a 3 Asambleas consecutivas, será falta grave para el Voluntario, por demostrar falta de pertenencia e interés en el cumplimiento de los objetivos institucionales.
PARÁGRAFO 1°: Si la Asamblea se suspendiere por alguna causa, deberá dejarse constancia en el acta de las razones de la suspensión; así como, el día y hora determinados para su reanudación, teniendo en cuenta el mismo quórum que se tuvo para la inicial. Sin embargo, a ella podrán asistir otros voluntarios activos que no estuvieron en la primera, siempre que no hubiesen estado inhabilitados por los Estatutos y/o Reglamentos. Esta circunstancia deberá constar en el acta.
PARÁGRAFO 2°: Tanto en la reunión de la Asamblea General como de la Junta Directiva, debe dejarse constancia en el acta de los nombres del personal de Voluntarios asistentes a la respectiva Asamblea. Por transparencia y legitimidad la votación siempre será secreta.
PARÁGRAFO 3°: No se puede participar en las Asambleas que no sean de su jurisdicción y organización a la que pertenece.
ARTÍCULO 74°.- PÉRDIDA DE VALIDEZ ASAMBLEA ORDINARIA. Si transcurrido un (01) mes, no se ha dado trámite de los documentos a la Dirección General, pierde valor la Asamblea y en consecuencia deberá efectuarse una nueva. Salvo causas que justifiquen la demora en el trámite.
IMPUGNACIÓN DE UNA ASAMBLEA O DE UNA ELECCIÓN
ARTÍCULO 75º.- IMPUGNACIÓN. Son causales de impugnación de una Asamblea General o de una elección:
a. Cuando sea manifiesta su oposición a las normas legales o estatutarias.
b. Cuando uno o más de los elegidos no reúnan los requisitos legales.
c. La votación no sea secreta.
d. Indebida representación de Voluntarios activos con poderes no justificados y no cuenten con la aprobación de los Directores Seccionales u Jefes de Oficinas Operativas.
ARTÍCULO 76º.- CONTENIDO DE LA IMPUGNACIÓN DE ASAMBLEA. La Impugnación deberá ser presentada por escrito dirigida a la Dirección Seccional, contendrá:
a. La designación de las partes.
b. Los hechos que justifican la impugnación de la Asamblea.
c. Fundamentos de Derecho que se pretendan hacer valer.
d. Pruebas que se pretendan hacer valer.
e. Los anexos que estime convenientes.
f. Dirección del impugnante de la Asamblea.
PARÁGRAFO: El Impugnante de la Asamblea, se refiere al Voluntario que alega las causales establecidas en el Artículo 75 de la presente Resolución de conformidad con los requisitos establecidos en el presente artículo.
ARTÍCULO 77º.- PRESENTACIÓN DE LA IMPUGNACIÓN DE LA ASAMBLEA. La impugnación podrá ser presentada por cualquier Voluntario Activo ante la Dirección Seccional y/ Jefe de Oficina Operativa, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de realización de la Asamblea, para lo de su competencia.
ARTÍCULO 78º.- ADMISIÓN, INADMISIÓN O RECHAZO DE LA IMPUGNACIÓN DE LA ASAMBLEA. A partir de la fecha de recibo de la impugnación de la Asamblea, la Dirección Seccional contará con un término de cinco (05) días hábiles para dictar el auto si la acepta, la inadmite o la rechaza.
La inadmitirá cuando faltaren los requisitos establecidos en el Artículo 75 literales b, c de la presente Resolución, en el cual la Dirección Seccional u Oficina Operativa señalará los defectos de que adolezca el documento, para que el impugnante de la Asamblea lo corrija en el término de cinco (05) días hábiles surtida la notificación del auto de inadmisión. Si no lo hiciere será objeto de rechazo.
Se entenderá por rechazo definitivo de la impugnación, cuando se presente fuera de términos o no reúna las exigencias establecidas en el Artículo 75 de los literales a y d de la presente Resolución.
ARTÍCULO 79º.- NOTIFICACIÓN PERSONAL. Los autos de admisión, inadmisión o rechazo definitivo de la impugnación, se notificarán a las partes, personalmente; de lo cual se levantará escrito, en el que deberá expresarse la fecha en la que se práctica la notificación, el nombre del notificado, la parte resolutiva del acto que se notifica, los recursos que proceden, el respectivo término de presentación de los mismos y ante quien proceden, documento que deberá firmarse por el notificado y el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO: Previa a la notificación personal se requiere que se envié por escrito la respectiva citación al Voluntario que requiera ser notificado personalmente en la dirección referenciada en la impugnación de la Asamblea; escrito en el cual se establecerá la orden de comparecer y el objeto de la comparecencia; así como el lugar, fecha y hora en la que debe concurrir y en donde se surtirá la diligencia para la cual se cita. En casos especiales o excepcionales, se surtirá por despacho comisorio.
ARTÍCULO 80º.- NOTIFICACIÓN POR EDICTO. Los autos de admisión, inadmisión o rechazo definitivo de la impugnación, que no se hayan notificado personalmente, dentro de los tres (03) días hábiles siguientes a la fecha establecida en la citación para la notificación personal, se harán saber por medio de edicto, el cual deberá contener:
1. Titulo EDICTO.
2. Impugnación de Asamblea y nombre de la organización.
3. Nombre del impugnante de la Asamblea.
4. Individualización del dignatario elegido y objeto de impugnación.
5. Fecha del Auto objeto de notificación.
6. Firma del Director Seccional.
El edicto deberá fijarse en lugar visible de la Dirección Seccional u Oficina Operativa por cinco (05) días hábiles y en el anotará el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa la fecha y hora de su fijación y desfijación. El original se agregará al expediente de la impugnación de Asamblea. La notificación se entenderá surtida al vencimiento del término de fijación del edicto.
ARTÍCULO 81º.- COMPETENCIA PARA ADELANTAR EL TRÁMITE. La Dirección Seccional u Jefe de Oficina Operativa de cada departamento o región, conocerá en primera instancia de los trámites de impugnación; para lo cual, solo será válida la decisión que se tome respecto a los hechos y fundamentos de derecho que se invoquen como causa de la impugnación.
Conocerá la Dirección General del recurso de apelación que se interponga contra la decisión de primera instancia, recurso que debe ser interpuesto y sustentado dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la fecha de la notificación personal o por edicto.
ARTÍCULO 82º.- RECURSOS. Contra los autos de inadmisión o rechazo de la impugnación de Asamblea, procede el recurso de reposición ante la Dirección Seccional u Oficina Operativa, el cual deberá presentarse y sustentarse dentro de los cinco (05) días siguientes a la notificación y en subsidio apelación ante la Dirección General.
ARTÍCULO 83º.- ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE LA IMPUGNACIÓN DE LA ASAMBLEA. Recibida el escrito de impugnación de la Asamblea por la Dirección Seccional u Oficina Operativa, éste procederá a su estudio y previa verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en el Artículo 75 y 76 de la presente Resolución, mediante auto de admisión de impugnación de la Asamblea en el cual procederá a realizar la respectiva evaluación de los fundamentos de hecho y de derecho establecidos en el escrito.
La evaluación debe hacerse dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al recibo del escrito de impugnación, admitida la impugnación se dará traslado de la misma al Dignatario(s), cuya elección es objeto de impugnación, mediante oficio dirigido al domicilio señalado, adjuntando una copia de ella.
Los Voluntarios anteriormente referenciados, tendrán un término de cinco (05) días calendario para contestar la impugnación de la Asamblea.
ARTÍCULO 84º.- EFECTOS. La presentación o aceptación de la impugnación de la Asamblea, no inválida la elección de los Dignatarios, quienes seguirán en el ejercicio del cargo mientras es ejecutoriada la decisión de fondo.
ARTÍCULO 85º.- FALLO DE PRIMERA INSTANCIA. Una vez agotada la etapa de traslado de impugnación de la Asamblea, el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, emitirá su decisión previo establecimiento de las causales evocadas en la impugnación, soportadas en las pruebas documentales, testimoniales, de peritos o cualquier otro medio probatorio que comprometa la elección irregular de los Dignatarios. El auto debe contener:
a. Narración y descripción concisa de los hechos, con indicación de tiempo, modo y lugar que dieron origen a la impugnación de la Asamblea.
b. Identificación de los Voluntarios elegidos como Dignatarios y cuyos cargos son objeto de la impugnación.
c. Breve soporte probatorio anexados o decretados en el proceso de impugnación de Asamblea.
d. Análisis de las pruebas que establezcan la viabilidad o no de la impugnación.
e. Exposición fundamentada de las razones de la decisión de acatamiento o no de la impugnación de la Asamblea.
ARTÍCULO 86º.- RECURSO Y CONSULTA. El recurso de apelación y la consulta procederán en los términos de este reglamento.
ARTÍCULO 87º.- TEMPORALIDAD DE LA REPRESENTACIÓN LEGAL. Cuando sea decretada la nulidad de elección del Presidente, ejercerá el cargo el Vicepresidente o en su defecto uno Ad-Hoc; si tiene algún impedimento durante un lapso no superior a un mes, término en el cual debe convocarse la Asamblea Extraordinaria, con el fin de elegir nuevos Voluntarios en el cargo(s) de que trate la nulidad de la elección como Dignatarios.
ARTÍCULO 88º.- NUEVA ASAMBLEA POR NULIDAD. La providencia que decrete la nulidad de la Asamblea o elección, determinará el plazo para la convocación de una nueva. La nulidad de la Asamblea General o de la elección, tendrá efectos hacia el futuro.
CAPITULO VI
DEL PATRIMONIO
ARTÍCULO 89º.- PATRIMONIO. El patrimonio de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, estará constituido por todos los bienes muebles e inmuebles que ingresen por concepto de contratos, convenios, contribuciones, auxilios, aportes, donaciones y los que provengan de alguna actividad o servicio que realice la organización o que señalen los Estatutos.
PARÁGRAFO 1°: El patrimonio de las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana será objeto de coordinación, control y autorizaciones del Director Seccional u Jefes de Oficina Operativa y supervisión de la Dirección General con base al planeamiento estratégico. El manejo patrimonial debe obedecer al espíritu de la Institución que es sin ánimo de lucro. El incumplimiento de esta norma, da lugar a la suspensión o terminación de la personería jurídica.
PARÁGRAFO 2°: El patrimonio de las organizaciones, no pertenece ni en todo ni en parte a los Voluntarios y no podrá existir causa alguna para apropiarse de él. Queda terminantemente prohibido dentro de las organizaciones hacer préstamos personales de los bienes o recursos para fines que no tengan que ver con el objeto institucional.
ARTÍCULO 90º.- APOYO PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO. Las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana deben apoyar el fortalecimiento local y/o regional contemplado en los Planes de Inversión realizados por celebración de contratos, convenios, contribuciones, auxilios, aportes y donaciones en dinero, recursos para cumplir el Planeamiento Estratégico institucional, destinando el mínimo del 30% de las utilidades obtenidas a la Dirección Seccional u Oficina Operativa, cuando estas superen diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
PARÁGRAFO 1°: En el Plan de Inversión realizado por la Dirección Seccional u Jefe de Oficina Operativa, deberá destinar un porcentaje equivalente al 10% del 30% establecido en este artículo, que será empleado para la capacitación de los Voluntarios de cada una de las organizaciones. El restante del porcentaje deberá ser utilizado en adquisición de uniformes, medios de movilidad, comunicaciones, rescate, acción social e imagen institucional.
PARÁGRAFO 2°: La inobservancia del presente artículo se constituye como falta grave por parte de la organización que no aporte el 30% al tenor del presente artículo.
ARTÍCULO 91º.- DISPOSICIÓN DE BIENES. Los actos de disposición de bienes, tales como arrendamientos, hipotecas, permutas, compraventas y similares, cuando en tales bienes se hayan invertido partidas oficiales o de la comunidad, requieren concepto favorable de la Dirección General.
La Dirección General emitirá concepto favorable, cuando la operación sea socialmente conveniente y cuando con su producto se vaya a realizar otra obra de beneficio para la Comunidad o se fortalezca el Planeamiento Estratégico de la organización.
PARÁGRAFO: El incumplimiento de lo contemplado en este artículo, constituirá falta grave, la cual deberá ser investigada, de acuerdo a las normas contempladas en la presente Resolución.
ARTICULO 92º.- DE LA RESPONSABILIDAD. Toda organización de Defensa Civil Colombiana responde civil, penal o disciplinariamente por los bienes que le hayan sido encomendados para uso, custodia, administración o transporte.
PARÁGRAFO 1º: Todos aquellos bienes fiscales entregados por parte de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, que se configuren dentro del uso normal de las actividades propias de la institución y que sean entregados a la organización mediante acta o comodato, en caso de pérdida o daño, la organización reintegrará su valor en dinero, conforme al valor que el bien tenga establecido en la dependencia de almacén de la institución.
PARÁGRAFO 2º: La responsabilidad a que se refiere este artículo surge de la pérdida, daños que los elementos sufran, cuando no provengan del deterioro natural, de su uso normal y legítimo o de otra causa justificada.
PARÁGRAFO 3º: El pago del bien materia de investigación será un atenuante de responsabilidad disciplinaria, cuando la misma se desprenda de una falta disciplinaria o penal si se trata de un hecho punible.
ARTÍCULO 93º.- CAPACIDAD CONTRACTUAL DE LAS ORGANIZACIONES. La capacidad de las organizaciones dotadas con personería jurídica se circunscribirá al desarrollo de su naturaleza jurídica.
ARTÍCULO 94º.- FACULTAD PARA CONTRATACIÓN. Las organizaciones de Defensa Civil Colombiana con personería jurídica, bajo la supervisión y control de los Directores Seccionales u Jefes de las Oficinas Operativas, podrán contratar para realizar las actividades de acción social y humanitaria con entidades o empresarios interesados en espectáculos públicos, la prestación de servicios de primeros auxilios, prevención de incendios, eventos masivos, evacuaciones, capacitación u otras actividades propias de la prevención y gestión del riesgo.
Cumplido el servicio los líderes de las organizaciones harán la autocrítica administrativa, operacional y los balances de los recursos obtenidos, sus utilidades y su inversión, actividad que estará en lo posible presidida por el Director Seccional u Jefe de la Oficina Operativa y supervisión de la Dirección General. En caso de lugares lejanos los líderes de las organizaciones, informarán por escrito al Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa los resultados de la autocrítica.
PARÁGRAFO 1°: Cuando una organización de Defensa Civil Colombiana contrate con terceros la prestación de un servicio cualquiera, deberá contar con la asesoría y coordinación por escrito de la Dirección Seccional u Jefe de Oficina Operativa, con el fin de evitar desbordar el marco de sus atribuciones, mantener la legitimidad y la transparencia para conservar la imagen Institucional. Se debe elaborar planes de inversión que cumplan el Planeamiento Estratégico.
PARÁGRAFO 2°: Los líderes de Comité, Grupos, Agrupaciones o Destacamentos o alguno de sus Voluntarios, no tienen capacidad legal para adquirir derechos o contraer obligaciones en nombre propio por carecer de personería jurídica, sólo lo podrán hacer la Dirección General, los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas de acuerdo a delegación y los Presidentes de Junta. Las Damas Voluntarias y Clubes de Defensa Civil, en caso que dispongan de personería jurídica.
ARTÍCULO 95º.- PROGRAMAS DE INTERÉS PÚBLICO Y SOCIAL. Las organizaciones de Defensa Civil con personería jurídica, podrán celebrar contratos con el Gobierno, en los niveles Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, con el fin de impulsar programas de interés público y social.
PARÁGRAFO: Los programas deben vincularse al desarrollo y mejoramiento de los Departamentos y Municipios, mediante su participación en el ejercicio de sus funciones y la prestación de los servicios que se hallen a cargo de éstos, siguiendo las normas de la Carta Política, artículos 355 y 365, Código de Régimen Municipal, artículo 375. Igualmente podrán celebrar contratos o convenios con otras Entidades siempre que no desborden el marco legal de sus objetivos.
ARTÍCULO 96º.- VALOR HORA SERVICIO. El valor hora de servicio por Voluntario será equivalente al del salario mínimo legal diario vigente. Para tal efecto, se tomará en consideración la calidad del espectáculo, si la celebración es diurna o nocturna, si es recinto cerrado o abierto, tipo de ciudad; si corresponde a fiestas tradicionales o no, entre otras. No obstante lo anterior, podrá pactarse como contraprestación del servicio el pago en especie, el cual deberá ser proporcional al pagado en dinero. Las organizaciones deben prever recursos para el fortalecimiento del planeamiento estratégico de la organización.
PARÁGRAFO: Cuando el convenio ó contrato, supere los diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, las organizaciones dispondrán mínimo del 30% para el fortalecimiento del Planeamiento Estratégico de la Dirección Seccional u Oficina Operativa del departamento o región.
ARTÍCULO 97º.- DISTRIBUCIÓN RECURSOS POR SERVICIOS EN LAS ORGANIZACIONES. La Defensa Civil Colombiana es sin ánimo de lucro. Los dineros provenientes de la prestación de estos servicios tendrán la siguiente destinación: Un 50% para incrementar los recursos de las organizaciones o invertirlo en materiales y equipos, gastos de funcionamiento y otros elementos; el 50% restante, para programas que beneficien a los Voluntarios, entre los cuales puede incluirse: capacitaciones, bonificaciones, manutención, transporte y apoyar el desarrollo del Planeamiento Estratégico. Los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas coordinarán y controlarán esta actividad para lograr el cumplimiento de la visión y misión institucional.
ARTÍCULO 98º.- OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y NIT. Las organizaciones de Defensa Civil Colombiana por mandato del Estatuto Tributario, no son contribuyentes del impuesto de renta y complementarios, no están obligadas a presentar declaración de renta, ingresos y patrimonio, como tampoco son sujetos de retención en la fuente.
Deben ser retenedores por pagos a terceros, con fundamento en el Artículo 606 parágrafo 2 del Estatuto Tributario, en el cual están obligados a presentar esta declaración, aun cuando no se generen retenciones y su saldo sea cero, como también obtener el Número de Identificación Tributario NIT de acuerdo a las normas vigentes.
ARTÍCULO 99º.- CERTIFICACIONES PARA EVITAR RETENCIÓN EN LA FUENTE. Corresponde a la Dirección General conforme a la Ley, expedir las certificaciones que acrediten que las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, no son contribuyentes del impuesto a la renta y por lo tanto no están sometidas a la retención en la fuente.
ARTÍCULO 100º.- LÍMITES A LA LIBRE COMPETENCIA. Cuando en el municipio o ciudad exista más de una organización de Defensa Civil Colombiana, a fin de evitar competencia desleal, la ejecución de la contratación deberá hacerse con la supervisión del Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO: Cuando el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa obtenga recursos a través de convenios, contratos, etc., distribuirá equitativamente dichos recursos para fortalecer a todas las organizaciones y a todos los Voluntarios en forma transparente e imparcial.
ARTÍCULO 101º.- RIFAS. Es requisito previo e imperativo, solicitar autorización de la Dirección General para realizar rifas y para que se pueda adelantar los trámites legales de acuerdo con las disposiciones legales que regulan la materia como la Ley 643 de 2001 y sus Decretos Reglamentarios, las que deberán acatarse y darse estricto cumplimiento. En caso contrario será causal de pérdida de la personería jurídica, acciones disciplinarias y penales a que haya lugar.
DE LOS LIBROS
ARTÍCULO 102º.- LIBROS. Las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana llevarán, por lo menos, los siguientes libros:
a. De Registro de Voluntarios.
b. De Actas de Asamblea General y de la Directiva.
c. De Inventarios.
d. De Tesorería.
e. Libro Histórico.
f. Libro de Caja Menor.
g. Hoja de vida de los bienes.
h. Libro o planilla de asistencia y operatividad de los Voluntarios.
i. Libro de hojas de atención de emergencias.
j. De control de actividades y servicios de Defensa Civil Colombiana.
Estos libros deben ser previamente registrados en la Dirección Seccional u Oficina Operativa, foliados y rubricados por el funcionario competente. En ellos se prohíbe arrancar, sustituir, adicionar hojas o hacer enmendaduras. Cualquier omisión o error, deberá corregirse mediante anotación posterior. Los registros contables podrán llevarse en forma sistematizada de acuerdo a las normas vigentes.
PARÁGRAFO: La afiliación o desafiliación de los Voluntarios de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, deberá anotarse en el libro de Registro de Voluntarios y comunicarse a la Dirección General. Este libro deberá contener, por lo menos, las siguientes columnas:
a. Número de orden.
b. Fecha.
c. Nombre del Voluntario, lugar, fecha de nacimiento y estado civil.
d. Documento de identificación.
e. Nombre de los padres, dirección, teléfonos de residencia y lugar de trabajo.
f. Factor R.H.
g. Dirección, correo electrónico y teléfono de su residencia y trabajo.
h. Profesión u oficio, estudios y cursos realizados.
i. Firma del Voluntario.
j. Observaciones.
ARTÍCULO 103º.- ACTAS. En el Libro de Actas se dejará constancia de los hechos principales de cada reunión y de las decisiones que en ella se tomen. A cada reunión corresponderá un acta, la cual deberá contener por lo menos:
a. Razón social, número de la personería y número de acta.
b. Lugar, día, fecha y hora de la reunión.
c. Determinación de la persona o personas que ordenaron la convocatoria.
d. Nombre de los asistentes (preferiblemente por orden alfabético del apellido), documento de identificación, número del carné, número de miembros que componen la organización o la Directiva según el caso.
e. Orden del día.
f. Desarrollo del orden del día y decisiones adoptadas, determinando en cada caso el quórum.
g. Informe detallado de actividades realizadas durante el período de Gobierno, presentado por el Presidente.
h. Informe del Tesorero, que debe incluir específicamente un balance claro, detallado y explicativo de ingresos y egresos.
i. Informe del Fiscal incluye el desarrollo del Planeamiento Estratégico.
j. Adjuntar el inventario de bienes, detallando sus características mínimas que los identifique y estado de los mismos.
Estos informes deben ser presentados por el período completo, para la discusión y aprobación de la Asamblea General, de lo cual se debe dejar constancia expresa en el acta, si se trata de Asamblea Ordinaria.
PARÁGRAFO 1º: El acta debe ser suscrita únicamente por el Presidente y el Secretario de la Asamblea y cuando se trate de elección de Dignatarios, dejar constancia clara de los elegidos con su documento de identificación; descripción detallada de las actividades administrativas y operativas, así como las intervenciones, debates y decisiones sobre algún tema de interés para la organización.
PARÁGRAFO 2º: El número de actas de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias debe mantener un consecutivo desde el 1° de enero a 31 de diciembre del respectivo año.
ARTÍCULO 104º.- INVENTARIOS. El Libro de Inventarios se debe registrar con exactitud y detalle de los bienes, precisando sus características individuales y estado. Este libro constará de siete (7) columnas, a saber:
a. Fecha
b. Detalle
c. Cantidad
d. Valor Unitario
e. Valor Total
f. Determinación de si el bien es propio o fiscal (especificar a quien pertenece, fecha de vencimiento o caducidad del comodato y acta de recibo actualizada con la firma del responsable).
g. Estado general del bien
Cada movimiento debe estar respaldado con su respectivo comprobante.
ARTÍCULO 105º.- LIBRO DE TESORERÍA. En el libro de Tesorería se registrarán todos los movimientos de dinero con sus respectivos soportes. Este libro constará de dos partes:
(a). Caja: En esta parte se registrará el dinero en efectivo que posea la organización, anotación que se hará en las siguientes columnas:
1. Fecha
2. Razón o Detalle
3. Debe o (Ingresos)
4. Haber o (Egresos)
5. Saldos
(b). Bancos: En esta parte se ejercerá control contable sobre el manejo de las cuentas corrientes o de ahorros. Cada cuenta constará del mismo número de columnas anotadas en el literal a). En la parte superior se colocará el nombre del Banco y el número de la cuenta; los movimientos respectivos deberán estar respaldados con sus respectivos comprobantes elaborando las conciliaciones bancarias mensualmente.
PARÁGRAFO 1º.- Las organizaciones de Defensa Civil Colombiana estarán obligadas a rendir balances de tesorería debidamente soportados en las fechas establecidas en el Artículo 67 parágrafo 1 de la presente Resolución, sin perjuicio de requerirse en cualquier momento por la Dirección Seccional y/o Oficina Operativa y/o Dirección General en visitas extraordinarias; en los cuales, se relacione detalladamente los contratos, convenios celebrados por la organización, los pasivos y activos correspondiente a este lapso.
PARÁGRAFO 2º: Toda Junta de Defensa Civil Colombiana para el manejo de dineros que ingresen a la organización y poder funcionar, deberá obligatoriamente tener activa una cuenta corriente o ahorros y su manejo, única y exclusivamente estará en cabeza del Tesorero; está terminantemente prohibido el manejo de dineros de bolsillo.
ARTÍCULO 106º.- CAJA MENOR. Las organizaciones de Defensa Civil Colombiana podrán manejar una Caja Menor con la cuantía que ordene la Junta Directiva; el ordenador será el Presidente y el responsable su manejo será el Tesorero, en cuantía fijada en la Asamblea General. Las órdenes de gastos serán refrendadas por el Fiscal. Para el manejo de la Caja Menor, se llevará un libro especial.
ARTÍCULO 107º.- REEMPLAZO DE LIBROS. Los Libros podrán ser reemplazados con autorización de la Dirección Seccional u Oficina Operativa, en los siguientes casos:
a. Por utilización total.
b. Por extravío o pérdida, previa investigación especial.
c. Por deterioro.
d. Por negativa a su entrega, previa investigación especial.
e. Por solicitud de la Asamblea General.
PARÁGRAFO: Cuando se presente la solicitud de reemplazo por extravío o pérdida o por negativa a su entrega, se requiere acompañar la solicitud de la respectiva denuncia penal.
ARTÍCULO 108º.- LIBRO HISTÓRICO. En este libro se anotarán y registrarán todos aquellos acontecimientos que acrediten las actividades realizadas por la organización, los cuales podrán ilustrarse con fotografías, recortes de prensa, contraseñas y otros.
ARTÍCULO 109º.- INSPECCIÓN, COORDINACIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA A LAS ORGANIZACIONES DE LA DEFENSA CIVIL. La inspección, coordinación, control y vigilancia de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, la ejercerá la Dirección General directamente o por intermedio de las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas.
ARTÍCULO 110º.- CONTRATO DE COMODATO. Será responsabilidad de las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas, tener en cuenta y dar cumplimiento a los actos administrativos de delegación del Director General para entrega de bienes en comodato, vigilar la conducta de los Voluntarios para evitar se tipifique el delito de abuso de confianza por apropiación, en provecho suyo o de un tercero de los bienes pertenecientes a las organizaciones de Defensa Civil Colombiana. Se tendrá en cuenta otras conductas que contempla y ampara la Constitución Política, el Código Contencioso Administrativo, la Ley 80 de 1993 y la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, debiendo dar cumplimiento tanto a las normas legales, como a los protocolos en actuaciones operacionales y administrativas.
CAPITULO VII
SANCIÓN A LAS ORGANIZACIONES
ARTÍCULO 111º.- PROCEDIMIENTO. De oficio o a solicitud de parte, cuando se violen normas legales o estatutarias al interior de la organización de Defensa Civil Colombiana, previa investigación, la Dirección General mediante Resolución motivada, contra la que procede los recursos de ley, podrá imponer a las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, entre otras, las siguientes sanciones:
a. Congelación de fondos.
b. Suspensión de la personería jurídica.
c. Cancelación de la personería jurídica.
DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN
ARTÍCULO 112º.- DISOLUCIÓN. Las organizaciones de Defensa Civil Colombiana se disolverán por las siguientes causas:
(a). Por fuerza mayor ó caso fortuito.
(b). Por la disminución de sus Voluntarios de acuerdo a la norma (47 Voluntarios) sin incluir el Fiscal.
(c). Por decisión de las ¾ partes de los integrantes de la Asamblea General.
(d). Por la comisión de faltas que atenten contra la estabilidad de la organización ó de la Institución.
(e). Por el incumplimiento de la normatividad vigente emitida por la Dirección General.
(f). Por el uso inadecuado de los bienes fiscales entregados a la organización para el cumplimiento de la misión institucional.
(g). Por apartarse del objeto y razón social de la Defensa Civil Colombiana y no actuar sin ánimo de lucro.
(h). Por la comisión de faltas que atenten contra la estabilidad de la organización ó de la Institución.
ARTICULO 113º.- CONGELACIÓN DE FONDOS, SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DE LA PERSONERÍA JURÍDICA. Son causales de suspensión, cancelación de la personería o congelación de fondos, entre otras:
a. Presentar inconsistencias en los estados financieros, balances, informes y otros documentos.
b. Incumplir o abandonar los postulados de Defensa Civil Colombiana como institución sin ánimo de lucro.
c. Desviar, malversar bienes, abandonar las funciones establecidas en las normas que la rigen.
d. Incumplir sus obligaciones contractuales y no cumplir los objetivos estratégicos.
e. Inactividad manifiesta de la organización o de sus Dignatarios.
f. No llevar contabilidad de acuerdo a los principios generalmente aceptados, como lo ordena el Artículo 45 Ley 190 de 1995 y demás normas que reglamentan esta materia.
g. Vender los bienes de la organización sin el concepto favorable de la Dirección General.
h. Dar a los recursos que reciba del Estado o de la comunidad a cualquier título, una destinación diferente. Lo anterior sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar.
i. Desempeñar la naturaleza y objeto social de la Defensa Civil Colombiana sin la coordinación de la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
j. No destinar el porcentaje estipulado para el fortalecimiento local y/o regional de acuerdo al Artículo 90 de la presente Resolución.
k. Utilizar la razón social para beneficios particulares.
PARÁGRAFO 1º: Toda organización de Defensa Civil Colombiana que pierda el beneficio de la personería jurídica y desee constituirse nuevamente, deberá dejar transcurrir como mínimo un (1) año contado desde la ejecutoria de la misma. Los Voluntarios que dieron lugar a la sanción quedarán inhabilitados por cinco (05) años y quedará al arbitrio de la organización de la Defensa Civil Colombiana, de la Dirección Seccional u Jefe de Oficina Operativa si las circunstancias lo amerita.
PARÁGRAFO 2º: Decretada la disolución y efectuada la liquidación, se requiere para su validez la aprobación de la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, la que revisará que se hayan cumplido las disposiciones legales y estatutarias, procediendo entonces a cancelar la personería jurídica.
ARTÍCULO 114º.- LIQUIDACIÓN. Disuelta una organización se procederá a conformar un Comité liquidador que estará integrado por Funcionarios y Voluntarios con el fin de realizar y supervisar las siguientes actividades:
(a). Pago de las obligaciones contraídas con terceros, observando las disposiciones legales sobre prelación de créditos del Código Civil.
(b). El Comité liquidador hará entrega a la Dirección Seccional u Oficina Operativa, de todos los elementos fiscales que están en su poder, como los bienes que se encuentren en comodato.
(c). Si quedare algún remanente de activo patrimonial, éste pasará al organismo operativo de Defensa Civil Colombiana que designe la Dirección General para fortalecimiento operativo y administrativo conforme a las normas legales, con la obligación de emplearlos en objetos análogos a los de la Institución.
(d). Si los bienes muebles e inmuebles propios de la organización objeto de la liquidación, no son suficientes para cubrir las acreencias de las mismas, la Defensa Civil Colombiana como institución no se hace responsable ante terceros de las obligaciones adquiridas por la organización que se le concedió personería jurídica para tener derechos y obligaciones como entidad privada.
CAPITULO VIII
RÉGIMEN DISCIPLINARIO
ARTÍCULO 115°.- PRINCIPIOS. Son Principios del presente Régimen Disciplinario:
1. CELERIDAD: En virtud del principio de celeridad, las autoridades que tengan facultad disciplinaria tendrán la obligación de dar impulso oficioso a los procedimientos, suprimirán los trámites innecesarios.
El retardo injustificado en la diligencia del proceso disciplinario es causal de sanción disciplinaria, que se puede imponer de oficio o por solicitud de parte.
2. EFICACIA: En virtud del principio de eficacia, se tendrá en cuenta que los procedimientos deben lograr su finalidad, la cual es adelantar investigaciones disciplinarias por las conductas irregulares de los Voluntarios.
3. IMPARCIALIDAD: En virtud del principio de imparcialidad, las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación; por consiguiente, deberán darles igualdad de tratamiento, respetando el orden en que actúen ante ellos.
4. PUBLICIDAD: En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordenan este Reglamento.
5. CONTRADICCIÓN: En virtud del principio de contradicción, los interesados tendrán oportunidad de conocer y de controvertir esas decisiones.
6. DEBIDO PROCESO: En virtud del principio del debido proceso, el Voluntario en toda investigación tendrá derecho:
a. A conocer el informe y las pruebas que se alleguen a la investigación.
b. A que se le respete el debido proceso y el derecho a la defensa.
c. A ser oído en declaración de exposición descargos y a que se practiquen las pruebas que solicite, siempre que sean conducentes, pertinentes, útiles y conlleven al esclarecimiento de los hechos.
d. Reconocimiento de la dignidad humana dentro de la investigación.
e. Reconocimiento de la presunción de inocencia.
7. DOBLE INSTANCIA: En virtud del principio de la doble instancia. Se garantiza la organización jerárquica, como regla general para que el proceso tenga una segunda instancia a la cual se llega mediante la interposición de recurso de apelación.
ARTÍCULO 116º.- OBJETO. El Régimen Disciplinario tiene por objeto asegurar la eficiente prestación de los servicios, así como la moralidad, la responsabilidad y la conducta intachable de cada uno de los Voluntarios. Puesto que la aplicación de la disciplina es fundamental para el desarrollo institucional.
ARTÍCULO 117º.- OBLIGACIÓN DE DENUNCIAR FALTAS. Toda persona que tenga conocimiento de la comisión de conductas de carácter disciplinario cometida por Voluntarios de la Institución tienen el deber legal de denunciar dichas acciones mediante queja verbal o escrita.
ARTÍCULO 118º.- NATURALEZA. La Acción Disciplinaria es pública, se iniciará de oficio o por información o queja presentada por cualquier persona.
ARTÍCULO 119º.- PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN. La acción Disciplinaria prescribe en cinco (5) años, contados a partir del último acto constitutivo de la falta, término dentro del cual deberá igualmente imponerse la sanción.
ARTÍCULO 120º.- FALTAS DISCIPLINARIAS. Las faltas se calificarán en atención a su naturaleza y efectos, a las modalidades del hecho, a los motivos determinantes y a los antecedentes personales del infractor.
ARTÍCULO 121º.- FALTAS LEVES. Son faltas leves, las siguientes:
a. No firmar el libro de registro al iniciar o terminar un servicio
b. Faltar a la lealtad y compañerismo con los asociados. En este caso la lealtad es hacia la organización y no a las personas.
c. Omitir el conducto regular, sin causa justificada.
d. No rendir los informes debidos cuando sea su deber hacerlo.
e. Recibir instrucción y capacitación de la Institución y negarse a transmitir lo aprendido a otros voluntarios.
f. Llegar tarde de forma reiterativa a las reuniones de Asamblea, así como a los servicios programados.
g. Incurrir en actos que atenten contra los principios y valores instituidos en el presente Reglamento.
h. El incumplimiento ocasional de las instrucciones dadas por sus superiores debidamente emitidas, siempre y cuando no causen un perjuicio a la comunidad o a la Institución.
i. Dejar de asistir a las reuniones de planeamiento, capacitación u operacionales.
j. Comprometer la organización en la atención de negocios u otros servicios no compatibles con su naturaleza.
k. No colaborar en la incorporación de nuevos voluntarios para la cruzada.
l. Demostrar negligencia por la causa y la cruzada.
m. Usar en el uniforme emblemas, símbolos u otros distintivos no permitidos o repetidos.
ARTÍCULO 122º.- FALTAS GRAVES. Son faltas graves, las siguientes:
(1) Las faltas leves que se reiteran por el mismo concepto.
(2) La apropiación, retención, daño; uso indebido de bienes, fondos, uniformes, documentos, sellos o libros y demás elementos fiscales; así como, el préstamo o auto préstamo de dineros de la organización.
(3) Usar el nombre de la organización para campañas políticas partidistas o de índole religioso, distinta a la filosofía y doctrina de la Entidad que es apolítica y al servicio de la ciudadanía sin distingos de ninguna clase
(4) Faltar a la moralidad y buenas costumbres, desconocer los principios y valores.
(5) Obstruir o impedir actividades de asistencia o salvamento con ocasión de desastre o calamidad.
(6) Omitir o extralimitarse en el ejercicio de sus funciones.
(7) Comprometer la persona jurídica así como el buen nombre de la Institución en procedimientos, contratos u otras obligaciones, en beneficio propio o de terceros, sin tener facultades para ello o excediéndose en las mismas.
(8) Causar o provocar escándalos que alteren el orden y tranquilidad dentro de la organización o a la comunidad.
(9) Negarse a entregar elementos, bienes o recursos propios destinados para las actividades propias del servicio de la Defensa Civil Colombiana.
(10) Figurar en listas o tarjetones para elecciones partidistas, sin solicitar previamente la licencia temporal.
(11) Hacer figurar en las actas y en planillas personas que no asistieron a la actividad o que no están carnetizados, salvo las excepciones legales.
(12) Intervenir activamente en operaciones de rescate altamente riesgosos, sin la preparación o capacitación para hacerlo ó siendo menor de edad, bajo las mismas condiciones de ausencia de capacitación adecuada.
(13) Adquirir compromisos a nombre de la organización sin ningún respaldo económico o extralimitándose en sus funciones.
(14) Retirarse de la organización, sin haber sido legalmente aceptada su renuncia o licencia.
(15) Hacer rifas sin autorización de la Dirección General ó prestar el nombre de la organización para intereses económicos propios ó de terceros, desvirtuando el sentido de “sin ánimo de lucro de la Institución”.
(16) Aprovechar la dignidad del cargo para organizar negocios propios, fundar asociaciones aprovechando la razón social, el objeto ó el buen nombre de la Defensa Civil, que induzca en error a la comunidad; así como, ejercer algún cargo directivo en ellas.
(17) Intervenir directa o indirectamente en negocios, compra de bienes de propiedad de la organización y otras actividades mercantiles con beneficio propio usando el prestigio y la razón social de la Institución. Darle a la Organización una orientación mercantilista que desdibuje su naturaleza de Entidad sin ánimo de lucro.
(18) No cuidar con el debido celo los bienes y fondos fiscales de la organización entregados a su servicio.
(19) Vender los bienes de propiedad de la Junta, sin el concepto favorable de la Dirección General ó disponer de aquellos, que ha recibido sin reportarlos por el conducto regular y los utilice como de usufructo personal y no institucional.
(20) Omitir, retardar y obstaculizar el trámite de la actuación disciplinaria por faltas leves o graves.
(21) Omitir, retardar y obstaculizar el trámite de la actuación administrativa por la pérdida de bienes fiscales ó de la organización, que no provengan de su daño natural.
(22) Irrespetar públicamente a sus superiores o compañeros.
(23) Hacer comentarios insidiosos que afecten la integridad moral de las personas, de la organización, de las autoridades o de los funcionarios de la Jurisdicción ó provocar comentarios infundados en igual sentido. Causando disociación en la Entidad y desprestigio en las personas que forman parte de la Defensa Civil.
(24) No denunciar actividades ilícitas, malos manejos administrativos o conductas que constituyan faltas disciplinarias.
(25) Aprovechar los cursos de capacitación, el objeto y la razón social de la Defensa Civil solamente para beneficio propio y no institucional.
(26) Carencia manifiesta de liderazgo por parte de los voluntarios o dignatarios que deben coordinar y dirigir los comités, grupos, agrupaciones ó destacamentos; generando actos que atenten contra la disciplina ó el cumplimiento del Planeamiento Estratégico de la Institución.
(27) Usar contrario a los reglamentos el uniforme y los equipos de comunicaciones o utilizarlos en servicios particulares.
(28) No asistir a los servicios o actos programados en forma reiterativa sin justa causa.
(29) Portar el uniforme en sitios prohibidos moralmente y de baja reputación.
(30) No informar dentro del término establecido en el presente Reglamento de la pérdida o daño que no provenga de su deterioro natural de los equipos fiscales ó de la organización.
(31) Solicitar dinero o elementos a los Voluntarios para el cumplimiento de sus funciones, a excepción de la cancelación del carné de acuerdo al valor fijado por la Dirección General u otro valor debidamente autorizado por la Dirección General .
(32) No reintegrarse al cargo de dignatario al término de las licencias autorizadas, sin previa justificación.
(33) Recomendar a una persona como nuevo voluntario para la cruzada, que resulte con antecedentes graves de ética, morales, familiares y sociales y sea un problema para la organización.
(34) La comisión de una conducta típica sancionada por la ley penal.
(35) No establecer en los contratos y convenios el porcentaje del 30% para el fortalecimiento local y/o regional de la Defensa Civil Colombiana por concepto de convenios y contratos con las entidades gubernamentales y otras instituciones.
(36) Presentarse en estado de embriaguez o bajo el efecto de sustancias psicotrópicas al servicio.
(37) No cumplir con las normas disciplinarias.
ARTÍCULO 123º.- CALIFICACIÓN DE FALTAS. Las faltas se calificarán conforme a los siguientes criterios:
a. La naturaleza de la falta y sus efectos, se apreciarán según hayan producido escándalo, mal ejemplo o causado perjuicio.
b. Las modalidades o circunstancias del hecho, se apreciarán de acuerdo con el grado de participación en la comisión de la falta, la existencia de circunstancias agravantes o atenuantes y el número de faltas que se estén investigando.
c. Los motivos determinantes, se apreciarán según se haya procedido por causas innobles o fútiles, o por nobles y altruistas.
d. Los antecedentes del infractor, se apreciarán por sus condiciones personales.
ARTÍCULO 124º.- ATENUANTES. Son circunstancias atenuantes de responsabilidad:
a. La buena conducta anterior.
b. Obrar por motivos nobles y/o altruistas.
c. Confesar voluntariamente la comisión de la falta, lo cual le permite una reducción en la sanción.
d. Procurar evitar espontáneamente los efectos nocivos de la falta, antes de iniciarse la investigación.
e. El haber sido inducido a cometer la falta por un superior.
ARTÍCULO 125º.- AGRAVANTES. Son circunstancias que agravan la responsabilidad:
a. El haber incurrido dentro de los dos (2) años anteriores en faltas disciplinarias que dieron lugar a la aplicación de sanción de suspensión.
b. Reincidir en la comisión de faltas leves.
c. Proceder por motivos innobles o fútiles.
d. Preparar ponderadamente la falta.
e. Obrar con la complicidad de otra u otras personas.
f. Cometer la falta para ejecutar u ocultar otra.
g. Intentar atribuir a otro u otros la responsabilidad de la falta.
h. Tener injerencia directa en el manejo administrativo u operativo de la organización como líder dentro de la organización de la Defensa Civil Colombiana.
i. Actuar movido por enriquecimiento personal, con base en la misión de la Defensa Civil Colombiana.
ARTÍCULO 126º.- CLASIFICACIÓN DE LAS SANCIONES. Los Voluntarios investigados dentro de un proceso disciplinario están sometidos a la imposición de las siguientes sanciones:
a. Expulsión de la organización.
b. Suspensión hasta por noventa (90) días.
c. Amonestación escrita.
ARTÍCULO 127°.- DEFINICIÓN DE LAS SANCIONES.
a. La expulsión de la organización implica el cese del disciplinado como Voluntario de la Institución, establecida para las faltas graves.
b. Suspensión, implica la separación temporal del Voluntario de la Institución, establecida para las faltas graves y las leves con agravantes.
c. La amonestación escrita implica sanción con copia al folio de vida del Voluntario sancionado, establecida para faltas leves.
PARÁGRAFO: El concurso de faltas, o la reincidencia en faltas leves, dan origen a la aplicación de las sanciones de suspensión hasta por noventa (90) días, o expulsión de la organización según el caso.
ARTÍCULO 128º.- COMPETENCIA PARA ADELANTAR LA INVESTIGACIÓN. Serán competentes para adelantar la Investigación Disciplinaria por faltas cometidas por los Voluntarios de la Institución:
a. El Comité Disciplinario cuyo período es de tres (03) años, estará integrado por tres (03) Voluntarios: uno elegido por la Asamblea, otro elegido mediante Resolución por la Junta Directiva y otro por el Director Seccional ó Jefe de Oficina Operativa.
b. El Director Seccional ó Jefe de Oficina Operativa, adelantara la Investigación en los casos que el Comité Disciplinario no ejerza la función disciplinaria por incapacidad, parcialidad, negligencia u otra causa, el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, designarán al Comités de Vigilancia propio, de acuerdo al Artículo 58 de la presente Resolución y adelante sumariamente la investigación, con el objeto de tomar las medidas inmediatas contra el elemento perturbador.
c. La Dirección General iniciara Investigación Disciplinaria a los Voluntarios de la Institución, cuando se trate de faltas que atenten contra el buen nombre de la Institución, produzcan efectos negativos a la comunidad y bochorno público.
PARÁGRAFO 1º: La competencia fijada, será entendida como el de Funcionario Investigador dentro de una investigación.
PARÁGRAFO 2º: Para efectos de adelantar la Investigación el Director General mediante Resolución motivada designara el Funcionario Investigador así como el Fallador de Primera Instancia, calidades que podrán recaer en Funcionarios de la Dirección General, Direcciones Seccionales y Jefes de Oficina Operativa con los conocimientos y criterios para cumplir la función designada.
ARTÍCULO 129º. - SANCIÓN A DIGNATARIOS. La Dirección Seccional y/o Oficina Operativa de oficio o a petición de parte impondrá mediante resolución motivada contra la cual procede el recurso de reposición y en subsidio el de apelación ante la Dirección General las siguientes sanciones:
a. Amonestación escrita, si la falta es leve.
b. Cancelación de la inscripción como Dignatario ó Voluntario.
c. Expulsión de la organización en caso de falta grave.
ARTÍCULO 130º.- COMPETENCIA PARA SANCIONAR. La facultad sancionatoria recae:
a. Iniciada la investigación por el Comité Disciplinario de la organización la facultad sancionatoria recae en la Junta Directiva en primera instancia y en la segunda instancia la ejercerá la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
b. Iniciada la investigación Disciplinaria por la Dirección Seccional y/o Jefe de Oficina Operativa, la facultad sancionatoria recae en estos Funcionarios como primera instancia y en la segunda instancia la avocará la Dirección General.
c. Iniciada la investigación en la Dirección General la facultad sancionatoria recae en el Subdirector Operativo de la Dirección General en primera instancia y en la segunda instancia al Director General.
PARÁGRAFO: Todos los fallos sobre sanciones disciplinarias que no se hubieren impugnado, deberán ser consultados ante la Dirección General.
ARTÍCULO 131º.- SUSPENSIÓN PROVISIONAL. Cuando en el Voluntario o Dignatario, se presuma dolo o culpa grave en el manejo de los bienes o recursos, se atente contra la estabilidad de la organización, existan componendas, intereses personales, familiares o de otra índole que puedan conducir a la impunidad, abuso ó a cometer presuntos hechos punibles, el Director General a prevención, mediante resolución motivada, podrá imponer sanciones de suspensión temporal hasta por noventa (90) días, sin perjuicio del adelantamiento del proceso disciplinario.
PARÁGRAFO 1º: Igualmente, cuando se haya evidenciado la presunta comisión de una falta grave o un hecho punible, el Subdirector Operativo de la Dirección General, podrá remover mediante resolución motivada a cualquiera de los Dignatarios y disponer que asuma el Suplente o encargar máximo hasta por dos (2) meses a otro Dignatario, sin perjuicio de las funciones que le son propias y mientras se supere la situación, igualmente se compulsará a las autoridades competentes y a las Direcciones Seccionales u Oficinas Operativas para la notificación correspondiente.
PARÁGRAFO 2º: Cuando la investigación verse sobre faltas graves la Subdirección Operativa de la Dirección General, de oficio o a solicitud de parte, podrá ordenar, mediante resolución motivada, la suspensión provisional del disciplinado hasta por tres (3) meses, siempre y cuando existan elementos de juicio que permitan establecer que la permanencia del Voluntario en el servicio interfiere el trámite normal de la investigación o causa de la desmotivación en sus compañeros.
PARÁGRAFO 3º: Contra la suspensión impuesta procederá el recurso de reposición ante el Subdirector de la Institución quien tomó la decisión y el de apelación ante el Director General.
Todos los fallos sobre sanciones disciplinarias que no se hubieren impugnado, deberán ser consultados ante la Dirección General.
PROCEDIMIENTO ORDINARIO DISCIPLINARIO
ARTÍCULO 132°.- PRELIMINAR. Cuando se tenga conocimiento de los hechos, sea por queja escrita o verbal, el Funcionario investigador y previo análisis de los hechos denunciados llamará a declaración al presunto infractor del Régimen Disciplinario. Una vez cotejados los hechos manifestados con los establecidos en la queja decidirá el inicio de la investigación o el archivo definitivo de la queja.
ARTÍCULO 133º.- INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA. Previó lo anterior el Funcionario investigador decretará y practicará las pruebas pertinentes y conducentes, con el objeto de establecer la comisión y responsabilidad de la falta, para lo cual deberá tener en cuenta lo favorable y desfavorable para el investigado. Dentro del material probatorio que podrá aportarse a la investigación se encuentran:
a. Declaraciones Testimoniales.
b. Inspecciones al lugar de los hechos ó los elementos usados para la comisión de la falta.
c. Pruebas documentales.
d. Las demás allegadas en debida forma a la investigación.
ARTÍCULO 134º.- VALORACIÓN PROBATORIA. Practicadas las pruebas el Funcionario deberá conforme al merito, proceder a archivar la investigación al no encontrase responsabilidad, o por el contrario encontrada la prueba proceder a emitir pliego de cargos.
ARTÍCULO 135º.- PLIEGO DE CARGOS. Una vez recaudada la prueba que demuestre la culpabilidad del investigado y conforme a los hechos objeto de investigación, el Funcionario investigador elevara pliego de cargos, decisión que deberá contener:
a. Identificación plena del Disciplinado.
b. Análisis de las pruebas recaudadas dentro de la Investigación.
c. Imputación de los cargos.
d. Señalamiento de los Agravantes o Atenuantes según el caso.
e. Manifestación del Funcionario Investigador.
PARÁGRAFO: Contra la decisión que profiere pliego de cargos no procede recurso alguno.
ARTÍCULO 136º.- NOTIFICACIÓN. El pliego de cargos se notificará personalmente al disciplinado, actuación en la que se le informará que cuenta con el término de cinco (5) días hábiles para exponer sus descargos.
En caso de no poder notificar la decisión de forma personal al disciplinado, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al envió de la citación sin que este compareciera, se fijará edicto en lugar visible, contendrá los cargos imputados y el término para rendir descargos, que será el mismo de fijación del edicto. Una vez desfijado contará con cinco (05) días hábiles para rendir descargos.
ARTÍCULO 137º.- DESCARGOS. En esta etapa podrá el disciplinado manifestarse sobre los cargos imputados en el pliego de cargos, pudiendo de igual manera aportar y solicitar la práctica de pruebas conducentes y pertinentes para demostrar su inocencia. Con base en los siguientes pasos:
(a). De las pruebas solicitadas por el disciplinado en los descargos, deberá manifestarse por escrito el Funcionario investigador negando su práctica motivadamente caso en el cual se podrá interponer recurso de reposición o concediéndolas, caso en el cual procederá a su práctica.
(b). Rendidos los descargos y practicadas las pruebas conducentes, el Funcionario investigador remitirá el expediente al competente previo concepto sobre la sanción a imponer o recomendación de archivo de las diligencias. La Directiva en audiencia que contará con la asistencia del Fiscal; así como, el Director Seccional u Jefe de Oficina Operativa, discutirá y aprobará la decisión de fondo, dentro de los cinco (05) días hábiles al recibo del expediente.
(c). El término establecido para adelantar una investigación y fallo disciplinario a una de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana es de máximo un (1) mes improrrogable. En caso de vencimiento del término será causal de falta grave conducta del o de los responsables por vencimiento de términos haciéndose acreedor de sanción disciplinaria, salvo fuerza mayor establecida.
(d). Cuando dentro de una investigación se encuentre involucrado cualquiera de los miembros del Comité Disciplinario o Dignatarios de la Junta, éstos deberán declararse impedidos para adelantar la investigación o para fallar el proceso. En este caso, se designará uno Ad –Hoc por parte de la Junta Directiva o se nombra de acuerdo a la conveniencia institucional el Comité de la Dirección Seccional u Oficina Operativa.
ARTÍCULO 138º.- NOTIFICACIÓN. La notificación del Fallo de Primera Instancia deberá hacerse de forma personal para lo cual se citará al disciplinado para estos efectos, si no es posible la notificación personal al cabo de tres (3) días después de haberse citado para ello, se fijará edicto en lugar público del respectivo despacho, por el término de cinco (05) días hábiles, con inserción de la parte resolutiva de la providencia y constancia de desfijación. La providencia legalmente notificada quedará ejecutoriada tres (3) días después de la notificación y podrá hacerse efectiva la sanción.
ARTÍCULO 139º.- RECURSOS. En el Fallo de Primera Instancia deberán señalarse la procedencia de los Recursos, de Reposición ante el mismo Funcionario que profirió la decisión el cual deberá interponerse y sustentarse dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación de la decisión, el de apelación que procederá ante el Superior Jerárquico el cual deberá interponerse y sustentarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la decisión.
ARTÍCULO 140º.- INVESTIGACIÓN DE FALTAS A VOLUNTARIOS RETIRADOS. El retiro del Voluntario investigado disciplinariamente de la Institución, no genera la culminación del proceso, se continuará con el trámite normal y conforme a las pruebas recaudadas se tomará la decisión la cual será informada a las autoridades competentes.
ARTÍCULO 141º.- REGISTRO DE SANCIONES. De toda sanción deberá quedar constancia en la hoja de vida del Voluntario y enviar copia a la Dirección General, una vez quede ejecutoriado, para que obre como antecedente. En caso de fallo condenatorio se informará a las autoridades competentes.
PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO VERBAL
ARTÍCULO 142º.- APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO VERBAL. El procedimiento verbal señalado en este capítulo se aplicará a los Voluntarios en los casos que sean sorprendidos en flagrancia, así como cuando sea encontrado con los elementos o instrumentos usados para cometer la falta.
De igual manera procederá este procedimiento en los casos de la ocurrencia en el Artículo 122 numerales 1,2,3,4,6,8,9,11,14,15,16,19,20,23,26,32 y 33 de la presente Resolución, sin embargo la flagrancia e inmediación de la prueba opera en todos los casos para este procedimiento.
ARTÍCULO 143º.- TRÁMITE. Una vez conocida la ocurrencia de los hechos, el competente para adelantar la investigación citará a audiencia de cargos al disciplinado en la cual determinara la comisión de la falta y la forma y medios de su realización informándole las normas del Régimen Disciplinario que infringió. En la mencionada audiencia de descargos se podrán practicar pruebas conducentes o pertinentes.
ARTÍCULO 144º.- FALLO. Al día siguiente y previa Audiencia de cargos, el Funcionario emitirá Fallo de Primera Instancia el cual deberá incluir:
a. Los aspectos señalados en la Audiencia de Descargos.
b. Los cargos imputados.
c. El concepto del Funcionario Investigador.
d. La decisión.
PARÁGRAFO: Frente al Fallo de Primera Instancia procederán los mismos recursos señalados para el procedimiento disciplinario ordinario.
CAPÍTULO IX
DISPOSICIONES VARIAS
ARTÍCULO 145º.- REPRESENTACIÓN LEGAL. El Representante Legal de la Defensa Civil Colombiana a nivel nacional es el Director General, el cual podrá delegar en casos especiales en los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas esta representación.
PARÁGRAFO 1º: Los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas serán Representantes Legales de la Defensa Civil Colombiana en el Departamento o Municipio con base en la delegación de la Dirección General. En casos específicos, los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas podrán delegar actividades normales relacionadas con la misión institucional, pero la Representación Legal solamente será ejercida por la Dirección General directamente o a través de los Directores Seccionales o Jefes de Oficina Operativa.
PARÁGRAFO 2º: En las ciudades con sedes principales de Defensa Civil Colombiana, la Representación Legal solamente estarán en cabeza de los Directores Seccional y Jefes Oficinas Operativas de acuerdo a la delegación de la Dirección General, quienes formarán parte de los Comités Regionales (CREPAD) y los Comités Locales (CLOPAD) con base en el Decreto 919 cumpliendo con las funciones normales de la comisión operativa en Representación de la Dirección General.
ARTÍCULO 146°.- INSTRUCCIÓN, CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO Y REENTRENAMIENTO DE LOS VOLUNTARIOS. Estará reglamentada por la Escuela Internacional de Capacitación “Carlos Lleras Restrepo” la cual será adoptada mediante Resolución emitida por la Dirección General y que será de obligatorio cumplimiento para las organizaciones de la Defensa Civil Colombiana.
ARTÍCULO 147º.- ANALOGÍA. En caso de recurrir por necesidad a la analogía para subsanar vacíos de interpretación, se requerirá por oficio a la Oficina Jurídica de la Dirección General el concepto correspondiente.
ARTÍCULO 148º.- RÉGIMEN DE TRANSICIÓN. Las disposiciones anteriores se entenderán incorporadas a las normas de cada organización, previa reforma de Estatutos y Reglamentos, para el efecto se dispone de un término máximo de tres (3) meses contados a partir de la fecha de expedición de la presente Resolución.
ARTÍCULO 149º.- REMISIÓN A OTRAS NORMAS. A las organizaciones de Defensa Civil Colombiana les serán aplicables las normas legales sobre el ejercicio del Derecho de Petición, Acciones de Tutela, Quejas y Reclamos.
ARTÍCULO 150º.- VACÍOS REGLAMENTARIOS. Los vacíos de esta reglamentación y de los Estatutos de las organizaciones de Defensa Civil Colombiana, se llenarán con las disposiciones del Código Civil y demás normas de carácter general y especial que le sean compatibles.
ARTÍCULO 151º.- VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias en especial la Resolución 130 de 2007.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE,
Dada en la ciudad de Bogotá D.C., a los Veinte y Ocho (28) del mes de Agosto del año Dos Mil Ocho (2008).
El Director General,
(FIRMADO ORIGINAL)
Mayor General JAIRO DUBÁN PINEDA NIÑO
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